A líta á kostir og gallar af Paperless Office
Hér er að líta á kostir og gallar á pappírsfrjálsu skrifstofu til að hjálpa þér að ákveða hvort pappírslaus sé góð ákvörðun fyrir lítil fyrirtæki þitt.
The Kostir Paperless Office
1. Umhverfisvæn - Samkvæmt Daily Green greinir pappír um 25% afgangsúrgangs og ef Bandaríkjamenn skera skrifstofu pappír nota með aðeins 10% það myndi koma í veg fyrir losun 1,6 milljónir tonna gróðurhúsalofttegunda. Og það er bara fyrir pappír, ekki tekið tillit til framleiðslu og förgunar blekhylki og orku sem prentara notar. Að fara pappírslaus er umhverfisvæn ákvörðun.
2. Kostnaður Árangursrík - Eins og það eru ávinningur af paperless skrifstofu fyrir umhverfið, það eru einnig kostir fyrir lítil fyrirtæki fjárhagsáætlun. Hugsaðu um hversu mikið þú eyðir í hverjum mánuði á pappír, bleki, pósti og öðrum vistum sem styðja pappírsþungt skrifstofu. Þá skaltu íhuga plássið sem þarf til að geyma allar líkamlegar vistir og raunveruleg skjöl. Það getur verið mjög dýrt. Með tímanum gæti pappírslosun leitt til mikillar sparnaðar fyrir lítil fyrirtæki þitt.
3. Auðvelt aðgengi - Til að vera pappírslaus þýðir öll mikilvæg skjöl þín eru stafrænar. Hægt er að taka þau upp í skýið eða fá aðgang að þeim í gegnum ytri skrifborðsforrit, sem gefur þér möguleika á að vinna frá farsímafyrirtæki eða hvar sem er og hvað sem er og halda áfram að vera afkastamikill.
4. Skráasamtök - Ef þú hefur einhvern tímann sóað tíma í að blanda í gegnum óskipt skráningaskáp eða stafla af pappír til að finna það sem þú ert að leita að, þá veit þú hvernig fyrirferðarmikill pappírsskjöl geta verið að stjórna.
Þegar þú býrð til pappírslaust skrifstofu, stofnarðu stafræna skráarkerfi sem er auðveldara að skipuleggja, leita og klára með tímanum. Þetta gerir það sem einu sinni var sársaukafullt að finna skjal eins auðvelt og að stunda leit.
Gallarnir á pappírslausu skrifstofu
1. Kerfisbilun - Stafrænn getur verið fljótur aðgangur, en það þýðir einnig fljótur tap. Íhuga hvað myndi gerast við öll viðskipti skjöl sem eru vistuð á staðnum á tölvunni þinni ef kerfið þitt hrynur. Þú gætir tapað öllu. Það er mikilvægt fyrir hvert lítið fyrirtæki, og sérstaklega þá sem eru pappírslausir, að hafa kerfi til að styðja við og vernda gögn á staðnum.
2. Öryggi - Ekki er hægt að verja stafrænar skrár með læsingu á skráaskáp eða skrifstofubúnaði, þannig að öryggi skjala og viðkvæmra upplýsinga er alvarleg áhyggjuefni fyrir pappírslaust skrifstofur. Lausnir fela í sér dulkóðun, staðbundna netþjóna og takmarkaðan aðgang, sem allir hafa eigin kostnað og kosti. Auk þess er mikilvægt að hafa í huga eðli sumra fyrirtækja og næmi efna sem meðhöndlaðir eru daglega (hugsa um endurskoðandann) einfaldlega ekki lána sig að því að fara pappíralaus.
3. Revamp Processes - Hluti af því að skipta yfir á pappírslaust skrifstofu felur í sér að endurskoða öll núverandi vinnsluferli og finna viðeigandi valkosti.
Til dæmis gætir þú þurft að byrja að nota rafræna undirskrift þjónustu, innheimtu á netinu og greiðsluþjónustu og önnur forrit sem skipta um þörf fyrir líkamleg skjöl. Öll starfsfólk þitt verður einnig að vera þjálfað í nýju kerfinu þegar það er til staðar.
4. Tími ákafur - Að fara í pappírslausa er ekki á einni nóttu ferli; Það eru margar þættir sem þarf að huga að. Það tekur tíma að huga að öllum afleiðingum þess að fara á pappírsheiminn að baki, og eins lengi til að hrinda í framkvæmd öllum breytingum á rekstri þínum sem styðja að vera pappírslaus.
Ákvörðunin um að fara í pappírslausan er sú sem er breytileg frá viðskiptum til fyrirtækja, og það er vissulega ekki alhliða ákvörðun sem er rétt fyrir hvert fyrirtæki. Mikilvægasti þáttur í því að taka ákvörðun um að fara í pappír án endurgjalds er að gera rannsóknir þínar þannig að þú getur ákveðið hvort ávinningur vegi þyngra en áskoranirnar.
Búðu til kerfisbundið ferli sem mun ekki aðeins veita þér kost á því að vera pappírslaust, heldur einnig að bæta framleiðni þína á sama tíma.