Stofnunin er lykillinn að árangursríku ráðstefnu
Ráðstefnaáætlun er frábrugðin öðrum gerðum skipulagningar og inniheldur viðbótarþrep.
Ráðstefnur hafa tilhneigingu til að vera stórfelldar viðburðir sem venjulega taka ár eða meira til að skipuleggja. Verkefnalistinn þinn getur falið í sér að velja vettvang, bóka hótelherbergi, setja upp skráningu á netinu, tryggja hátalara, skipuleggja gestrisni föruneyti, hýsa sýningarsal, skipuleggja fundi, meðhöndla mat og drykk og fleira. Undirbúningur vel skipulögð ráðstefnuáætlunarleiðbeiningar sem kortleggja skrefin er nauðsynleg fyrir hvaða árangursríku ráðstefnuáætlun.
Eftirfarandi skref hjálpa þér að búa til ráðstefnuáætlunargrein sem mun þjóna sem teikning fyrir skipulagningu ráðstefnunnar. Sérsniðið og breyttu leiðarvísinum miðað við þann atburð sem þú ert að skipuleggja og haltu honum nálægt. Þegar það er undirbúið og notað á réttan hátt mun það brátt verða verðmætasta ráðstefnuáætlunin þín.
Byrja með grunnatriði
Í fyrsta hluta ráðstefnan fyrir ráðstefnuáætlunina ætti að vera grunnatriði varðandi ráðstefnuna:
- Viðburðadag og tími
- Viðburð staðsetning (ef vitað er)
- Tilgangur tilgangur
Hafa með öðrum þekktum þáttum, svo sem tilvísunardagsetningar eða fjölda þátttakenda.
Hver er áætlunin?
Áður en þú byrjar að skipuleggja hin ýmsu þætti ráðstefnunnar þarftu að reikna út hvað þessi mismunandi þættir eru og hvar þau passa í heildaráætlun atburðarinnar.
Svo taktu pennann og púða eða setjið fyrir framan tölvuna og byrjaðu að skrifa niður allt sem kemur upp í hugann. Ekki hafa áhyggjur af að skrá hlutina í röð af mikilvægi eða í einhvers konar tímaröð. Það mun koma seinna. Núna verður þú fyrst og fremst að búa til mjög langan, en einföld útgáfa af verkefnalistanum þínum, sem verður brotinn í mismunandi sjálfstæða hluti sem hægt er að meðhöndla sig á meðan á skipulagningu stendur.
Í þessum kafla er heimilt að skrá eitthvað af eftirfarandi:
- Venue val
- Hótelvalið
- Fundarherbergi
- Hospitality Suites
- Ráðstefna sýningarsal og búðir
- Opnunarathöfn
- Talsmaður / sýningarstjóri
- Móttaka skráning
- Ferðaáætlanir
- Dagsmerki
- Dagskrá
- Matur og drykkur
- Hljóð- og myndmiðlar
- Á staðnum mönnun
Taktu smá tíma í að safna þessum lista þannig að þú gleymir ekki neinu og fer á undan og bætir öllu sem kemur upp síðar. Ekki vera óvart af mörgum sviðum ábyrgðar sem skráð eru; Tilgangurinn hér er að hugsa um allt núna svo þú getir skipulagt og stjórnað hvert atriði á skilvirkan hátt.
Veldu Venue
Þegar þú hefur ákveðið hvenær ráðstefnan er haldin og skilning á heildarumfangi viðburðarins er næsta skref að velja vettvang.
Það fer eftir stærð ráðstefnunnar og þú getur valið einn vettvang fyrir alla ráðstefnuna þína, frá sýningarsalnum til fundarsalur, veislur og hótelherbergi. Ef ráðstefnan er of stór til að koma til móts á einum stað, leitaðu að vettvangi sem er í nálægð við utanaðkomandi hótel eða veitingasvæði, þannig að ráðstefnuaðilar þurfi ekki að fara of langt til að fara frá einum ráðstefnuviðburði til annars.
Hugsaðu um skráningu þátttakenda
Hvernig mun þátttakendur skrá sig fyrir þessa ráðstefnu? Hvernig munu þeir fá staðfestingu á skráningu? Hvernig verður nafnmerki búið til og dreift á ráðstefnunni? Ráðstefnaáætlunin þín mun innihalda svör við öllum þessum spurningum og ætti að uppfæra þegar ráðstefna skráning er í gangi.
Ef atburður er búist við að teikna mikla mannfjöldann, þá er á netinu ráðstefna skráningarkerfi leiðin til að fara.
Kerfið er hægt að vinna úr greiðslum , fylgjast með skráningum og skipuleggja aðrar viðeigandi upplýsingar og aðstoða við að búa til skýrslur.
Sýningar- og ráðstefnusalir
Sýningarsvæði eru algengir á ráðstefnum og veita tækifæri til styrktaraðila og söluaðila til að leigja pláss til að kynna vörur sínar og þjónustu. Þetta er einnig tækifæri fyrir ráðstefnuhýsið að færa tekjur ef sýningin er í raun kynnt og vel tekið. Það fer eftir stærð ráðstefnunnar, því að stjórna sýnendum og sýningarsalnum mun krefjast viðbótar tíma og úrræði þannig að áætlun sé í samræmi við það.
Eins og fram kemur hér að framan eru reglubundnar skráningarkerfi á netinu bestu leiðin til að fylgjast með skráningar, svo ef þú ert að búast við fjölda sýnenda, þá skaltu íhuga að taka þátt í skráningu sýningar í skráningarkerfi nemenda. Sýningarfólk mun einnig þurfa eftirfarandi:
- Sýningarmerki
- Kort af ráðstefnu sýningarsal með booth númerum skráð
- Handbækur fyrir sýningarbás setja upp og rífa niður
- Sýning búð samninga
- Listi yfir söluaðila á staðnum til að aðstoða við sýningarleiga og þjónustu
Sem ráðstefnustjóri verður þú ábyrgur fyrir að ráða öryggi til að tryggja öryggi efna í sýningarsalnum.
Skipuleggja ráðstefnuupplýsingar
Með nokkrum stærri verkefnum sem gripið er til, svo sem val á fundarsal og þátttakanda, geturðu breytt áherslum þínum til að skipuleggja upplýsingar um ráðstefnunni. Eins og er að skipuleggja atburð af einhverju tagi, er samtök skipulögð eins og athygli er á smáatriðum.
Nú er kominn tími til að draga út þessa löngu þvottahúsalista af verkefnum sem þú setur saman í upphafi ráðstefnunnar. Skoðaðu listann og gerðu breytingar eða viðbætur eftir þörfum til að endurspegla nýjustu verkefni og ábyrgð. Næstu settu þessi atriði í tímaröð, byrjaðu með atriði sem geta eða verður að vera lokið langt fyrirfram. Til dæmis:
- Bókaröð á hótelherbergjum
- Reserve sýningarsal pláss
- Rannsóknir á netinu ráðstefnu skráningarkerfi
- Áætlun ráðstefna markaðssetning áætlun
Byrjaðu í upphafi og farðu þaðan. Fyrir hvert smáatriði sem verður að hafa tilhneigingu til að fylgja með eftirfylgni til að vera viss um að samningar séu undirritaðir og mótteknar. Eins og ráðstefna dagsetningin nær, munu aðgerðaliðir þínar innihalda skammtíma verkefni, svo sem:
- Veldu litasamsetningu og innréttingu
- Gerðu blómaúrræði
- Veldu valmyndina
- Raða fyrir flutninga á flugvöll fyrir hátalara eða VIP
Íhugaðu ráðstefnuáætlunarleiðbeiningar þinn sem handbók fyrir allt sem er innifalið í skipulagningu ráðstefnunnar, sama hversu lítið það er. Þessi handbók mun fljótt verða ómetanlegt tól sem mun ekki aðeins halda þér skipulagt og á áætlun en mun róa taugarnar eins og stór dagsetning nálgast og þú spyr hvort þú hefur gleymt eitthvað.