Hvað ef þú telur þig frábærlega skipulögð og þú notar nú þegar gátlista þegar þú skipuleggur atburði, en hefur komið upp aðstæður þar sem þú áttaði þig (of seint) að þú misstir að hafa tilhneigingu til að fá mikilvægar upplýsingar. Hvar fórstu úrskeiðis?
Hver atburður krefst tékklistar fyrir atburðaráætlun sem hannað er með þessari tilteknu atburði í huga og sniðin að einstökum viðburðum. Svo er hver skipuleggjandi tékklisti öðruvísi. Hins vegar eru fimm atriði sem þú verður að hafa á tékklistann fyrir áætlanagerð þína, óháð því hvort þú ert að skipuleggja lítið afmælisveislu eða stór fyrirtæki.
Skráðu viðburðasamninga
Þetta kann að hljóma augljóst, en vertu viss um að þú skráir þig - og fáðu undirrituð eintök í staðinn - allar samninga sem þú þarft fyrir atburðinn þinn. Þetta felur í sér viðburðarsamninga við viðskiptavininn, vettvang, söluaðilar, hótel, skemmtun osfrv. Fyrirtækið handshake er góð leið til að sinna viðskiptum en ekki leiðin til að tryggja að allir seljendur séu ráðnir og ekki leiðin til að skuldbinda sig til að vinna fyrir viðskiptavin .
Fáðu allt sem þú skrifar og ekki vinna neitt eða eyða dime í að skipuleggja atburðinn þinn þar til allt pappírsvinnu hefur verið undirritaður og afhentur. Ef þú ert atburður skipuleggjandi sem þarfnast viðburðarsamnings fyrir þjónustuþjónustuna þína, smelltu hér.
Staðfestu viðburðardag og tíma
Þú ert hné djúpt í skipulagningu stigum fyrir þennan atburð.
Hvernig gæti einhver hugsanlega fengið dagsetningu rangt? Söluaðilar hafa oft önnur fyrirtæki sem koma inn. Viðskiptavinir geta samþykkt dagsetningu og tíma fyrir viðburðinn og þá einfaldlega gleymt að tilkynna þér um breytingar á áætlunum. Áður en þú byrjar að skipuleggja atburðinn þinn skaltu tvöfalda dagsetningu og upphaf og klára tíma og fáðu þær skriflega þannig að allir séu á sömu síðu.
Hire Viðbótarupplýsingar Hjálp
Ekki vanmeta gildi þess að hafa frekari hjálp á degi viðburðar þinnar. Það er alltaf eitthvað sem þarf að huga að og flestir viðburðir skipuleggjendur eru nú þegar of uppteknir að keyra viðburðinn til að verja athygli þeirra á aðstæðum sem upp koma. Hagnýt viðbótaraðstoð er mikilvægt skref sem oft er gleymt þar til það er hugsanlega of seint að ráða bestu viðburði starfsfólk fyrir starfið. Ekki sætta þig við eftirlaun þegar kemur að því að ráða viðburði. Setjið þetta atriði á tékklistann fyrir viðburði og tryggðu bestu þjálfuðu starfsfólkið með þeirri reynslu sem þú þarfnast sem passar viðburðaráætlunina þína.
Gakktu í gegnum síðuna
Ekkert samanstendur af því að hugsa eitthvað í huga þínum, alveg eins og að upplifa það í fyrsta sinn. Að fara í gegnum vefsíðuna með viðskiptavininum og söluaðilum er mikilvægt skref í skipulagningu ferlisins.
Það býður upp á tækifæri til að vekja upp spurningar, fjalla um áhyggjur og koma sér saman um að setja upp herbergi, innréttingu, staðsetningu skráningar og heildarflæði atburðarinnar. Oft sinnum, jafnvel þegar við teljum að við höfum samskipti greinilega, sýnin okkar um eitthvað er í áþreifanleg mótsögn við það sem einhver annar er að íhuga byggt á lýsingu okkar. Gakktu í gegnum líkamlegt pláss á skipulagsstigum, þannig að það eru engar óvart á atburðadag.
Hafa áminningar um eftirfylgni
Í hugsjón heimi, að segja einhver einu sinni væri nóg til að tryggja að starfið verði gert. Því miður virkar hið raunverulega vinnandi heimur ekki með þessum hætti eða að minnsta kosti ekki starfsemi atburðaráætlunar. Með svo margar upplýsingar til að stjórna og mörgum leikmönnum sem taka þátt í ýmsum stigum viðburðarinnar er auðvelt fyrir eitthvað að glatast.
Þegar þú útbúir tékklistann fyrir áætlanagerð fyrir atburði til að halda þér skipulagt og á áætlun, með áminningar um ákveðnar eftirfylgni. Til dæmis, ef þú talaðir við veitingamanninn um valmyndarhugmyndir, þá er það hluti af áætluninni um áætlanagerð fyrir áætlanagerð sem segir: "Fylgdu með veitingamanninum á fyrirhugaða valmyndinni" og "Stundaskrá við veitingastaðinn." Í viðburðaráætlun er engin slíkt sem staðfestir eitthvað of oft.