Skref til að finna Perfect Event Venue
Miðað við að þú hafir nú þegar greint frá hvaða atburði þú ert að skipuleggja og tilgangur þess, þá eru margar aðrar þættir að huga að þegar þú byrjar að velja valinn stað.
Eftirfarandi þessi vegamaður mun hjálpa þér með skrefum í því að velja hið fullkomna atburðarás.
Þekkja markhópinn þinn og þekkðu gestalistann þinn
Þegar vettvangur skipuleggur fyrir atburði er eitt mikilvægasta stykki af upplýsingum sem þú verður að vita hver er gesturinn þinn og hversu margir þú búist við að mæta. Þó að tegund atburðarins muni örugglega tilkynna vettvangsvalið er einn af stærstu takmarkandi þáttum fyrir atburðarás getu sína. Gakktu úr skugga um að þú veist að minnsta kosti nákvæmlega áætlun (það getur verið svið) fjölda gesta þar sem þetta mun strax takmarka vettvangsvalkostir þínar. Þú ættir einnig að íhuga áhorfendur þína. Vertu viss um að vettvangur endurspeglar ekki aðeins viðburðinn sjálft heldur smekk og gestum af gestum.
Tilgreindu viðburðadagsetningar
Athugaðu dagbókina þína vegna þess að tímasetning mun hafa áhrif á margar ákvarðanir, þar með talið val þitt. Eftir gestalistann þinn verður dagsetning atburðarinnar næsta takmörkunarþátturinn.
Það fer eftir því hvaða gerð af atburði þú ert að skipuleggja og þú gætir fundið að þú þurfir annaðhvort að vera sveigjanlegur með viðburðardegi þínu til að fá staðinn sem þú vilt eða þú verður að vera sveigjanlegur með vettvangsval þitt til að fá þann dag sem þú vilt. Þú ættir að hefja áætlanagerð með því að vita hvar þú eða viðskiptavinurinn er sveigjanlegur.
Hér eru nokkrar spurningar til að íhuga:
- Hvenær eru gestir þínir líklegastir að mæta á grundvelli tímaáætlana sinna?
- Hvaða vettvangar hafa viðeigandi og lausan pláss fyrir þá tíma?
- Hvenær er besti tíminn fyrir stjórnendur þínar til að halda viðburðinum?
Reiknaðu fjárhagsáætlunina þína
Með opnu fjárhagsáætlun getur hver sem er skipulagt frábært viðburði og haft óendanlegt úrval af valmöguleikum. En meira en líklegt er að fjármagn þitt sé takmörkuð og þú ættir að vera meðvitaðir frá upphafi fjárhagslegra takmarkana þín - jafnvel þótt kostnaðarhámarkið þitt sé einfalt að mati eða svið sviðsins. Skipuleggjandi getur alltaf skipulagt frábært viðburði innan hæfilegs fjárhagsáætlunar.
- Gera vettvangarnir innan ramma kostnaðarhámarksins fyrir pláss, tæknilega og veitingargjöld?
- Hefur þú samið um hagstæð hlutfall fyrir þjónustu og sýnt fram á gildi hlutverk þitt?
- Hefur þú leyft sveigjanleika í kostnaðarhámarki þínu ef málskostnaður fer yfir áætlunina?
Gildissvið Út mismunandi stöður
Þegar gælunúmer og mögulegir viðburður eru minnkaðar er mikilvægt að bera kennsl á staðina þar sem viðburðurinn gæti verið haldinn. Hótel og viðburðir eða ráðstefnumiðstöðvar eru nokkrar af vinsælustu viðburðarsvæðum fyrir sameiginlegar viðburði og brúðkaupsveislur, en þau eru ekki eini valkosturinn.
Þetta er kominn tími til að vera skapandi í hugsun þinni. Íhuga eftirfarandi:
- Byggt á þemað fundarins, hvaða þrjú bestu staðir koma í hug?
- Hvar myndu gestir þínir kjósa að sækja þessa fund?
- Hvað verður þægilegt fyrir gesti þína?
- Annað en hótel, hvaða óvæntar staðsetningar gætu aukið RSVP hlutfallið?
Finndu rétta gerð af atburðarás
Vettvangurinn sem þú velur verður að hafa viðeigandi pláss fyrir þann atburð sem þú ert að skipuleggja. Mun atburður þinn þurfa dansgólf? Viltu þurfa PA kerfi? Hvað um pallborð hátalara eða skjávarpa? Hvaða tegund af borðskipulagi þarftu? Til viðbótar við að skoða þessar tegundir af spurningum, hér eru nokkrar af þeim verkefnum sem þú ætlar að skipuleggja að spyrja sjálfan þig:
- Mætir vettvangur sérstakar forsendur áætlunarinnar eða atburðarinnar?
- Getur staðurinn mætt framleiðslu þinni, skemmtun, A / V, hljóð og aðrar tæknilegar þarfir?
- Skilur ástand leikgerðarinnar háum gæðastöðlum fyrirtækisins?
Hugsaðu um staðsetningarþjónustur og takmörkun
Til viðbótar við að finna rétta tegund af atburðarási, viltu skoða hvaða tegundir annarrar þjónustu sem þjónustustaðurinn býður upp á og ákveða gildi þeirra fyrir atburðinn þinn. Sumir staðir munu einnig hafa valinn seljanda lista sem þú verður að vinna að því að finna smásali eða birgja fyrir aðra þjónustu. Aðrir staðir hafa takmarkanir á innréttingu eða öðrum þáttum á viðburðinum sjálfum. Sumar spurningar til að spyrja eru:
- Er þetta vettvangur boðið upp á góða möguleika eða þjónustu?
- Veitir þessi vettvangur öryggi?
- Er þetta vettvangur boðið upp á viðbótarþjónustu eins og veisluþjónusta, blómaúrræði, hör og borðleiga o.fl.?
- Er þetta vettvangur með skipulag og hreinsun áhafnar?
- Takmarkar þessi vettvang hvaða aðrar framleiðendur þú vinnur með?
- Er þetta vettvangur með mat og drykk að lágmarki?
Íhuga staðsetningarmynd
Orðspor vettvangs um þjónustu er mikilvægt. Þetta er oft munurinn á því að halda góða viðburði og framleiða frábært viðburði. Leiðin sem venja stýrir aðstöðu, starfsfólki og viðskiptavinum verður alltaf minnst. Til að fá tilfinningu fyrir mannorðsvirði vettvangsins skaltu íhuga þessar spurningar:
- Hver er boðorð ráðstefnu framkvæmdastjóra, veitingastjóri framkvæmdastjóri eða framkvæmdastjóri kokkur?
- Mun stjórnendur meðhöndla þig eins og VIP viðskiptavinur eða bara eins og einn af mörgum forritum?
- Hversu mikið sveigjanleiki er vettvangurinn tilbúinn til að ná til þín?
- Ertu með sögur eða dóma í boði?
- Veitir vettvangur myndir frá atburðum sem líkjast þér?
Skipuleggðu heimsókn á staðnum
Nema flutningur og tími algerlega komið í veg fyrir það, skal hver atburður skipuleggjandi framkvæma skoðun á vefsvæðum áður en samningurinn er gerður. Myndir geta verið mjög gagnlegar, en það eru margar þættir sem einungis hægt er að meta í eigin persónu. Biðja um skoðunarferð á vettvangi, þar á meðal allt frá bílastæði til inngangs og atburðarás til baðherbergisins. Þú munt vera ánægð með að þú gerðir!
Fella viðskiptavinarvalla
Í lok dagsins verður að skipuleggja atburðaráætlanir fyrir viðskiptavini sína (hvort sem það er innri viðskiptavinur eins og stjórnendur fyrirtækja eða stjórnenda eða utanaðkomandi viðskiptavinur) og fá samþykki. Eina spurningin um að spyrja sjálfan þig með tilliti til viðskiptavinarins á vettvangsáætlunarstiginu er að viðskiptavinurinn samþykki ráðleggingar mínar? Til þess að geta svarað þessari spurningu með vissu trausti verður þú að ganga úr skugga um að þú skiljir væntingar og óskir viðskiptavinarins frá upphafi.