Af hverju taka fundargerðir stjórnarfundar?
Það eru í raun nokkrar ástæður fyrir því að taka og taka upp mínútur af fyrirtækjasamkomum þínum.
Fyrsta og mikilvægasta ástæða þess að taka fundargerðir er að skrá yfir það sem þú hefur ákveðið. Ég hef setið á borðsfundum þar sem enginn gat muna ákvörðun stjórnar fyrir nokkrum mánuðum síðan. Having eitthvað skriflega fyrir fyrirtækið þitt,
Annað ástæðan fyrir stjórnarfundi er til fjármálaeftirlits og skuldbindinga. Stjórnarmenn eru í trausti. Þeir taka ákvarðanir um peninga sem fjárfestar eru af hluthöfum og þurfa að geta sýnt fram á að þeir hafi gert ráðstafanir í skynsemi, í þágu hlutafélagsins og án hagsmunaárekstra . Að hafa stjórn fundar mínútur hjálpar stjórninni að sanna að þeir hafi brugðist í góðri trú og forðast persónulega ábyrgð á aðgerðum sínum.
Þriðja ástæðan er í skattalegum tilgangi. Fyrirtæki er sérstakur aðili frá einstökum hluthöfum. Til að vera viss um að þú sért að aðskilja það, fá fundar mínútur borð.
Án þeirra, IRS eða ríkisstofnanir geta negate skatt stöðu fyrirtækisins. Fyrirtæki sem ekki sýnir það starfar sem aðili aðskilinn frá eigendum getur skapað erfiðar skattalegar aðstæður.
Það er jafnvægi fyrir fyrirtæki að leitast við að ganga úr skugga um að stjórnarmenn séu að sinna skyldum sínum og vernda þau gegn löngum, markmiðlausum stjórnarfundum sem eyða tíma meðlimur.
Við munum takast á við þetta jafnvægi í þessari grein.
Nú þegar við höfum rætt um ástæður fyrir því að taka stjórn fundar mínútur, hér eru nokkrar mistök fyrirtæki gera og nokkrar hugsanir um hvernig á að leiðrétta þær.
Ekki stofna og dreifa dagskrá fyrir fundinn
Önnur stór mistök sem fyrirtæki hafa gert á stjórnarfundi þeirra er ekki að setja dagskrá fyrir fundinn og ekki að dreifa dagskránni og viðeigandi skjölum fyrir fundinn. Dagskráin ætti að innihalda ákveðinn tíma fyrir hvert atriði á dagskrá. Að hafa ákveðna dagskrá gerir ekki aðeins fundinn hraðari en það gerir stjórninni (og einhver sem lesir fundargerð síðar) þekkt hlutfallslegt mikilvægi hvers hlutar á dagskrá.
Það þýðir ekki að eitthvað geti ekki komið á dagskrá ef það er mikilvægt og brýnt en hlutir geta verið bættir við dagskrá með atkvæðagreiðslu. Og mikið sem er brýn ætti að meðhöndla af stjórnendum, ekki stjórninni.
Vantar ekki til mikilvægra hluta stjórnarfundarins
Sniðmátið fyrir fundargerðarmál ætti að innihalda:
- The dagsetning, tími og staðsetning fundarins
- Upphafs- og lokadagur og tímar úthlutað ákveðnum atriðum á dagskrá
- Hvaða tegund stjórnarfundar - regluleg, sérstök eða árleg (öll ríki krefjast þess að fyrirtæki eiga árlega fundi)
- Hver var viðstaddur, skráðir stjórnendur, gestir og starfsmenn og hvaða stjórnarmenn voru ekki til staðar. Nöfn þeirra sem koma seint eða fara snemma verða að taka fram.
- Tilgreina hvort kvörtun sé til staðar. Hlutfall sveitarfélaga er venjulega krafist samkvæmt lögum um stjórnarskrá fyrir hvaða atkvæði skuli tekin. Sveitarstjórnarkröfurnar eru yfirleitt meira en helmingur meðlimanna. (Til stjórnar níu meðlima, til dæmis, skulu fimm meðlimir vera til staðar í sveit).
- Ef kynningar eru gefin af nefndir eða öðrum, innihalda nöfn og titlar kynningarmanna.
Fundargerðir mínir of sérstakar
Sennilega er stærsta mistöksstjórnin að krefjast nákvæmar upplýsingar um umræður (stundum rök) og ferli. Fundirnar ættu að endurspegla niðurstöður ákvarðana, ekki hver sagði hvað í umræðunni. Segjum að stjórnin þín greiði atkvæði um að selja nýja vörulínu.
Fundargerðirnar ættu að segja: "Hreyfingar til að bæta við nýjum kryddsýnum. Hreyfingin er veitt og samþykkt, með svo-og-svo misvísandi." Ef hópurinn átti umræðu ættir þú að skrá lengd umfjöllunarinnar og leggja saman það, en þú þarft ekki að fara í smáatriði um umfjöllunina.
Fundargerðir sem eru ekki sérstakar nóg
Á hinum enda litrófsins eru sumar mínútur ekki nægar til að veita upplýsingar og halda meðlimum úr vandræðum. Ef ákvörðunin var ekki samhljóða, skrá yfir hvaða stjórnarmenn misnota, sem hafnaðust (og athugaðu hvort afsalið væri vegna hugsanlegra hagsmunaárekstra).
Þó að þú þarft ekki að taka upp blása af blása af öllum umræðum, eða hver sagði hvað. En það ætti að vera nægar upplýsingar í fundargerð til að endurspegla andann umræðu.
Stjórn fundi of lengi
Enginn hefur gaman af löngum fundum, en það eru nokkrar leiðir til að stytta fundinn og fundargerðina. Þú gætir viljað spara borð fundi tíma með því að búa til samþykki dagskrá. Í grundvallaratriðum er þessi dagskrá lista yfir málefni sem hægt er að meðhöndla fljótt án umræðu. Listinn gæti innihaldið mínútur frá fyrri fundi, fjármálum og skýrslum frá nefndir eða forstjóra.
Samþykktaráætlunin, og skýrslurnar og aðrar upplýsingar, verður að dreifa fyrir fundinn svo að meðlimir geti lesið þau. Þá á fundinum er samþykkisáætlunin hluti af fundarferlinu. Allir stjórnarmenn geta hækkað spurningu eða umhyggju um samþykki dagskrá, en ef það eru engin vandamál, getur allt samþykkis dagskráin verið kosið í einu.
The Wrong Tegund ákvarðana
Stjórn félagsins tekur ákvarðanir um heildarstefnu. Daglegar ákvarðanir eru gerðar af stjórnendum hlutafélagsins á grundvelli þeirrar stefnu. Stundum ræður stjórnir og reynir að taka ákvarðanir sem eru bestar hjá stjórnendum.
Ekki samþykkja fundargerðina
Það er freistandi, í hrekja og stóli stjórnarfunda, að gleyma að samþykkja fundargerðina. En það er mikilvægt að ganga úr skugga um að mínútur endurspegli bæði bréf og anda fundarins. Fundargerðir eru talin "drög" þar til þau eru samþykkt.
Ekki halda skrám fundargerða
Eftir allt vandræði sem þú ert að fara til þess að halda góðum mínútum fyrir fyrirtæki þitt, ekki gleyma að halda fyrirtækjasamkomum þínum einhversstaðar öruggur og aðgengilegur. Settu upp ferli til að halda mínútum í fyrirtækjaskrá, eða "í skýinu" í lykilorðuðu skjali.
Gleymdu að viðurkenna hlutverk framkvæmdastjóra
Flest skyldur sem tengjast sameiginlegum mínútum eru undir léni ritara hlutafélagsins. Að vera góður stjórnsýslumaður er list, og þessir einstaklingar eru oft ekki viðurkenndir nóg. Segðu "takk" við þessa manneskju reglulega.
Ekki með dómsmálaráðherra sem ráðgjafi stjórnar
Upplýsingarnar í þessari grein eru ekki ætlað að vera skattaréttur eða lögfræðiráðgjöf og höfundur er ekki lögmaður. Hvort fyrirtæki þitt er einkamál eða opinbert (með hlutabréf í almennum viðskiptum) ættir þú að hafa lögfræðing sem ráðleggur þér hvernig eigi að taka sameiginlegar mínútur og vera á fundi á mikilvægum stjórnarfundum til að tryggja að þú og stjórnin þín séu vernduð.