Það er í raun ráðstefnan fyrir ráðstefnunni.
Fyrir þá sem kunna ekki að skipuleggja tíðar fundi getur það verið óþægilegt eða óþægilegt í fyrstu vegna þess að það getur falið í sér nýjar hugtök eða tungumál, svo sem "atburðarás" eða "veisluviðburður".
Hvað ætti atburður skipuleggjendur að búast við frá pre-con?
A pre-con er fundur sem haldin er með söluaðilum og birgja þar sem viðburðurinn eða forritið er áætlað að eiga sér stað. Það er haldið venjulega einum eða tveimur dögum fyrir raunverulegan viðburð og er frábrugðið göngunni í gegnum það á sér stað á degi viðburðar.
Sumir geta tengt saman fundi með skipulagningu stærra ráðstefna, samninga, þing og hvatningaráætlanir. Hins vegar er einnig algengt að halda fyrirfram fundi fyrir námskeið og aðra sérstaka viðburði.
Hvað á að búast við meðan á fundi stendur
Fyrirfram samkoman gerir ráðherra skipuleggjanda kleift að endurskoða alla endanlega flutningsgetu fyrir tiltekið forrit með birgðastjórnandanum sem tekur þátt í áætluninni.
Venjulega er fyrirfram samkomulag samræmd og áætlað af ráðgjafarþjónustudeild ráðstefnu. Hann eða hún mun bjóða stjórnendum frá ýmsum sviðum sem taka þátt í því að skoða flutninga á tilteknu hlutverki sínu fyrir atburði.
Þetta er frábær tími fyrir fundinn eða atburðaráætlunina til að koma á skýrslu við alla sem taka þátt.
Á undanförnum áratugum er viðeigandi að skipuleggjandinn skipuleggi nokkrar af helstu markmiðum viðburðarins, þ.mt mikilvægar upplýsingar um stofnunina sem hýsir atburðinn, helstu skilaboð sem eru send á atburðinn og mikilvægar VIPs.
Pre-Con er rétti tíminn til að endurskoða viðburðasýningu
Viðburður er einnig þekktur sem atburðarskilmálar. Það felur í sér allar viðeigandi upplýsingar um forrit eða viðburð, þ.mt upplýsingar um forritið sjálft. Þessir hlutir geta innihaldið sum eða öll eftirfarandi: dagsetningar, tímar, tengiliðir, þátttakendur, neyðar tengiliðir, matur og drykkur, samgöngur, upplýsingar um flutning, innheimtu, hljóð / sjón og aðrar sérstakar þarfir.
Hver deildarstjóri mun endurskoða skilning sinn á viðburðinum , þ.mt viðeigandi upplýsingum og dæmigerðum verklagsreglum. Þeir munu einnig endurskoða skilning sinn á viðburðarsamningnum og upplýsingum sem áður voru deilt á vettvangsúrræðum.
Fundur og atburður skipuleggjendur ættu að muna að spyrja nákvæmar spurningar sem tengjast atburðarupplýsingum á þessum tíma, svo sem starfsfólki og nöfn helstu tengiliða meðan á raunverulegu viðburði stendur frá öllum sviðum. Helstu þættir í fyrirfram samtalinu geta verið endurskoðun á:
- Matur og drykkur kröfur
- Krafist fyrir herbergi herbergislista (ef við á)
- Ráðstefna og verslun sýna sýna kröfur
- Fundarsalur og verslunarsýningarsvæði (kröfur)
- Tæknilegar kröfur, svo sem rafmagn og fjarskipti
- Upplýsingar um staðsetningu staðsetningu
Þetta er tilvalið tími til að gera breytingar á síðustu stundu. Þó að þeir megi ekki alltaf líta á það, búast flestir smásali og birgjar við á sanngjörnum (og óraunhæfum) breytingum. Auðvitað, ef pre-con er áætlað á þeim tíma þegar uppsetning er í gangi skaltu íhuga að fara með snemma herbergi skoðun til að ganga úr skugga um að allt sé í gangi.