Þegar kemur að tímastjórnun er oft erfitt að reikna út hvernig á að nota tíma meira afkastamikill. Góð staður til að byrja er email stjórnun; þetta er eitt svæði sem er efst á listanum yfir tíma-morðingja fyrir marga eigendur lítilla fyrirtækja.
Vegna þess að tölvupóstur er áframhaldandi samskiptasnið og við höfum ekki fulla stjórn á innflæðinu þurfum við að vinna að því að bæta framleiðni okkar í því hvernig við fáum, skipuleggur, svarar og jafnvel hugsar um tölvupóst. Ábendingarnar hér að neðan munu hjálpa þér að búa til kerfi til að stjórna tölvupóstinum þínum á þann hátt sem styður framleiðni í stað þess að borða í burtu.
1. Slökkva á tilkynningum.
Email hefur tilhneigingu til að koma inn á öllum tímum dags og nætur, svo það er mikilvægt að þú stjórnar því hvernig flæði komandi skilaboða passar inn í daginn þinn. Slökktu á nýjum skilaboðum á bæði tölvunni og snjallsímanum til að koma í veg fyrir stöðuga truflun og truflun á áætlun þinni og skoðaðu póst þegar það er þægilegt fyrir þig.
2. Ákveðið hvernig á að nota pósthólfið þitt.
Það eru margar mismunandi heimspekingar þegar kemur að því að stjórna pósthólfinu þínu. Þú getur notað innhólfið þitt sem grípa, takmarkaðu það við aðeins forgangsskilaboð eða gerðu það vinnandi lista yfir verkefni.
Lykillinn er að velja einn tilgang fyrir pósthólfið og halda því fram.
3. Búðu til netfangalistar og svartalista.
Flestir tölvupóstþjónar og tölvupóstveitendur leyfa notendum að búa til lista yfir örugga heimilisföng til að tryggja að þessi skilaboð komast í gegnum, meðan þú ert að svartur eða lokar, hvað þú telur spam heimilisföng. Taktu þér tíma til að uppfæra þessar listar oft til að halda komandi tölvupósti þínum hreint.
4. Stilltu klukku og lotuferli.
Sumir smáfyrirtæki njóta góðs af því að hafa vasa af tíma á sínum tíma bara fyrir tölvupóst. Ef þetta virkar fyrir þig, setjið ákveðinn tíma á daginn til að bregðast við skilaboðum, hreyfðu aðgerðalista á verkefnalistann þinn, eyða ruslpósti og fáðu í huga hugmynd um hvað þarf athygli þína næst.
5. Notaðu reglur til að gera sjálfvirkan ferlið.
Til að hagræða stjórnun tölvupóstferlisins enn frekar skaltu nota reglur í tölvupóstforritinu þínu, sem flokka, flagga, færa og skipuleggja skilaboðin þín. Þó að það muni taka nokkurn tíma að búa til reglur sem styðja hvernig þú notar tölvupóst, þegar þú hefur búið til þau, getur þú skorið niður verulegan hluta vinnutíma tölvupóstsins.
6. Fáðu forskot frá snjallsímanum þínum.
Margir eigendur lítilla fyrirtækja hafa snjallsíma þannig að þeir geti haft samband og vinnuskilyrði, jafnvel þegar þeir eru úti á skrifstofunni. Ef þú skoðar oft tölvupóst á farsímanum þínum getur þú vistað umtalsverðan tíma með því að lesa og byrja að vinna skilaboð á meðan þú ert farsíma. Jafnvel ef þú gerir bara það að vana að eyða ruslpósti og skilaboðum sem þú þarft ekki að vista getur þú notið góðs af því að hafa straumlíndu pósthólf þegar þú kemur aftur á skrifstofuna.
7. Ef þú lest það ekki, skráðu þig!
Netfang fréttabréf og aðrar tölvupóstsbréf geta verið frábær leið til að vera tengd við viðskiptavini, samstarfsmenn, samstarfsaðila og önnur fyrirtæki sem þú hefur áhuga á, en þessi skilaboð geta fljótt hrundið upp.
Ef þú hefur ekki lesið ákveðna endurtekna póstlista í nokkrum málum skaltu hætta áskriftinni þinni. Takmarka fréttabréf og önnur sjálfvirk skilaboð til þeirra sem þú lest reglulega er auðveld leið til að draga úr magninu í innhólfinu þínu.
Fyrir jafnvel fleiri verkfæri til að hjálpa þér að verða afkastamikill í litlum viðskiptum þínum, kannaðu þessa lista yfir 101 framleiðniforrit .