Hvernig á að búa til skjalastjórnunarkerfi fyrir lítil fyrirtæki
Fyrir mörg fyrirtæki er áhersla skjalastjórnar á skipulagningu og geymslu skjala. Þeir vilja vera fær um að geyma skjöl á skipulegan og öruggan hátt sem gerir ennþá kleift að finna skjöl.
Þessi grein mun sýna þér hvernig á að búa til skjalastjórnunarkerfi sem gerir það nákvæmlega.
Ef þú skrifar "skjalastjórnun" í hvaða leitarvél, þá færðu langa lista yfir lausnir á skjalastjórnun, margir með hugbúnaði eða forritum sem auglýsa kostina með því að hafa pappírslaust skrifstofu .
Skjalastjórnun hugbúnaður eða forrit, hins vegar, eru hannaðar til að bæta viðhöndlun fyrirtækisins á rafrænum skrám . Vandamálið er að mörg lítil fyrirtæki þurfa að takast á við blanda af gamaldags gögnum um pappír og rafræna skrár - og í sumum tilvikum er hlutfall pappírsgagna miklu stærra.
Ein lausn á því að hafa blönduð gögn umhverfi væri að nota skjalmyndagerð til að breyta öllum skjölum fyrirtækisins þíns í rafrænu formi. En þetta er of dýrt og tímafrekt fyrir mörg lítil fyrirtæki.
Góðu fréttirnar eru þær að þú getur sett grunnatriði skjalastjórnunarkerfis á sinn stað án þess að kaupa sértækan hugbúnað eða fara í gegnum heildsölu skjalmyndagerð.
Kerfið þarf ekki að vera flókið; þú þarft bara að fjárfesta í tíma í að skipuleggja og framkvæma það.
Hvernig á að búa til skjalastjórnunarkerfi
Uppsetning skjalastjórnunarkerfis felur í sér þrjú skref;
- búa til skjalastjórnunaráætlun,
- framkvæmd skjal stjórnun áætlun,
- og fylgja í gegnum.
Fyrsta skrefið, sem skapar áætlunina, felur í sér að svara þessum fjórum spurningum:
Hverjar eru reglur um að búa til skjöl?
Reikningar , greiðslumiðlar, sölubæklingar, tölvupóstur, efnahagsreikningar , töflureiknir, skýrslur - Öll fyrirtæki búa til ýmsar skjöl í tengslum við að gera og halda utan um viðskipti. Og til að halda hlutum skipulagt þarf öll fyrirtæki að setja reglur um að búa til skjöl.
Til dæmis eru innlendar sniðmát fyrir sumar staðalskjölin þín, svo sem bókstafi og reikningar, og hvar eru þau staðsett?
Er það í hússtíll fylgja sem þarf að fylgja?
Ætti ný skjöl að vera dagsett og / eða tímamörkuð?
Hvaða verklag ætti að fylgja til að deila eða endurskoða skjöl?
Fyrir sum lítil fyrirtæki er eina punkturinn um skjalasköpun sem skiptir máli að vera þar sem sniðmát fyrir ýmis viðskiptaskjöl eru staðsett og hvernig á að nota þær. En ef skjalasköpun innan fyrirtækis þíns felur í sér ólíklegt fólk sem vinnur að samvinnu við, endurskoðun eða uppfærslu skjala, þá verður þú að eyða tíma í að ákveða hvernig þetta ætti að gera til að tryggja skilvirkni og samkvæmni.
Hvernig munum við geyma skjöl?
Það eru í raun tveir þættir við þessa spurningu.
Fyrsta felur í sér líkamlega þætti geymslu. Jafnvel þótt lítil fyrirtæki þitt sé að geyma skjöl í skápskáp, eru kostnaður í tengslum við geymslu; ekki bara kostnaður við innheimtu skápar sjálfir, en kostnaður við tíma þegar þú og / eða starfsmenn þínir skrá skjöl eða fara til að sækja þau. Reyndar er stærsti kostnaður í tengslum við geymslu, fyrir flest lítil fyrirtæki, líklega kostnaður við tímann sem sóun er þegar fólk leitar að skjölum.
Önnur þáttur geymslu skjala er skipulagning; hvernig verður skjöl lögð inn? Lykillinn að umsóknarskjölum er að fylgja góðar skráaraðferðir.
Þú þarft einnig að vita hvernig þú geymir skjöl. Hvernig munu meðhöndla skrár sem eru úreltar eða bara tilbúnar til að flytja til bakbrennarans í skjalastjórnunarkerfinu þínu?
Í byrjun hvers árs, til dæmis, fer ég í gegnum ýmsa vinnutengdar skrár á tölvunni minni og lætur út þá sem eru ekki lengur núverandi og búa til nýjar möppur sem merktar eru eftir ár og / eða efni, færa skrár eftir þörfum.
Sama má gera með pappírsskrám; Það er ekki erfitt að fjarlægja gamla skjöl úr möppu og merki og búa til nýja með "Old" í titlinum. Sum hugbúnað býður upp á sjálfvirkar geymsluaðgerðir. Microsoft Outlook, til dæmis, gerir þér kleift að safna gömlum tölvupósti.
Hvernig er hægt að einfalda sóknargögn?
Þessi spurning er hjarta skjalastjórnunarkerfisins. Í könnun sem gerð var af Leger Marketing fyrir Xerox Canada sögðu kanadískir SMB eigendur og stjórnendur að það kostaði $ 2.152 á ári til að stjórna og geyma skjöl og um eina klukkustund á dag til að leita að þessum skjölum (globeandmail.com).
Enn og aftur geta góðar umsóknaraðferðir farið langt í átt að því að leysa vandamálið. Beit í gagnavinnslu greinar á þessari síðu mun byrja þér að byrja. Ef þú gerir hluti eins og að fylgja stöðugum nafngiftarsamningum, til dæmis, mun skjölin verða auðveldara að finna.
Og hvort þú ert eini eigandi sem vinnur einkaaðila eða eiganda fyrirtækis við starfsmenn , mæli ég með því að búa til skráarlistalista sem mun minna notendur þar sem tilteknar tegundir skráa fara - og hvar á að finna tilteknar skjöl. Ef fyrirtæki þitt er eins og flestir, mundu að láta í té hvort skráin sé á tölvukerfinu þínu, innri miðlara, í skýinu eða ef það er geymt á pappír á líkamlegum stað eins og skjalaskáp. Segjum til dæmis að þú notir myndir, myndskeið eða jafnvel pappírsmyndir í viðskiptum mínum. Færsla í skráarslóðinni þinni gæti verið:
Stafrænar myndir / myndskeið: tölva (eða miðlara) - drif E: / myndir - skrá í viðeigandi efni möppu
Pappírsmyndir: Skjalaskápur 3 - Myndir - alfa eftir efni
Samnýtt net eða skýin ökuferð ætti að vera merkt í samræmi við innihald og ætti að skila skáp skúffum.
Hvernig getum við gert / varðveitt skjöl okkar?
Fyrsta vörnin fyrir skjalfestingu er líkamlega að tryggja viðskiptasvæðin sjálfir. Öll fyrirtæki þurfa að hafa öryggiskerfi, svo sem viðvörunarkerfi, uppsett - jafnvel heimilisbundin fyrirtæki .
Fyrirtæki geta einnig þurft eða viljað fjárfesta í öðrum öryggisbúnaði, svo sem gluggabirni / grills, öryggis myndavélum og / eða eftirlitsþjónustu. Þú getur eytt öllum þeim tíma sem þú vilt búa til lykilorð og dulkóða skrár til að vernda rafræna skrárnar þínar, en það skiptir ekki máli ef einhver getur bara flúið inn og stela tölvunni þinni og meðfylgjandi disknum.
Öll skjalaskáp ætti að vera læst og haldið læst eftir vinnutíma (og læst á hádegi ef enginn áreiðanlegur er að nálgast).
Almennar öryggisráðstafanir fyrir rafræn skjöl fela í sér að taka afrit af skjölum reglulega og halda skjölum öryggisafrit einhvers staðar annað en sömu harða diskinn þar sem upprunaleg skjöl eru staðsett. Off-síða er best að gæta þess að hafa viðskipti gögn þín þurrka út af náttúruhamförum - enn aðra ástæðu hvers vegna skýið er tilvalið fyrir fyrirtæki .
Lítil fyrirtæki með samstarfsmenn eða starfsmenn sem deila sömu tölvukerfi geta einnig viljað takmarka aðgang notenda þannig að þeir geti aðeins notað eða séð suma af auðlindum netkerfisins. Til dæmis getur verið að þú sért með net eða ský hlutaskrá sem heitir "Bókhald" sem hefur aðgang að takmörkuðu eingöngu við stjórnun. Jafnvel þótt notandi hafi aðgang að vefsíðunni, svo sem umsókn, geta tiltekin skjöl verið varið með lykilorði. Innihald skjala er einnig hægt að dulrita, sem gerir þeim aðeins aðgengilegt þeim sem hafa nauðsynlega dulkóðunarlykil.
Starfsfólk þjófnaður er annar ógn við öryggi gagna. Lítil fyrirtæki með starfsmenn ættu að gera résumé reyndar að athuga og fá bakgrunnsskoðanir starfsmanna um stefnu.
Framkvæmd Skjal Stjórnun Kerfi
Þegar þú hefur búið til skjalastjórnunaráætlunina með því að svara spurningunum hér fyrir ofan ertu tilbúinn til að framkvæma það og tryggir að allt starfsfólkið þitt þekki upplýsingar um skjalastjórnunarkerfi fyrirtækisins og fylgir viðeigandi málsmeðferð við að búa til, geyma og sækja skjöl.
Þú verður einnig að vera viss um að allir sem opna og nota skjöl innan fyrirtækis þíns fylgja með, gera hluti eins og nafn og geyma skjöl á viðeigandi hátt. Skoðaðu reglulega til að prófa hvort hægt sé að finna tilteknar skrár og verja gegn misfiling.
Þú getur sett upp skjalastjórnunarkerfi á dag en innleiða það stöðugt með tímanum verður lykillinn að velgengni sinni. Verðlaunin eru mikla - að geta fundið það sem þú vilt finna þegar þú vilt það og hugarró.