Skref til að stjórna kostnaði og vernda botn fyrirtækisins
Ef þú ert vinnuveitandi sem hefur starfsmenn sem eiga kostnað í viðskiptum, góð leið til að horfa á kostnaðinn og stjórna kostnaði er með fyrirtækjakort fyrir starfsmenn. Notað á réttan hátt getur sameiginlegur kreditkort hjálpað þér að ná mörgum markmiðum þínum. Því miður geta þeir einnig reynst að afnema bæði þig og starfsmenn þínar þar sem þeir ryðja brautina til frjálsa fallhafa, eða að minnsta kosti nokkrum sporum niður stigann.
Hvað er sameiginlegt kreditkort?
Sameiginleg kreditkort eru hóp af fyrirkomulagi sem eru aðskildir og frábrugðnar persónulegum og smáfyrirtækjum. Fyrirtæki getur veitt starfsmönnum sínum fyrirtækjakort til að greiða samþykktar viðskiptatengdar gjöld, venjulega af ferðalagi. Almennt kreditkort er venjulega gefið út í nafni fyrirtækisins og nafn starfsmannsins á því. Ólíkt einkakortum og smáfyrirtækjum eru sameiginleg kreditkort gefin út af aðeins nokkrum stofnunum. Þau eru einnig gefin út beint milli fyrirtækisins og útgefandans.
Vita reglurnar
Óháð því hvar fyrirtækjakort kemur frá ætti það að vera samþykkt með fulla skilning á því hvernig það virkar. Þetta gildir ekki aðeins fyrir þann sem notar kortið, heldur fyrirtækið líka. Þetta kemur í veg fyrir mikla misskilning sem getur kostað alla. Fyrst meðal þessara er hver ber ábyrgð á greiðslu.
Sumir kort bera ákvæði sem þrátt fyrir að vera fyrirtækiskortkort, er starfsmaður ábyrgur fyrir því að tryggja að greiðsla sé tekin. Fyrir aðra er fyrirtækið sem starfsmaður vinnur fyrir ábyrgur fyrir greiðslu.
Setja reglur í aðgerð
Einn helsti kosturinn við að nota sameiginlega kreditkort er sú staðreynd að þeir leyfa vinnuveitendum að fylgjast náið með útgjöldum starfsmanna sinna, sérstaklega þegar þeir eru utan skrifstofunnar á ferðalagi.
Sérhver fyrirtæki sem gefur út sameiginlegt kreditkort ætti að ganga úr skugga um að stefna þeirra varðandi málsmeðferð, útgjöld og takmarkanir sé skilið og fylgt eftir af starfsmönnum. Til dæmis geta ákveðnar kostnaður eins og flugfargjöld og bílaleiga verið sett á kreditkortið , en þau eins og eldsneyti og gjaldkostnaður koma frá vasa starfsmanns.
Starfsmenn ættu einnig að skilja að jafnvel þótt gjöld af sérstökum eðli séu samþykktar, þá er enn heimilt að leggja takmörk á þau. Reglur eins og þetta má beita breiðum bursta eða samkvæmt tilteknum flokkum kaupmanna. Til dæmis gæti fyrirtæki samþykkt ákveðna útgjaldamörk fyrir máltíðir, sérstaklega þegar viðskiptavinir eru skemmtir en ef sama fulltrúi ákveður að hann vill senda blóm til viðskiptavinar gæti það ekki verið leyft. Fyrirfram takmarkanir á útgjöldum fyrir kort geta takmarkað þann útgjöld.
Forðast gildra
Í hvert skipti sem sameiginlegt kreditkort er gefið út ætti að vera einhver skilningur starfsmannsins um hvernig þessi kort er hægt að nota. Sum fyrirtæki veita jafnvel námskeið um notkun fyrirtækja kreditkorta þannig að bakgrunnsupplýsingar um notkun þeirra séu algeng fyrir alla og enginn getur sagt að þeir hafi ekki verið meðvitaðir um útgáfu reglna.
Aðal hætta á fyrirtækjakortum er þegar starfsmenn blanda persónulegum og viðskiptalegum tilgangi . Augljóslega ætti ekki að greiða persónulegan kostnað gegn sameiginlegu kreditkorti. Sem betur fer, með réttu stjórnunum á því korti, er hægt að stjórna og eyða þessum svörum af útgjöldum. Í flestum tilfellum koma þessi vandamál fram þegar starfsmaður vill skipta þræta um að gera tvær mismunandi viðskipti á sama tíma og hugsa: "Ég get endurgreitt félagið síðar." Á hinn bóginn, í mörgum tilfellum fer þessi reikningur aldrei fram og það setur starfsmanninn upp á árekstri með stjórn fyrirtækisins.
Lýðræðisleg umsókn um sameiginlega skynsemi
Ef það er til hliðar við notkun fyrirtækja kreditkorta er það hæfni sem fyrirtæki þurfa að halda starfsmönnum meðvituð um að þeir séu áhorfandi.
Þetta ætti hins vegar ekki að vera áhyggjuefni. Það ætti að leggja starfsmenn í huga að útgjöld þeirra í nafni viðskiptanna eru mikilvæg og að þeir ættu að nota skynsemi á þann hátt sem þeir eyða fyrirtækjaskuldum. Nokkuð annað hefur aðeins neikvæð áhrif á botn lína fyrirtækisins, sem hefur einnig áhrif á starfsmennina.