Ábendingarnar hér að neðan munu hjálpa þér að fínstilla samskiptahæfileika þína svo þú getir sparað tíma, dregið úr streitu og orðið sveigjanlegri með því að hafa samskipti á skilvirkan hátt í öllum samskiptum sem þú hefur í litlum viðskiptum þínum.
Takmarka truflun og hlustaðu
Hlustun er lykillinn að skilvirkum samskiptum, en það er ekki alltaf auðvelt. Ein leið til að verða betri hlustandi er að reyna að takmarka truflun meðan á samtölum stendur sem erfitt er að heyra og gleypa það sem aðrir segja. Það kann að þýða að loka tölvupóstforritinu þínu, slökkva á hringingu símans eða loka dyrunum á skrifstofuna þína. Með því að gera þessar litlu hlutir, tryggðuðu að sá sem þú ert að tala við hefur fulla athygli þína.
Það er líka mikilvægt að takmarka innri truflun, það er allt sem gerist í huga þínum. Þegar þú hefur nokkra málefni til að takast á við á fundi eða samtali sem þjóta í gegnum þau til að fá allar hugmyndir þínar út kann að vera freistandi en það veldur ruglingi og getur gert annan aðila líkt og inntak hans er ekki mikilvægt.
Hægðu þér og mundu að þessi samskipti eru tvíhliða götu. Stofnaðu gefin-og-taka sem gerir báðum aðilum kleift að segja.
Vertu móttækilegur
Eitt af því versta sem þú getur gert þegar átök koma upp, eða einhver hefur kvörtun um fyrirtæki þitt, vörur, þjónustu osfrv. Hunsa það. Í flestum tilfellum ætti einhvers konar svar að gefa út strax, jafnvel þótt það sé bara stutt yfirlýsing um að þú horfir á málið.
Ef þú bíður þangað til þú hefur allar nauðsynlegar upplýsingar áður en þú kemur til óhamingjusamur aðila, gætu þau endað ekki aðeins óánægður en nú líka reiður. Haltu samskiptaleiðunum opnum í öllum aðstæðum með því að vera eins móttækileg og mögulegt er og vertu viss um að fólkið nái til þín finnst eins og málið sé mikilvægt fyrir þig.
Spyrðu réttu spurningarnar
Svo mikið af samskiptum byggist á því að fá þær upplýsingar sem þú þarft, og oft þýðir þetta að þú þarft að spyrja réttar spurningar. Það eru vísbendingar um hvaða spurningar þú ættir að spyrja í hverjum hluta samtalanna sem þú ert að hafa. Þú þarft að vera fær um að hlusta og núll á þessum vísbendingum til að reikna út hvaða spurningar munu unravel upplýsingarnar sem þú þarft.
Íhuga mál starfsmanns sem hefur ekki náð markmiðum og er yfirleitt óhamingjusamur í vinnunni. Ef þú spyrð ekki réttu spurningarnar geturðu aldrei fengið rót málsins, sem getur verið allt frá persónulegum málum til að vera undir áskorun.
Gerðu sem mest úr fundum
Fundir eru alræmdir fyrir að vera tímamælir ef þeir eru ekki vel skipulögð og vel skipulögð. Ef þú ert skipuleggjandi, það fyrsta sem þú ættir að gera til að virða tíma allra og gera fundinn þinn eins skilvirk og kostur er að skipuleggja það fyrirfram.
Þá skaltu taka tíma til að undirbúa dagskrá sem lýsir fókuspunktum og setur upp uppbyggingu fyrir fundinn.
Hér eru nokkrar aðrar klár ábendingar um fundi sem hjálpa þér að ganga úr skugga um að fundir þínar séu afkastamikill:
- Staðfestu fundartímann á viðeigandi tímabeltum 1-2 dagar fyrir fundinn.
- Úthlutaðu fundarstjóra sem stjórnar fundinum og tryggir að þátttakendur fylgi dagskránni.
- Hvetja inntak og spurningar frá öllum í fundinum.
- Taktu minnispunkta eða tengdu einhverjum öðrum til að taka minnispunkta til að taka upp mikilvægar upplýsingar um fundinn.
Sameina samskiptaaðferðir
Augliti til auglitis eða röddarsamskipta er frábært til að útrýma þeim tímaáskorunum sem oft koma með tölvupósti. En það getur líka búið til fleiri spurningar og rugl ef allir aðilar sem taka þátt eru ekki á sömu síðu.
Jafnvel þótt flest samskipti þín eiga sér stað um síma eða viðburði á netinu geturðu búið til samantektarmiðla sem lýsa yfir því sem rætt var um, hvað er næsta skref og hver ber ábyrgð á því. Það getur verið frábær leið til að sameina mismunandi samskiptatækni fyrir skilvirkari (og minna ruglingslegt) samskiptatækni áfram.
Leggðu áherslu á þjónustu við viðskiptavini
Góð þjónusta við viðskiptavini veltur á tvíhliða samskiptum. Oft þegar átök koma upp við viðskiptavini er lykillinn að upplausn í samskiptum til að afhjúpa vandamálið og síðan áfram að eiga samskipti þar til lausn er skilgreind.
Ein leið til að viðhalda langtíma sambandi við viðskiptavini þína er að halda opnum samskiptum. Það þýðir að biðja um inntak um hvernig hlutirnir eru að fara og hvernig þær líða um vörur og þjónustu sem þú ert að veita. Það er hægt að ná í lok verkefnis, í daglegu samtölum, með áhersluhópi eða með formlegum könnunum.
Notaðu endurgjöfina sem þú færð
Ef þú ert þegar í samskiptum við viðskiptavini þína munt þú sennilega fá endurgjöf reglulega, jafnvel þótt þú krefst þess ekki með formlegum aðferðum. Það getur verið gullmynt af gagnlegum upplýsingum um hvernig fyrirtæki þitt, vörur og þjónusta sé litið af viðskiptavinum og hugsanlegum viðskiptavinum. Til að geta verið árangursríkar þarftu þó að nota þessar upplýsingar til að breyta og bæta ferlinu. Búðu til ferli til að safna viðbrögðunum sem þú færð á einum stað, þá setjið tíma í hverjum mánuði eða tvo til að greina gögnin og búa til áætlun um framkvæmd og mælingar.
Að lokum getur skilvirk samskipti verið ein mikilvægasta færni sem þú notar í viðskiptum þínum. Ef samskiptahæfni þín getur notað einhverjar fínstillingar skaltu taka tíma til að greina hvernig þú samskipti og niðurstöður samskipta þinnar. Leggðu áherslu á leiðir sem þú getur bætt við með tímanum. Þú gætir verið hissa á hversu mikið það breytir samböndum þínum við starfsfólk, viðskiptavini og samstarfsmenn til hins betra.