01 - Framkvæmdastjóri innkaup
02 - hagræðingu núverandi gagna
Öll fyrirtæki sem hafa fengið gögn um tíma mun hafa gagnagrunn seljenda sem innihalda núverandi, afrit, úrelt og rangar upplýsingar. Ef fyrirtæki þitt hefur nokkra landfræðilega aðskilda innkaupaviðskipta er hversu mikið ónákvæmni margfaldað. Til að innleiða innheimtuáætlun í heimsklassa þarf að uppfæra gögnin frá hverri innkaupaviðdeiningu til að endurspegla núverandi gögn um söluaðilann og vera hagrædd til að koma í veg fyrir afrit, rangar og óþarfa gögn. Ávinningur af því að hafa nákvæmar upplýsingar til fyrirtækis þíns er að það gerir ákvarðanir kleift að gera nákvæmlega. Það gerir kaupdeild þína kleift að greina útgjöld hjá söluaðilum sem eru notaðir í fleiri en einu innkaupasvæði. Eftir meiri skilning á því hvar peningarnir eru varðir yfir fyrirtækið mun félagið hafa meiri skuldsetningu með söluaðilum.
03 - Taka kostur á áætlanir um kaupendur hvatning
Það hefur verið norm fyrir fyrirtæki að greiða seljendur eins seint og mögulegt er. Ef seljandi hefur samning í 45 daga þá myndu þeir aldrei fá greiðsluna fyrir þann 45. dag. Til að hvetja fyrirtæki til að greiða reikninga sína fyrir samningaviðræddan dag, hafa seljendur boðið upp á endurgreiðslur, afslætti og aðrar hvatningar. En seljendur hafa komist að því að þrátt fyrir hvatningu eru fyrirtæki ennþá ekki að borga snemma. Ein kenning er sú að fyrirtæki slá inn greiðsluskilmála í ERP kerfið og gleyma því. Eftirlit er skorið byggt á þeim gögnum og seljendur hvata eru aldrei áttað sig. Heimsklassa innkaupastefna ætti að faðma þessa afslætti og fyrirtæki ættu að ganga úr skugga um að þeir taki sérhverja hvatningu. Í þessum erfiðu efnahagslegum tíma geta fyrirtæki ekki efni á að standast verulega afslætti. Í samlagning, samningaviðræður við söluaðilum ættu einnig að fela í sér að fá meiri afslátt til greiðslu við móttöku vöru eða jafnvel fyrirframgreiðslu.
04 - Framkvæmd seljanda
Gott kaup stefna ætti að innihalda aðferð sem seljendur eru mældir. Matsferlið ætti að innihalda ekki aðeins afhendingu en einnig fylgjast með minna augljósum tölum eins og undir eða yfir afhendingu, gæði afhentra vara og árangur þjónustudeildar seljanda. Þessar tölur geta ekki alltaf verið mælanleg gildi, en stundum er mæligildi huglæg. Ef stefnuviðmiðanir eru gerðar fyrir huglægu mati, þá er hægt að mæla alla framleiðendur jafnan. Ekki gleyma að láta seljendur vita að þeir eru metnir. Ef þeir vita að viðskiptavinir þeirra eru að horfa á þá, gætu þeir aukið leik sinn.
05 - Hire Purchasing Professionals
Svo mörg fyrirtæki telja að grunnskólakunnáttur sé eini forsenda fyrir stöðu í innkaupaviðskiptum. Þetta sjónarmið er ótrúlega óhugsandi miðað við að þessar þjónustustjórar bera ábyrgð á að eyða miklu magni af auðlindum fyrirtækisins. Innkaupastjóri er lykillinn að því að innleiða heimsklassa innkaupastofnun. Færni sem krafist er fyrir innkaupastofnanir í heimsklassa eru þekkingu á því fyrirtæki sem þeir eru að kaupa fyrir, greiningarfærni, samningaviðræður og mannleg færni. Með því að svipta innkaupaviðskiptum starfsmanna þína með þessum hæfileikum getur fyrirtækið fundið sig bundið við samninga, þá munu rangar framleiðendur, rangt efni og á röngum verði. Innkaupastofnanir fela í sér þekkingu á því fyrirtæki sem þeir eru að kaupa fyrir, greiningarfærni, samningaviðræður og mannleg færni. Með því að svipta innkaupaviðskiptum starfsmanna þína með þessum hæfileikum getur fyrirtækið fundið sig bundið við samninga, þá munu rangar framleiðendur, rangt efni og á röngum verði.
06 - Draga úr fjölda sölumanna
Fyrirtæki hafa hundruð seljendur, sumir hafa þúsundir, margir hafa þúsundir, jafnvel tugir þúsunda. Að hafa þúsundir seljendur í kerfinu, tekur ekki aðeins töluvert viðhald, það getur líka verið mjög dýrt. Ef innkaupaviðskipti pantar vörur frá tuttugu mismunandi söluaðilum á hverjum degi getur það þýtt tuttugu innkaupapantanir sem þarf að senda, tuttugu sendingarkostnaður sem þarf að greiða og tuttugu vöruskipta sem þarf að vinna með þegar vörurnar koma. Að auki eru viðbótarkostnaður sennilega sparnaður sem ekki er að veruleika. Hversu margir af þeim tuttugu seljendum selja sömu eða svipaðar vörur. Ef tuttugu smásalar eru lækkaðir í fimm, þá verður vinnslukostnaður minnkaður og líklega hefur kostnaður efnisins verið samið lægra.
07 - Miðað innkaup
Ef fyrirtæki þitt hefur fjölda landfræðilega dreifðra staða getur þú hugsað að það sé ómögulegt að innleiða innkaupastefnu í heimsklassa. Það er skynsamlegt að fyrirtæki þurfi að hugsa um heildarútgjöld þeirra sem aðalstarfsemi. Með miðlæga innkaupastofnun getur fyrirtæki skoðað heildarkostnað þess og valið seljendur sem geta veitt meirihluta hlutanna á bestu kostnaði. Þessi atburðarás tekur ekki til allra atriða sem notaðar voru á öllum stöðum og miðlæga innkaupastofnunin þurfti að vinna með staðsetningum til að bera kennsl á staðbundna birgja sem auðvelda þarfir ytri staðsetningar.
08 - Fáðu sem mest út úr söluaðilum
Samningaviðræður við seljanda geta verið langvarandi ástarsambandi við hvorki aðila sem er ánægður með útkomuna. Að hafa slæmt samband við seljanda þína í upphafi samningsins er ekki sú leið sem heimsklassa innkaupastofnanir starfa. Söluaðilar eru mikilvægir hluti af framboðs keðjunni. Efnið sem þau veita eru krafist á ákveðnum dögum svo að pöntunin sé send til viðskiptavina á þeim degi sem er lofað. Gerðu seljanda þína samstarfsaðila frekar en bara annar söluaðili mun hjálpa til við að tryggja að pantanir þínar séu réttar og á réttum tíma. Samningaviðræður við seljendur þínir ættu að einblína á kosti þess að vera söluaðili; sýna þeim að ef þú hefur náð árangri þá munu þeir ná árangri. Samningaviðræður sem leggja áherslu á refsingarákvæði og sektir vegna lélegra gæða og sakna afhendingardaga munu láta seljanda minna en vilja til að mæta þörfum þínum.
09 - Hámarka tækni
Það eru nokkrir fyrirtæki sem enn nota Rolodexes, pappírskaupskröfur og kalla í innkaupapantanir til seljenda. Flestir hafa einhvers konar kaupa hugbúnað, jafnvel þótt það sé Excel töflureikni sem fylgir pöntunum og heildarútgjöldum. Með kynningu á hugbúnaði Enterprise Resource Planning (ERP), eru fyrirtæki fær um að samþætta innkaupaflokka sína í framboð keðja til að nýta sér rauntíma gögn. Hins vegar er það þar sem mörg fyrirtæki hætta. Innkaupakostir heimsheima fara lengra til að uppskera þau ávinning sem þeim er boðið með ERP kerfum sínum. Stofnanir geta samþykkt verkflæði í ERP kerfi þeirra til að gera sjálfvirkan samþykki og greiðslur, þannig að draga úr þeim tíma sem kaupendur þurfa að grípa inn. Gögn sem eru framleidd af þúsundum innkaupaviðskipta geta verið notaðar í gagnageymslur til að hjálpa að kaupa fagfólk með mæligildi í seljandamat og samningaviðræðum.