Skammtinn og ekki að nota tölvupóst í viðskiptum
Tölvupóstur hefur orðið svo vinsæll að sumt fólk notar það oftar en símann. Vegna þess að skrifað orð geta svo auðveldlega verið misskilið er skilningur á réttu tölvupósti siðareglur nauðsynleg í viðskiptalífinu.
Því miður skilur margir ekki hvernig á að nota tölvupóst í þágu þeirra og þeim ávinningi sem það getur gefið fyrirtækinu oft misst af sér. Eftirfarandi reglur um viðskipti tölvupósts, siðareglur, geta hjálpað starfsmönnum þínum að búa til tölvupóst sem er skilvirk og skilvirk.
01 - Sendu aðeins Hreinsa og nákvæma póst
02 - Notaðu alltaf merkingu viðfangsefnis
Aldrei yfirgefa efnislínuna í tölvupósti autt. Auglýst efnislínan getur fengið tölvupóstinn þinn merkt sem ruslpóstur og það mun aldrei ná áfangastaðnum. Póstur með auða efnislínur er líka oft gleymt, sérstaklega ef ætlað viðtakandi fær yfirleitt mörg tölvupóst á hverjum degi. Notaðu alltaf efnislínu sem endurspeglar nægilega vel innihald tölvupóstsins. Það mun hjálpa viðtakendum þínum að raða með tölvupósti sínu á skilvirkari hátt og mun hvetja til þess að svara tölvupósti þínu hraðar.
03 - Forðastu að vera með ótrúlega sniðinn póst
Senda tölvupóst í faglegum sniðum. Forðastu fjölbreytt letur og myndir fyrir bakgrunn. Þeir accouterments geta afvegaleiða lesandann eða gera skilaboðin erfitt að lesa. Allir bakgrunnsmyndum sem þú bætir við getur uppblásið skráarstærð tölvupóstsins. Það getur þvingað viðtakendur með hægum tengingum til að bíða eftir langvarandi löngun fyrir skilaboðin þín til að hlaða niður. Nýjar bakgrunnsmynd sem þú bætir við getur uppblásið skráarstærð tölvupóstsins. Það kann að neyða viðtakendur með hægum tengingum til að bíða eftir langvarandi löngun fyrir skilaboðin til að hlaða niður.
Ef fyrirtækið þitt krefst þess að þú notir tiltekin póstföng til að koma í veg fyrir samræmda útlit og tilfinningu skaltu nýta þér það. Merkið fyrirtækisins og undirskriftarlínan geta sýnt faglega mynd á tölvupósti þínum.
04 - Senda tímabundnar svör
Ekki láta fólk bíða eftir tímanlegum svörum við tölvupóstinn sinn. Svaraðu strax með skýrri, nákvæmri skilaboð. Ef þú þarft meiri tíma til að kanna svar eða safna fleiri upplýsingum, segðu sendanda tölvupóstsins þegar þeir geta búist við svari.
05 - Notaðu utanaðkomandi svörunarverkfæri
Ef þú ert að fara í burtu frá skrifstofunni og ekki er hægt að lesa tölvupóstinn þinn skaltu nota utanaðkomandi tól tölvukerfisins til að bregðast sjálfkrafa við þá sem reyna að hafa samband við þig. Gakktu úr skugga um sjálfvirkt svar sem leyfir sendendum að vita hvenær þeir geta búist við að fá svar.
06 - Ekki gráta úlfur með hámarksviðmiðum
Flestar tölvupóstkerfi leyfa þér að fá tölvupóst sem "Hápunktur" eða "Rush". Ekki gera þetta sjálfgefið tölvupóstfang þitt. Notaðu það sparlega, eða viðtakendur þínir munu hunsa forgangsmerkið. Þegar þú sendir að lokum virkilega mikilvægan tölvupóst mun það ekki fá athygli sem það á skilið.
07 - Íhuga hvort "svara öllum" er nauðsynlegt
Ekki smám saman smelltu á "Svara allt" hnappinn fyrir hvert netfang sem hefur marga sendendur eða viðtakendur. Hugsaðu um efnið og ákveðið hver þarf að lesa svarið. Stöðugt að bregðast við öllum óþörfu mun fljótt vinna þér orðspor sem "viðskiptaspammari" og fólk getur byrjað að hunsa tölvupóstin þín að öllu leyti.
08 - Aðskilja viðskipta- og einkapóstreikninga
Nema það sé neyðartilvik skaltu aldrei nota viðskiptaspjallið þitt til persónulegra bréfaskipta. Jafnvel ef þú átt eigin fyrirtæki þitt, þá er það góð hugmynd að hafa tvær sérstakar tölvupóstreikningar. Það mun leyfa þér að forgangsraða tölvupóstinum þínum og halda óviðkomandi persónulegum skilaboðum úr viðskiptakerfinu.
09 - Notaðu faglega netfangsreikninga
Notaðu nafnið þitt sem hluta af viðskiptaskeyti. Til dæmis james.bucki@example.com eða jbucki@example.com. Forðastu gælunöfn, handföng, monikers eða hylja tilvísanir. Til dæmis, ekki nota soccer.mom@example.com eða baseball.nut@example.com.
10 - Er netfangið best fyrir þetta svar?
Notaðu ekki tölvupóst sem eina samskiptatækið þitt. Ekki eru öll skilaboð í tölvupósti og þar verða tímar þegar stutt símtal eða stutt skrifstofuverkefni getur verið skilvirkari leið til að flytja skilaboð. Fundur eða tala um símann getur kynnt mannleg þáttur í milliverkanir og það getur haft allan muninn þegar þú ert að reyna að útskýra eitthvað eða þú vilt sannfæra einhvern til að grípa til aðgerða.
11 - Vertu viðkvæm og aðgengileg
Aldrei nota tölvupóst til að segja upp sambandi eða samningi. Í samskiptum í viðskiptalegum viðskiptum er alltaf með undirskriftarlína sem býður upp á aðrar leiðir til að hafa samband við þig. Til dæmis gætir þú verið með skrifstofu, fax, og farsímanúmer og póstfang skrifstofunnar.
12 - Forðastu að senda stórar Viðhengi
Þú veist aldrei hvernig eða hvar viðtakandi þinn mun fá aðgang að tölvupóstinum sínum. Farsímar geta byrjað að sækja skrána áður en þeir biðja notandann um að staðfesta niðurhalið. Það gæti tekið langan tíma og neyta bandbreidd sem viðtakandinn verður að borga fyrir. Haltu samanlögð stærð viðhengis undir 50MB.
Ef þú verður að senda stóra skrá skaltu hafa samband við viðtakendur fyrst og spyrðu hvernig þeir vilji fá skrána. Þú notar einnig skráaflutningsþjónustu til að senda skrána.
13 - Hugsaðu áður en þú sendir það tölvupóst
Að lokum skaltu taka smá stund og huga að því sem þú hefur skrifað áður en þú ýtir á "send" hnappinn. Er það eitthvað sem ætti ekki að senda í tölvupósti? Er það persónulegt og ekki viðeigandi að nota tölvupóstkerfi félagsins? Skrifaði þú tölvupóstinn meðan reiður og fylgdi leiðum sem þú gætir örugglega eftirsjá síðar? Ef svo er skaltu ýta á "eyða" hnappinn.