Ákveða hvort þú þarft raunverulega fund
Í fyrsta lagi ákveðið hvort skipuleggja fundi sé raunverulega nauðsynlegt.
Oft finnst okkur formleg fundur vera besta leiðin til að miðla upplýsingum eða ræða um efni. En ef fréttin þín er hægt að afhenda með tölvupósti eða símafundi, eða bara með því að fylgjast með nokkrum af fólki á skrifstofunni í 15 mínútur, þá slepptu formlega fundinum.
Bjóddu aðeins fólki sem raunverulega þarf að vera þarna
Hefurðu einhvern tíma verið boðið til fundar og furða - hálfa leið í gegnum - af hverju ertu þarna? Ekki eyða tíma fólks með því að bjóða þeim á fund sem þeir þurfa ekki að sækja. Það mun ekki vera árangursríkur fundur. Verður einhver frá bókhald að vera til staðar á fundinum til að svara fjárhagslegum spurningum? Bjóddu síðan einn einstakling frá bókhaldi sem er til þess fallin að vinna.
Ef samstarfsmaður eða umsjónarmaður þarf að vera upplýst um það sem var rædd á fundi, þarftu ekki að bjóða þeim á raunverulegan fund. Búðu til einfaldlega fundarsamantekt og sendu þá til þeirra síðan. Þeir munu meta tímasparnaðinn og þú ert fullviss um að - vegna þess að þú setur upplýsingarnar skriflega - að þeir séu að fullu upplýstar um umræður.
Senda út áminningar um fundi
Lífið er upptekið og dagatöl eru fljótt bókað með áætlaðri starfsemi. Sendu út eftirfylgni áminningu tveimur dögum fyrir fundinn. Þetta mun staðfesta þá sem svaruðu að þeir væru á fundi og læt þig einnig vita fyrirfram ef tímasetningar hafa breyst og helstu þátttakendur geta ekki gert áætlaða fundartíma.
Hafa dagskrá
Til að skipuleggja árangursríka fundi verður þú fyrst að skipuleggja það sem fjallað verður um. Hver er markmiðið með fundinum? Hvað ertu að reyna að ná? Þróa fundardagskrá fyrirfram og dreifa því til þátttakenda. Tilgreina upphafstímann og innihalda stuttan lista yfir málefni sem þarf að taka á. Ekki sleppa niður eigin fundi með langan, of nákvæman dagskrá. Tilgreina með nafni einstaklinga sem bera ábyrgð á skýrslugjöf á tilteknu svæði.
Vertu skýr um væntingar
Þegar þú sendir fyrst tilkynningu um fundinn skaltu vera skýr um tilgang þess og væntingar þínar. Mun fundurinn snúast um kynningu og þátttakendur ættu að vera tilbúnir til að taka minnispunkta? Eða er þetta hugsunarsamkoma þar sem þátttakendur eru búnir að kynna sér hugmyndir og uppástungur?
Í sumum fyrirtækjum menningarheima eru starfsmenn safnaðir til að hlusta aðeins og þá fara aftur á vinnusvæði þeirra. Í öðrum fyrirtækjum eru starfsmenn frjálsir þátttakendur. Í samstarfsverkefnum í dag eru samskipti og samnýting hugmynda ekki aðeins velkomin á fundum; Það er oft tilgangur fundarins sjálfs.
Byrjaðu í tíma
Ef þú ert sá sem venjulega kemur upp fyrir fundi á réttum tíma, þá skilur þú hversu pirrandi það er þegar raunveruleg fundur fer ekki í 15 mínútur og fólkið þyrstir inn í herbergið.
Það sem óhjákvæmilega gerist er að halda áfram, allir vita að þessi fundir byrja aldrei á réttum tíma svo að allir byrji að birtast seint. Taktu stjórn á fundinum þínum. Byrjaðu strax á tilteknum upphafstíma. Lokaðu hurðinni og byrjaðu. Þeir stragglers vilja fljótt fá skilaboðin sem þeir eru að koma seint og þeir ættu aðeins að gera það mistök einu sinni.
Haltu því stuttum og einföldum
Flestir fundir eru skipulögð í klukkutíma þegar - í mörgum tilvikum - 30 mínútur eða jafnvel 45 mínútur nægir. Þegar of miklum tíma er úthlutað er venjulegt niðurstaða sú að tími er sóun. Fólk lengi eftir fundinn er yfir eða eyddi of lengi á tilteknu dagbókaratriði. Haltu fundum stutt og til marks.
Vertu á umræðuefni
Dagskrá einn mun ekki keyra fundinn þinn á skilvirkan hátt. Haltu áfram við dagskrá og haltu umræðum frá því að rífa niður á tangent.
Leggðu fram einhverjar spurningar sem tengjast utan um efni, þar sem fram kemur að það sé umræðuefni fyrir aðra fundi, það verður beint til einka eða eins. Enginn hefur gaman af hlaupasamkomu þar sem tilgangur fundarins tók aftan við annað samtal.
Taktu minni fundi utan við ráðstefnuherbergið
Að sitja í sama þekki ráðstefnunni sem safnað er í kringum sama kunnuglega borð er bara það - kunnugt. Til að hvetja starfsmenn til að hafa samskipti, hugsa skapandi og hafa lífleg viðræður, íhuga að taka fundinn utan við venjulegu ráðstefnuherberginu.
Íhuga fundi við borði úti ef vettvangur og veður leyfa. Reyndu að safna saman á sameiginlegt svæði sem hefur sófa og lítil borð í stað stórt ráðstefnuborð og snúningsstólar.
Ekki vera hræddur við að taka aðra nálgun
Ef nálgunin á fundinum virkar ekki, ekki vera hrædd við að skipta um námskeið. Til dæmis, ef íhugunarstuðningur er afkastamikill rólegur herbergi með mjög litla umræðu, breyttu stefnu. Vertu sveigjanlegur og horfðu á hvernig heildar fundurinn gengur.
Nota tækni
Áform um að nota tækni til að halda þátttakendum þátt. Í stafrænu heiminum í dag eru flestir notaðir til að sjá myndir eða myndskeið til að styðja þau orð sem þeir heyra. Hrópaðu við þessi hugarfari og fella hljóðfjarskipti við skipulagningu fundarins.
Tölvur sem eru sýndar á stórum skjáum og Smart Board kynningar sem hvetja til samskipta eru velkomnir frá venjulegu lengstu PowerPoint kynningum.
Sendu út fundarsamantekt
Innan dag eftir fundinn sendu stutt yfirlit yfir það sem var rætt. Dreifðu þessu með tölvupósti til allra þeirra sem voru viðstaddir, þeir sem ekki tóku þátt í fundinum og þeir sem þurfa að vera upplýstir. Inniheldur einnig aðgerðaliði sem tilgreinir hver er ábyrgur fyrir hvern hlut ásamt gjalddaga.