Vegna þessa þurfum fundaráætlanir að taka á sig veisluvörur til að tryggja gæði matvæla og forðast refsingargjöld. Hér að neðan eru helstu tölur og hugtök sem kynnast.
Áætlaður fjöldi
Það er fjöldi gesta sem þú upphaflega byggir atburðarásina þína í kringum. Það er engin raunveruleg skylda við áætlaðan fjölda þar sem það er meira af "vinnumagn" sem notaður er til að meta kostnað og mönnun.
Væntanlegur fjöldi
Áætlað telja er lögð fram tveimur eða þremur vikum fyrirfram fyrir atburði. Það táknar nákvæmari fjölda væntanlegra gesta, og það er bundið samningsbundið við endanlegan fjölda. Sérhver veisluþjónusta hefur sína eigin stefnu fyrir væntanlegar tölur en almennt talar það ekki um meira en 15% af endanlegri tölu.
Final Count / Guaranteed Count
Það er fjöldi gesta sem þú greiðir fyrir, og það táknar einnig fjölda staðsetningar sem veislaþjónustan mun setja inn í herbergið.
Allar breytingar sem gerðar eru á þessu númeri eftir gjalddaga geta haft í för með sér viðurlög eða seint gjöld. Þannig er mikilvægt að skipuleggjandi setji RSVP dagsetningu sem fellur fyrir ábyrgðartímabilið.
Sleppa hlutföllum
Það eru tveir horn til að sleppa prósentum. Fyrst er reiknað með veisluþjónustu til að sjá hversu mikið af endanlegri teljunni hefur fallið frá áætluðum fjölda.
Ef hlutfallið er of stórt (yfir 20%), þá er heimilt að gefa út refsingargjald til að standa straum af útgjöldum í tengslum við mönnun og afhendingu. Skipuleggjendur nota dropahlutfall til að meta hversu margir "neikvæðar" að búast við. A 2% lækkun hlutfall er um meðaltal fyrir greiddar eða miðaðar viðburðir. Að meðaltali getur farið yfir 5% fyrir atburði sem eru ókeypis. Eins og þú getur ímyndað þér, eru þátttakendur líklegri til að sýna hvenær þeir hafa peninga fjárfest í atburði.
Máltíðir
Sumir skipuleggjendur bjóða upp á fleiri en eina entré á formlegum máltíðum, og þetta skapar annan útreikningarkröfu. Hótel og veislur miðstöðvar vilja ekki vera fastur giska á hversu margir gestir vilja velja steik eða kjúkling, þannig að það er skipuleggjendur að fá nákvæmar tölur af hverju vali með RSVP kerfinu. Á atburðadagi ætti hver þátttakandi að fá litaðan máltíðskort sem þeir geta sett á borðið, þannig að netþjónar vita sjálfkrafa hvaða borðtæki þeir panta.
Drekka Miðar
Viðburður skipuleggjendur geta notað drykkjarmiði til að stjórna kostnaði við að keyra opinn bar. Það er gert með því að gefa hverjum gestum einn eða tvo drykkjamiða við skráningu. Barþjónninn samþykkir miðann í skiptum fyrir drykk, og gestir sem kjósa að drekka út fyrir greiðslugjaldið geta greitt peninga. Eitt sem þarf að hafa í huga varðandi drykkjakort er að vettvangurinn muni hlaða þér hæsta verðdreka drykk á miða.
Af þessum sökum er skynsamlegt að nota þetta kerfi með bjór og vín eða húsbarn þar sem valin verði verðtryggð nánar saman.
Vinna með kerfið
Að lokum er það að skipuleggjandi skipuleggur til að veita nákvæmar tölur til veitinga deildarinnar. Þeir skipuleggjendur sem hunsa stefnur og fresti sem gefin eru út af þjónustuveitunni geta endað að borga meira en þeir ættu að vera í formi viðurlög og annarra gjalda. Besta leiðin til að koma í veg fyrir þetta er að lesa í gegnum veitingarstefnu fyrir áætlanagerðina . Eftirfarandi einfalda regla mun hjálpa þér að velja viðeigandi dagsetningar og kostnað til að fara framhjá gestum.