Federal Law krefst þess að þú geymir Paycheck Records og önnur skjöl
Hvaða Paycheck Records eru atvinnurekendur skylt að halda?
Þú ættir venjulega að halda flestum skrám sem krafist er samkvæmt lögum bara í tengslum við viðskipti, þannig að það ætti ekki að taka mikið í veg fyrir auka skref eða vinnu.
Skoðaðu skrárnar sem þú hefur þegar til að tryggja að þú sért í samræmi við kröfur IRS og FLSA.
Upptökur geta verið haldið í hvaða formi sem er, þ.mt rafrænt. Eftirfarandi skal haldið fyrir alla óskráðan starfsmenn og þá sem falla undir kröfur um lágmarkslaun:
- Persónulegar upplýsingar, þar með talið nafn starfsmanns, heimilisfang, atvinnu, kynlíf og fæðingardag ef hann er yngri en 19 ára
- Klukkustund og dagur þegar vinnudag hans hefst
- Samtals vinnustundir á hverjum vinnudegi og hver vinnudag
- Samtals dagleg eða vikulega rauntíma tekjur
- Venjulegur klukkustundarlaunahraði í hvaða viku þegar yfirvinnu er unnið
- Heildarkostnaður yfirvinnu fyrir vinnuvikuna
- Samtals laun greidd hvert greiðslutímabil
- Dagsetning greiðslna og greiðslutímans sem falla undir.
Starfsmenn sem ekki eru undanþegnir skulu greiða að minnsta kosti lágmarkslaun og fá yfirvinnu fyrir vinnutíma sem vinnst er yfir 40 á viku. Starfsmaður getur verið undanþeginn ef hann er greiddur að minnsta kosti $ 455 á viku á launum og ef hann sinnir ákveðnum störfum, venjulega stjórnandi, framkvæmdastjóri eða stjórnendur.
Straight-time laun er sú sem er aflað á fyrstu 40 klukkustundum í vinnudag.
Skrár sem krafist er fyrir undanþegnar starfsmenn eru frábrugðnar þeim sem ekki eru undanþegnar starfsmönnum og sérstakar upplýsingar eru nauðsynlegar fyrir starfsmenn heimilanna, fyrir starfsmenn sem starfa undir óvenjulegum greiðslumiðlun, fyrir starfsmenn sem eru í gistingu eða öðrum aðstöðu og fyrir starfsmenn sem fá viðbótarnám.
Ef einhver starfsmanna þinnar fellur í þessum flokkum skaltu hafa samráð við lögfræðing.
Eyðublöð sem þú verður að halda
Til viðbótar við greiðsluskrár, ættir þú að halda nokkrum öðrum skjölum á skrá fyrir hvern starfsmann.
- A undirritaður afrit af W-4 formi hans sem sýnir sambandsleyfi. Þetta eyðublað er hægt að breyta mörgum sinnum svo vertu viss um að halda nýjustu myndinni ofan.
- Afrit af hvaða eyðublaði sem starfsmaður hefur heimild til greiðslu frádráttar, þ.mt ávinning og sérstakar framlög eins og United Way eða aðrar góðgerðarstarfsemi
- Afrit af upprunalegum umsóknareyðublaði starfsmanns og fylgiskjölum, eins og endurgerð eða afrit.
- Skrár um breytingar á launum, þ.mt kynningar eða afleiðingar, og ástæður þessara aðgerða.
Hver er besta leiðin til að halda greiðslukortaskrám?
Paycheck færslur, þar á meðal þau sem skráa alla vinnustunda, breytingar á launum og greiðslumörkum, skulu geymdar í sérstakri skrá.
Þú verður einnig að halda skrá yfir allar breytingar sem gerðar eru á laun og ávinningi launþega, þ.mt samþykki starfsmanna. Þú verður að hafa skriflegt samþykki á skrá fyrir hvaða frádrátt frá launum starfsmanns að undanskildum FICA sköttum og garnishments .
Susan Heathfield, sérfræðingur í mannauði, hefur nánari upplýsingar um það sem á að halda í starfsmannaskrá starfsmanns.
Hver er heimilt að sjá starfsmannaskrár?
Flest fyrirtæki halda starfsmannaskrár á takmörkuðu svæði og leyfa aðeins aðgang að einstaklingum sem gætu þurft að sjá skrárnar vegna starfsstöðvarinnar eða stöðu þeirra. Starfsmannatölur ættu aldrei að vera fjarlægðar úr skráarsalnum. Ef þú hefur fleiri en nokkra starfsmenn gætirðu viljað setja upp starfsreglur um aðgangsstað svo starfsmenn starfsmanna vita hvernig á að svara beiðnum.
- Starfsmenn ættu að vera heimilt að sjá eigin skrár. Þú gætir viljað láta einhvern vera í herberginu með starfsmanni á meðan hann skoðar eigin skrá.
- Tilgreina hvaða fyrirtæki starfsmenn geta séð starfsmannaskrár. Aðgangur er yfirleitt bundinn við starfsmenn í mannauði deildarinnar og stjórnendum og stjórnendum yfir ákveðnu stigi.
- Ýmsar sambandsríki og ríkisendurskoðendur geta fengið aðgang að starfsmönnum færslum til endurskoðunar. Þú getur krafist heimildar áður en þú leyfir endurskoðanda aðgang að starfsmannaskrám.
- Lögfræðingar sem eiga fulltrúa starfsmanna í málaferlum má fá aðgang í tilteknum tilvikum. Opinberi embættismaður eða lögfræðingur fyrirtækisins ætti að staðfesta beiðni lögmannsins áður en hægt er að skoða skrár sem skoðaðar eru.