Auk stjórnsýsluaðgerða er stjórnsýsluaðstoðarmaður og framkvæmdastjóri ritari einnig ábyrgur fyrir að skrifa eða undirbúa skýrslur, skipuleggja og skipuleggja fundi, endurskoða boð til að ákvarða mikilvægi þeirra, undirbúa dagskrá fyrir stjórnarfundir, gera ráðstafanir til ferðamála, setja saman fundargerðir, framkvæma rannsóknir, undirbúningur bréfaskipta og umsjón og þjálfun starfsmanna á skrifstofu yngri starfsmanna.
Þessar hlutverk kann að krefjast mismunandi reynslu og hafa eitthvað af þessum svipuðum starfsheiti:
- Aðstoðarmaður stjórnsýslustjóri
- Aðstoðarmaður stjórnsýslu
- Senior Administrative Assistant
- Aðalritari
- Forstjóri
- Skrifstofustjóri
- Senior Skrifstofustjóri
Athugið: Lögfræðileg og læknisfræðileg aðstoðarmaður er mjög ólíkur og þarfnast sérstakrar þjálfunar sem krafist er í starfsgreininni þar sem þeir vinna.
Mismunur milli stjórnsýslustjóra og framkvæmdastjóra
Hlutverk framkvæmdastjóra ritara og stjórnsýslu aðstoðarmenn hafa töluvert skarast, og munurinn á hlutverkum getur verið mismunandi eftir skipulagi. Í sumum tilvikum leggur framkvæmdastjóri ritari áherslu á fleiri stjórnsýsluverkefni fyrir framkvæmdastjóra eða stjórnendur, svo sem fundaráætlanir, ferðaáætlanir, meðhöndlun skriflegs samskipta og jafnvel bókhald. Stjórnsýslumaður getur lagt áherslu á fleiri viðskiptaaðgerðir og takið meira af forystuhlutverkum í sumum hæfileikum, búið til dagskrá fyrir fundi eða ráðstefnur, stjórnun fjárhagsáætlana og meðhöndlun seljanda.
Stuðningsaðstoðarmenn geta þurft að hafa sérhæfða menntun í sumum tilvikum þar sem stjórnun fyrirtækja er mikilvæg.
Helstu starfsnám
Bæði framkvæmdastjóri ritari og stjórnsýslu aðstoðarmenn hafa kjarna sett af starfshæfni sem eru nauðsynleg í báðum hlutverkum. Þetta felur í sér óvenjulega skipulagshæfni, frábært skriflegt og munnlegt samskiptatækni, auk sterkrar athygli á smáatriðum og fagmennsku.
Þeir verða að hafa tæknilega færni með verkfærum skrifstofubúnaðar, þar á meðal hugbúnaðarkröfur eins og Microsoft Word, Excel og PowerPoint, auk bókhaldsverkfæri, svo sem QuickBooks .
Administrative Assistant eða framkvæmdastjóri í Small Office
Í lítilli skrifstofu eru yfirleitt ábyrgðir stjórnunaraðstoðar eða framkvæmdastjóra framkvæmdastjóra yfirleitt gerðar af ýmsum skrifstofufólki. Sumir störf geta í raun verið gerðar af stjórnendum fyrirtækisins sjálfs og stjórnsýsluaðstoðarmaður eða framkvæmdastjóri ritara getur falið í sér fjölbreyttari ábyrgð eins og þörf er á í minni stofnun.
Administrative Assistant eða framkvæmdastjóri í Medium Office
Eins og stærð fyrirtækisins eykst, eykst þörf fyrir mann sem er mjög skipulögð og getur framkvæmt fjölbreytt verkefni. Þetta á sérstaklega við um stjórnendur sem keyra fyrirtæki sem krefjast háttslegrar trúnaðar og heiðarleiki fyrir fyrirtækið sem fram fer.
Administrative Assistant eða framkvæmdastjóri í stórum skrifstofu
Það er algengt að stórt skrifstofa hafi nokkra stjórnsýsluaðstoðarmenn og / eða framkvæmdastjóra. Í þessari stærð fyrirtækis er venjulega nauðsynlegt að hafa skrifstofustjóra sem hnit starfsfólkið sem rekur stjórnendur fyrirtækisins.
Í sumum tilfellum mun stjórnunaraðstoð fylgja framkvæmdastjóri um langar ferðir til að aðstoða við fundarráðstafanir, tímasetningar og aðrar mikilvægar skipulagsverkefni.