Mikilvægar viðburður til að skipuleggja áætlanagerð til að forðast hörmulegar sérstakar viðburði
En þegar það kemur að því að skipuleggja atburði mun lögbær atburður framkvæmdastjóri alltaf líta til þess að draga úr lögum Murphy með því að viðurkenna möguleika á því að fara í haywire og skipuleggja það í samræmi við það.
Sem atburður framkvæmdastjóri er það á þína ábyrgð að ganga úr skugga um að sérstakur viðburður viðskiptavinarins hljóti vel og með eins fáum hitches eins mannlega mögulegt.
Í hinum raunverulega heimi er ekki hægt að ná til allra möguleika, en að minnsta kosti ætti að vera meðvituð um mikilvægar viðburði sem skipuleggja mistök hver atburðurstjóri þarf að forðast.
Forewarned er forearmed, svo skulum kafa í fimm grundvallaratriði sem geta hjálpað þér að koma í veg fyrir óhappaðan hörmung á næsta skipulögðu atburði.
- Slæm samskipti - þetta er líklega algengasta mistökin sem gerðar eru af óreyndum atburðaráætlunum og er að forðast að öllum kosti. Slæm samskipti (eins og í miscommunication eða engin samskipti) geta stafað hörmung. Slæm samskipti eru oft afleiðing af skorti á smáatriðum í smáatriðum, sérstaklega þegar kemur að viðburðalistanum þínum. Það er algerlega mikilvægt að þú skiljir á skilvirkan hátt með bæði innri viðburði og birgja. Þó að þú viljir ekki micromanage alla, þá þarftu að vita hver gerir hvað og hvenær til að tryggja að allir sem taka þátt vita hvað er gert ráð fyrir af þeim og heldur áfram að úthluta tímaáætlun sinni.
- Lélegt eða vantar viðbragðsáætlun - það er gott tækifæri að minnsta kosti nokkrir hlutir muni fara úrskeiðis á dögum og klukkustundum sem leiða til atburðar þinnar. Verra er þó að sumt muni líklega fara illa á sérstökum viðburði. Það er eðlilegt og að búast við. A faglegur atburður skipuleggjandi hugsar framundan, skilgreinir hvað gæti farið úrskeiðis og hefur góða viðbúnaðaráætlun í stað. Til dæmis, hvað ef skráningarkerfið þitt bilar á degi viðburðarins? Hvað ef þú hleypur af mat vegna þess að auka fólk kemur upp? Hvað ef aðalatriðið þitt kemur ekki upp eða kemur seint? Ef eitthvað af þessu gerðist myndi þú vera fær um að takast? Með öðrum orðum, myndir þú hafa áætlun B?
- Ófullnægjandi samgöngur - ertu alveg viss um að flutningurinn sem þú hefur skipulagt til að fá fulltrúa og kynningarmenn til og frá atburðinum þínum sé fullnægjandi? Skráðu þig inn í vikurnar sem leiða til atburðar þinnar, og á þeim degi sem viðburðurinn stendur, að öll samgönguskilyrði séu fullnægjandi. Þú þarft að hugsa hvað varðar óvissu. Hvað gerist ef ökutæki brýtur niður á morgun viðburðinn þinn? Ertu með aðra flutninga í boði fyrir þig?
- Skortur á skýrum merki - Ekkert er pirrandi fyrir þá sem sækja sérstaka viðburði en að hafa áhyggjur af því hvar næstu kynningu er haldin. Forðastu þetta með því að ganga úr skugga um að þú birtir fullnægjandi merki sem auðvelt er að lesa og skilja. Það er betra að fara um borð og hafa of mikið merki en áhættufólk er glatað og stöðugt að biðja um leiðbeiningar.
- Ófullnægjandi starfsmenn á hendi - á þeim degi sem þú hefur sérstakt viðburð verður þú líklega að takast á við fjölda þátttakenda. Ekki gera mistök að treysta á aðeins einn eða tvo einstaklinga til að takast á við spurninga eða áhyggjur umboðsmanna. Gakktu úr skugga um að þú hafir góða höfuðfjölda mæta og einkum að tryggja að á milli atburðaáætlunarsteymisins og starfsfólksins sem seljendur bjóða upp á, nægir starfsfólk þitt viðburður.
Til viðbótar við að hugsa og skipuleggja fyrirfram um hvað gæti farið úrskeiðis, til að tryggja slétt og árangursríkt viðburði er besta stefnan alltaf að athuga og tvöfalda athygli.