Hvernig á að framkvæma árangursríka fundi

7 ráð til að hlaupa vel saman

Ert þú hræddur við að sækja vikulega starfsfólki? Finnurðu einhvern tíma að sitja þarna, twirling penna þínum og standast freistingu að kíkja í snjallsímanum þínum og furða hvers vegna á jörðu ertu þarna þegar þú ert með svo margt annað að gera? Eða verra, ertu á borðinu sem leiðir fundinn eins og þú fylgist með ósköpum annarra? Þú ert ekki einn. Slæmt stjórnað fundir eru framleiðni morðingi og þeir hjálpa vissulega ekki starfsmaðurinn.

Segðu þeim leiðinlegum fundum og lærðu hvernig á að framkvæma árangursríkar fundir sem láta starfsmenn taka þátt og hvetja til.

7 ráð fyrir árangursríka fundi

Stofna markmiði fundarins

Áður en þú sendir fundarviðvörun og setjið á dagatalið skaltu spyrja sjálfan þig hvers vegna þú viljir halda fundi og ákveða markmiðið. Er það fundur til að koma starfsmönnum í vinnslu á breytingum á stjórnun? Taktu ákvörðun um verkefni? Er það hugarfari fyrir nýja viðskiptastefnu? Vertu viss um að safna starfsmönnum í herbergi fyrir augliti til auglitis umræðu og samskipti eru nauðsynleg fyrir markmið þitt; ef tilgangur fundarins er stöðuuppfærsla, kannski að senda út hóp tölvupóst er betri notkun allra tíma.

Samskipti tilgangur fundarins

Þegar þú býður öðrum á fundinn skaltu vera skýr um tilgang fundarins. Þetta mun ekki aðeins halda þér áherslu en gerir starfsmönnum kleift að sækja fundinn sem er undirbúinn annaðhvort með skjölum eða með hugsunum um málið fyrir hendi.

Samskipti eru nauðsynleg fyrir skilvirka fundi.

Vertu vel um þátttakendur

Enginn þakkar því að mæta fundi sem hefur enga tengingu við þá eða störf sín. Ákveða hver raunverulega þarf að vera þarna og hvers vegna. Hvaða inntak þarftu? Hvaða samstarfsmenn verða að taka þátt og mun líklega hafa spurningar um málið?

Ef einhver er á listanum þínum sem einfaldlega þarf að vera upplýst um hvað var rætt þá gerðu þá greiða og taktu þau af listanum. Þeir geta hæglega uppfært með eftirfylgni tölvupósti. Tími er dýrmætt og engin atvinnurekandi vill hafa neikvæð áhrif á framleiðni með því að láta starfsmenn sitja á fundum sem eru óþarfa.

Þú verður að búa til fundardagskrá

Að halda fundi án ákveðins fundaráætlunar er svipað og klifra í seglbát og vonast til að vindurinn tekur þig þar sem þú vilt fara. Þú verður - alveg bókstaflega - glataður á sjó. Dagskrá fundar þinnar mun leiða þig til endanlegs ákvörðunar. Taka þátt í umræðum sem fjallað er um og hver mun taka á hvern hlut ef aðrir taka þátt. Sendu dagskráina fyrir þátttakendur á undan tíma svo allir vita hvað á að búast við og koma undirbúin.

Haltu við áætluninni þinni

Jafnvel besti skipuleggjandi fundurinn mun fara svolítið ef umræðurnar verða afléttar og fer af stað á viðfangsefni. Þess vegna missa flestir fundir markmið sín - þeir halda ekki áfram. Í upphafi fundarins skaltu setja grundvallarreglur og tiltekinn tíma úthlutun fyrir hvert atriði á dagskrá og á heildarfundinum. Til dæmis, "Þakka þér fyrir að koma í dag. Tími allra er dýrmætt og það er markmið mitt að halda þessum fundi í minna en klukkutíma.

Við skulum halda áfram við þau atriði sem fyrir hendi eru og panta umræður um önnur málefni seinna. "Rein í einhverjum sem er monopolizing umræðuna eða kynna efni, ekki á dagskrá.

Haltu þeim í stakk búið

Visual hjálpartæki fara langt í að halda öllum áherslu á fundinn og ekki á símanum sínum eða klukkunni. Settu dagskrá á Smart Board fyrir framan herbergið. Verkefni myndefni á stórum skjá með tölvu; eitthvað til að hafa augun upp fyrir framan.

Samantekt fundarins

Alltaf að fara í fund og hafa algjörlega öðruvísi undanþágu en kollega þinn? Gakktu úr skugga um að þetta gerist ekki með fundinum með því að senda tölvupóst á eftirfylgni innan 24 klukkustunda. Hafa samantekt, auðkenna helstu atriði sem fjallað er um, verkefni úthlutað og tilgreina fresti. Sendi þetta út tímanlega mun tryggja að mæta eigi höfuðið í röngum átt.