The CCRRA System - Handtaka, Athugaðu, Review, Record, Act
Hér eru fimm einföld skref í að búa til einfalt fjármálaskráarkerfi: Handtaka, athuga, taka upp, endurskoða, laga.
Í fyrsta lagi færðu upplýsingarnar.
Ef það er ekki þarna, þá er það ekki til. Eins og þú byrjar fyrirtæki þitt, fáðu í vana að handtaka allt, svo það verður sjálfvirkt. "Handtaka" er erfiðast og mikilvægasti hluti ferlisins; Það er spurning um að mynda vana að safna upplýsingum. Fylgstu með öllum upphæð sem þú eyðir fyrir fyrirtæki þitt og hvert magn sem þú tekur inn sem sölu. Ekki hafa áhyggjur á þessum tímapunkti um að gera eitthvað með upplýsingarnar. Vertu viss um að allt sem þú tekur handtaka inniheldur (a) lýsingu á hlutnum, (b) upphæðinni og (c) dagsetningu.
Í öðru lagi, Gakktu úr skugga um að upplýsingarnar séu heill og réttar.
Á tveggja vikna fresti, eyða klukkutíma í gegnum allt og athuga það. Athugaðu hvort allar upplýsingar sem þú hefur er tilbúin til upptöku.
Vertu viss um að þú hafir meðtaldan dagsetningu og upphæð og nóg smáatriði um hvað kostnaðinn var fyrir að þú getir skráð það nákvæmlega. Til dæmis er ekki hægt að fá nóg af upplýsingum um "pappír, 3,55, 7/12". Hvað var blaðið fyrir? Var þetta blaðið sem þú keyptir á skrifstofunni? Eða keyptir þú ream af pappír fyrir tölvuna?
Settu upp ákveðinn tíma fyrir stefnumót með þér í lok annars vikna (annan hvern föstudag, til dæmis) til að athuga allt. Ekki bíða of lengi; Því lengur sem þú bíður að gera þetta, því erfiðara verður að muna og safna upplýsingum.
Í þriðja lagi, RECORD upplýsingarnar til að vista það.
Upptaka þýðir að setja fjárhagsupplýsingar þínar í nothæf form. Eftir að allt er skoðuð skaltu snúa því yfir til bókhalds þíns til að taka upp, eða taka það sjálfur upp. Gerðu þetta mánaðarlega. Sláðu inn upplýsingarnar inn í töflureikni eða bókhaldsmál. Þú gætir líka komist að því að hugbúnaður á netinu virkar fyrir þig, svo þú og bókamaðurinn þinn geti bæði séð upplýsingarnar og fjallað um það. Vertu viss um að þú færð allt skráð í hverjum mánuði, svo þú getir skoðað það.
Í fjórða lagi, styrkja og endurskoða upplýsingarnar.
Eftir að fjárhagsupplýsingar þínar hafa verið skráðar í hverjum mánuði skaltu prenta út fjórar skýrslur:
- efnahagsreikningur
- rekstrarreikningur (p & l)
- reikningsskuldbinding vegna reikninga , og
- Skýrslugjald.
Í hverja skýrslu eru samanburður við sömu skýrsluupplýsingar frá síðasta mánuði. Gefðu sérstaka athygli á sérstökum upplýsingum innan þessara skýrslna.
Að lokum, ACT, byggt á því sem þú veist.
Í flestum tilvikum getur "ACT" þýtt að gera ekkert ef allt lítur út.
Í öðrum tilvikum gæti það þýtt að breyta. Búðu til "kveikja stig" þar sem upplýsingarnar þvinga þig til að bregðast við. Hér eru nokkrar leiðbeinandi stig:
- Efnahagsreikningur . Ef þú sérð skuldir hækka í hverjum mánuði í þrjá mánuði (sem líklega þýðir að eignir og / eða gjöld aukast einnig), draga úr útgjöldum.
- Rekstrarreikningur . Ef þú sérð að tiltekinn kostnaður er aukinn sem hlutfall af sölu, spyrðu sjálfan þig hvers vegna það er að aukast. Ef hækkunin er nauðsynleg, gætirðu viljað draga úr útgjöldum á öðrum kostnaði, til að viðhalda hagnaður þinn.
- Viðskiptakröfur . Vertu assertive í að fara eftir hægur greiðendur. Því lengur sem þú lætur skuldina fara ógreidd, því líklegra er að þú fáir peningana. Setjið upp safnakerfi eins og ég ræddi hér að ofan til að ganga úr skugga um að þú hafir greitt án tafar og að hægir greiðendur séu ekki vinstri til að gera ráð fyrir að þú viljir ekki fá peningana þína.
- Reikningar greiðanleg . Borgaðu það sem þú getur eins fljótt og auðið er. Reyndu að borga snemma til að fá afslátt. Ef þú getur ekki greitt alla reikninga þínar greiðirðu þau sem leiða til þess að þú lendir í viðurlögum eða sem hefur áhrif á lánshæfismat þitt. Jafnvel ef einhver annar er ábyrgur fyrir að borga reikninga, þá ertu sá sem er á endanum ábyrgur fyrir því að tryggja að skuldir þínar séu greiddar.
Jafnvel ef þú ert ekki kunnugur fjármálakerfinu, ættir þú að geta sett þetta í gang og haltu því áfram. Þær erfiðustu hluti er að safna upplýsingum. Þegar þú hefur myndað "safn venja," munt þú finna restina mun fylgja með því.
Mundu að CCRRA - Handtaka fjárhagsupplýsingar fyrir fyrirtækið þitt, Athugaðu það hvert öðru í viku, skráðu og endurskoðaðu upplýsingarnar mánaðarlega, taktu eftir því sem nauðsyn krefur til að halda fjárhagsstöðu þinni vel. Ef þú fylgir þessu einföldu fimmþrepskerfi, munuð þér draga úr "ruslinu" og þeim vandamálum sem fylgja því og þú munir hámarka fjárhagsstöðu þína.
Vel skipulagt fjármálakerfi mun halda fyrirtækinu þínu fjárhagslega hagkvæm fyrir margra ára skeið.