Það sem þú þarft að vita til að forðast viðskiptavinarrof
Það er jafn pirrandi fyrir fagmennsku sem standa frammi fyrir viðskiptavinum sem misskilja þá þjónustu sem boðið er upp á.
"Event Management" og "Event Planning" eru oft kastað um skiptanlega jafnvel þótt þau séu tvö mjög mismunandi hlutir. Alveg einfaldlega eru skipulagning og stjórnun ekki sú sama. Þó að hæfileikar þessara tveggja aðgerða skarast, þá eru þau tvær mismunandi aðgerðir. Það skapar vandamál fyrir þá sem eiga við viðskiptavini sem telja ranglega að þeir þurfi að halda við atburðastjóra þegar það sem þeir þurfa er að skipuleggja atburði. Og fyrir þá viðskiptavini sem eru undir því að allir atburðurstjórar annast einnig viðburðaráætlun. Svo skulum hreinsa upp ruglinguna því það er mikilvægt að þú og viðskiptavinir þínir hafi sömu skilning.
Viðburðaáætlun
Við skulum byrja með atburðaráætlun . Nauðsynlegt er að skipuleggja lykilorðið hér. Allir viðburðir - frá bridal sturtum til milestone afmæli hátíðahöld til stór sameiginlegur samkomur - byrja með áætlun af einhverju tagi.
Upphafleg umræður við viðskiptavini varðandi hugmyndafundir, þemu, æskilegir dagsetningar og leiðbeiningar um fjárhagsáætlun eru allir hluti af viðburðaráætluninni.
Viðburður áætlanagerð byrjar í upphafi , allt frá upphafi hugmyndafræðinnar og heldur áfram alla leið þangað til raunverulegur atburður fer fram. Og hreinskilnislega, í nokkrar vikur eftir atburðinn sem atburðaráætlanir skipta um smáatriði og höndla eftirfylgni.
Viðburðaráætlun felur í sér að vinna náið með viðskiptavininum til að hanna viðburði sem endurspeglar sýn viðskiptavinarins um samkomulagið og uppfyllir markmið markmiðsins. Viðskiptavinir sem ráða við atburðaráætlun ráða einhvern til að skipuleggja alla þætti af the atburður, þar á meðal tengdar upplýsingar og aðgerð atriði, og að sjá þessi atburður í gegnum þar til lokið.
Viðburðaviðskiptaverkefni geta falið í sér en takmarkast ekki við:
- velja heildarþema fyrir viðburðinn
- þróa fjárhagsáætlun
- velja vettvang
- semja um hótelsamninga
- ráða utanaðkomandi söluaðila
- skipuleggja valmyndina
- ráða veitingastað
- skipuleggja fyrir hátalarar eða skemmtun
- samræma flutninga
- velja litasamsetningu
- þróa boð
Event áætlanagerð er allt sem gengur í að setja saman atburði. Þessi aðgerð fellur undir stærri regnhlíf atburðaumsýslu.
Viðburðastjórnun
Sérhver tegund af atburði er byggt upp af mörgum hlutum sem passa saman eins og stykki af þraut. Öll þessi stykki verða að lokum saman til að búa til atburði. Árangursrík viðburðir hafa öll þau tengd verk sem koma saman á réttum tíma og réttum stað, á skilvirkan hátt og samkvæmt áætlun. Þetta ferli er kallað viðburðarstjórnun. Það er, í einföldu skyni, verkefnastjórnun sjálfsins sjálfs.
Atburðarstjórnun felur í sér að búa til, samræma og stjórna öllum mismunandi þáttum viðburðar sem og hópar fólks sem bera ábyrgð á hverri hlið. Sumir þættir viðburðarstjórnun geta falið í sér en takmarkast ekki við:
- að staðsetja stað fyrir atburði
- samræma utanaðkomandi söluaðila
- þróa bílastæðiáætlun
- hanna neyðaráætlanir
- tryggja samræmi við heilbrigðis- og öryggisstaðla
- umsjónarmenn sem bera ábyrgð á hverri aðgerð
- umsjón með framkvæmd atburðar
- eftirlit með atburðinum
- leysa atburðarás á staðnum
Atburðarstjórar og viðburðaráætlanir vinna saman
Skilgreining þessara tveggja aðgerða er krefjandi vegna þess að það er ekki aðeins náið tengt, ábyrgðin skarast oft. Einstaklingshönnuðir geta boðið upp á atburðastjórnunarkerfi og viðburðarstjórar geta einnig boðið uppá viðburðiáætlun.
Það veltur allt á einstökum skipuleggjanda eða fyrirtækjasamsteypu, vettvangi og viðburðinum sjálfum.
Mikilvægt er að skilja muninn á milli tveggja og til að ákvarða hvaða þjónustu þú veitir. Til dæmis; Ef þú býður upp á atburðaráætlunarþjónustu fyrir stórfellda atburð verður þú að vinna með viðburðarstjóra sem mun samræma þjónustuna þína við veitingaaðila, hljóð- og myndmiðlunarhópinn osfrv. Skilgreina hlutverk þitt og þjónustu sem þú munir veita og skýrt miðla Þessar til væntanlegra viðskiptavina til að koma í veg fyrir rugling á skipulagningu.