Getting skipulögð felur í sér miklu meira en bara neatening stafla af pappírum og rykandi af ringulreiðinni sem þú hefur á borðinu þínu. Stofnunin felur í sér að skapa kerfi og verklagsreglur fyrir öll mismunandi hlutum fyrirtækis þíns; Þetta hefur tilhneigingu til að hjálpa þér að verða afkastamikill og arðbærari. Hugmyndirnar hér að neðan eru nokkrar af bestu leiðirnar sem þú getur orðið skipulögð í smáfyrirtækinu þínu. Prófaðu bara einn til að hægja og viðhalda bata eða gera áætlun um að fella inn nýtt skipulagningu í hverjum mánuði í viðskiptum þínum á þessu ári.
01 - Taktu eftirlit með skjölum og skjölum
Nú þegar þú hefur betri hugmynd um gerð skjala sem þú ert að vinna með, er kominn tími til að búa til eða bæta við skrifstofuumsóknarkerfinu. Susan Ward setti saman gagnlegar leiðbeiningar um að búa til skjalastjórnunarkerfi sem getur hjálpað þér að búa til eða fínstilla pappírsferlið og fá það skipulagt.
Ef þú ákveður að það sé kominn tími til að byrja að flytja í átt að pappírslausu skrifstofu ( lestu þessar kostir og gallar fyrst ) þá getur þú byrjað með því að skanna inn og stafræna kvittanir þínar með því að nota innheimtu á netinu og greiðsluþjónustu eins og FreshBooks, flytja til stafræna undirskriftarskrár eins DocuSign , og nota Skýið til að taka öryggisafrit af gögnum og geymslu. Ef þú safnar nafnspjöldum við viðburði á árinu gæti verið að það sé líka góð hugmynd að fjárfesta í nafnspjaldaskanni þannig að þú getir stafrænt tengiliðaupplýsingar strax og skurður á pappakortin.
02 - Notaðu réttar verkfæraleiðir
- Tengiliður stjórnun. Frá því að fylgjast með viðskiptavinum þínum til að muna fólk sem þú hittir meðan þú ert að tengjast, þarf hvert lítið fyrirtæki eigandi kerfi til að stjórna upplýsingum um tengiliði. Þú getur valið um alhliða viðskiptasviðsstjórnunarkerfi (Sales Manager), eins og Salesforce, eða fyrir smærri stjórnun getur þú sett upp núverandi tengiliðatapp til að vinna fyrir fyrirtækið þitt.
- Fundir og samskipti. Hvort sem þú stýrir fundum augliti til auglitis, í síma eða í gegnum spjallþjónustur, er leið til að gera ferlið meira skipulagt. Þú getur notað þjónustu eins og Gera til að fá fundi þína skipulögðri - áður, á meðan og eftir.
- Bókhald og bókhald. Skipuleggja og hagræða hvernig þú reikir með, greiðslur og stjórna peningaflæði með verkfærum eins og Quickbooks Online, Xero og Wave.
- Ferðakostnaður og kostnaður rekja. Þú getur notað forrit eins og Expedia og TripAdvisor til að gera ferðaskipulag auðveldara. Þá, einu sinni á veginum, forrit eins og Expensify hjálpa þér að fylgjast með kostnaði og gera skýrslugjöf þegar þú kemur heima miklu meira skipulagt.
- Félagsleg stjórnun fjölmiðla. Við vitum öll hversu mikið tími er hægt að sóa á félagslega fjölmiðlum ef þú nærðst ekki að því á kerfisbundið og skipulagt hátt. Þess vegna geta verkfæri eins og Hootsuite og Buffer verið ómetanleg fyrir lítil fyrirtæki.
- Email stjórnun. Ef þú notar Gmail í litlum viðskiptum þínum hefur þú aðgang að nokkrar Google viðbætur sem geta fljótt fengið pósthólfið þitt. Ef þú ert að nota annan tölvupóstforrit skaltu prófa SaneBox fyrir sjálfvirka síun, áminningar og fleira.
- Verkefnastjórn. Góð verkefnisstjórnunartapp hjálpar þér að fylgjast með verkefnum, deila skrám og vinna með teymisþáttum á einum stað og það getur verið eitt af bestu tækjunum sem þú getur notað til að fá vinnu þína skipulagt. Prófaðu Basecamp eða Asana fyrir allan verkefnastjórnunarkerfið.
Framleiðni er mjög persónulegt ferli og forritin sem þú þarfnast munu vera nákvæmlega fyrir þér verkið sem þú gerir og hvernig þú hefur tilhneigingu til að vinna. Taktu þér tíma til að kanna hvað þarfir þínar eru áður en þú notar nýtt tól í ferlinu þínu. Þú gætir ekki þurft eins mörg og þú heldur. Til að fá meiri innblástur í verkfærum, lestu þessa grein með 101 forritum fyrir lítil fyrirtæki og leitaðu að þessum 27 tíma-sparandi forritum .
03 - Fáðu tölvuna þína
Hér er listi yfir hluti sem þú getur gert núna til að fá tölvuna þína skipulögð og aftur í vinnandi form:
- Hreinsaðu skjáborðið þitt. Það eru nokkrar leiðir til að fara hér, og það veltur allt á vinnustíl þínum og hvernig þú notar tölvuna þína. Þú getur losa þig við allt frá skjáborðinu þínu nema fyrir ruslið þitt. (Mundu að forritatáknin á skjáborðinu þínu eru bara flýtileiðir - öll raunveruleg forrit þín búa venjulega í möppunni Forrit). Eða þú getur bætt nokkrum flýtivísum við oftast notaðar forrit og skrár. Ég hef tilhneigingu til að skemma í átt að fyrsta valkostinum, fara eins og straumlínulagað og mögulegt er, en oft nota skjáborðið mitt til að auðvelda aðgang að skrám sem ég er núna að vinna með. Síðan flyt ég þá til fastrar heimilis síns þegar ég er búin.
- Setjið upp stafræna umsóknarkerfi. Talandi um að gefa skjölin þín varanlegt heimili, þetta er þar sem þú býrð til umsóknarkerfi sem gerir þér grein fyrir þér svo þú getir fundið þau skjöl sem þú þarft þegar þú þarfnast þeirra. Þessi leiðarvísir fyrir skráa- og möppufyrirtæki veitir margar góðar ábendingar til að hjálpa þér að byrja.
- Uppfæra hugbúnað. Ef tölvan þín er stillt á að setja upp forritið og stýrikerfisuppfærslurnar sjálfkrafa, frábært. Ef það er handbók aðferð fyrir þig, ættir þú að athuga að uppfærslur séu að minnsta kosti tvívegis þar sem margir eru öryggisblettir. Þá, einu sinni á ári, endurskoða núverandi útgáfur af hugbúnaði sem þú ert að nota og taka ákvörðun ef það er tími til að uppfæra.
- Skoðaðu vírusa og afköst. Óháð því hvers konar tölvu þú hefur, þá geta allir fengið vírusa eða malware (já, jafnvel Macs!). Ef þú ert með Windows-undirstaða tölvu mun þessi viðhaldsþjálfun PC frá PCWorld hjálpa þér að halda tölvunni þinni heilbrigt og keyra vel.
- Staðfestu heilleika gagnasafritið þitt. Þú ert að afrita gögnin þín, ekki satt? Ef ekki, slepptu öllu öðru til dags og gerðu þetta fyrst. Þú getur annaðhvort notað öryggisafritunarþjónustu í skýjum eins og Carbonite, Backblaze eða CrashPlan eða þú getur notað ytri diskinn sem þú stinga í tölvuna þína (ég geri það bæði). Með annaðhvort valkosti skaltu stilla þjónustuna eða keyra til að sinna stöðugum sjálfvirka afrit svo þú þarft ekki að gera neitt handvirkt. Þá, einu sinni eða tvisvar á ári, farðu í öryggisþjónustuna þína eða farðu og haltu til að ganga úr skugga um að allt sé til staðar og aðgengilegt ef þú þarft að draga afrit á tölvuna þína.
- Hringdu í pósthólfið þitt. Margir eigendur lítilla fyrirtækja eiga ástarsamband við pósthólfið. Þeir elska það vegna þess að það er mjög afkastamikið og skilvirkt samskiptatæki; en þeir hata það vegna þess að það getur fljótt farið úr böndunum og valdið óþarfa streitu . Það eru hlutir sem þú getur gert til að halda innhólfinu þínu í samræmi, eins og að nota sjálfvirkni, hagræða það sem þú færð daglega og takmarka hversu oft þú skoðar tölvupóst á daginn. Lesið þessa grein fyrir ráðleggingar um tölvupóststjórnun sem gerir innhólf þitt öflugt framleiðni tól og ekki meiriháttar tími sjúga.
Ábendingarnar hér að framan munu hjálpa þér að fá smáfyrirtæki þitt meira skipulagt strax, en mundu hve hratt hlutirnir geta losnað úr. Pöraðu þessar aðgerðir með ályktun til að framkvæma fljótlegan og auðveldan endurskoðun á pappírum þínum, framleiðniverkfærum og tölvustöðu nokkrum sinnum á mánuði svo að þú getir verið skipulögð og komið í veg fyrir að hlutir nái yfirþyrmandi stigum óskipulags.