Hvernig á að gera símtölin sem eru í símanum meira afkastamikill og taka minni tíma
En hvað ef við gætum bara hringt og talað við fólkið sem við viljum tala við, segðu hvað við viljum segja og fara áfram?
Ímyndaðu þér hversu miklu meira afkastamikill við gætum verið og hversu mikinn tíma þurfum við að gera aðra hluti.
Jæja, við getum - og allt sem það tekur er smá undirbúningur fyrirfram.
Tími Stjórnun Sími Ráð til útlanda
- Hvort sem þeir eru birgja , venjulegur viðskiptavinur eða verktakar , kalla margir af okkur sama fólkinu ítrekað. Hafðu samband við upplýsingar þínar uppfærð með tímabundnar upplýsingar svo að þú missir ekki tíma í að reyna að ná til fólks sem ekki er til staðar.
Til dæmis, ef þú veist að einstaklingur sem þú vilt ná að taka hádegismat frá 1 til 2:00 á hverjum degi, af hverju að sóa tíma mínum að reyna að hringja í hana á þessum tíma? - Forritaðu tölurnar fyrir þá sem þú hringir reglulega í símann þinn. Ég er undrandi af fólki sem gerir þetta ekki, þar sem tíminn sem þú vistar þegar þú ert ekki að skoða tölur og slá inn þá er jafn ótrúleg.
- Skipuleggja símtöl þín. Áður en þú hringir skaltu skrifa niður aðalmarkmið símtalanna og lykilatriðanna sem þú vilt ná. Þetta mun hjálpa þér að halda þér við þegar þú ert í símanum og tryggja að þú náir öllu sem þú vilt ná til, sparar tíma meðan á símtalinu stendur og forðast að þurfa að hringja aftur vegna þess að þú gleymdi eitthvað.
- Ef þú hringir í einhvern sem er sleginn inn í tengiliðagagnagrunninn þinn skaltu hafa allar upplýsingar um þann sem þú hringir fyrir framan þig þegar þú hringir. Hvort sem þú ert að nota skrifborð tölva, farsíma eða Rolodex, þetta er frábær minni hjálp meðan á símtali stendur. Að auki, ef þú þarft ekki að leita upp eitthvað eins og nafn eiginmann viðskiptavinarins, þá geturðu valið minnismiða meðan á símtali stendur og sparar enn meiri tíma.
- Auðvitað, ef þú vilt gera minnismiða meðan á símtali stendur (eða gerðu eitthvað annað á meðan þú talar í símanum) er gott talhólf eða heyrnartól nauðsynlegt. Að frelsa hendurnar getur frelsað mikinn tíma.
- Ef þú nærð svararvél eða talhólfi einhvers skaltu láta heilan skilaboð sem gefur talsímanúmerið þitt tvisvar og segir frá ástæðu þess að þú hringir . Til dæmis, "Þetta er Susan Ward á (símanúmer). Ég hringi til að ræða áætlun fyrir verkefnið þitt. Þú getur náð mér á (símanúmer) síðdegis."
Með því að gefa upp númerið þitt tvisvar gefur viðtakandinn skilaboðin miklu betra tækifæri til að fá það rétt og fá það skrifað niður án þess að endurspila skilaboðin. - Ekki gefast upp á talsímanum . Þegar þú ert að reyna að ná til einhvers og þú hefur ekki það er freistandi að hringja til baka - kannski á hálftíma! En ef þú hefur skilað rétta skilaboðum þarftu ekki að eyða tíma þínum í að fara eftir endurteknum skilaboðum (og fylla á svara símans eða talhólfsins). Gefðu manneskjunni sem þú hringir í hæfilegan tíma til að hringja til baka, svo sem til næsta viðskiptadags.
- Skipuleggðu símtölin þín og gerðu þau öll saman á einum tíma, ef hægt er. Flest okkar eru ekki svo góðir í fjölverkavinnslu og missa mikla framleiðni þegar við erum að snúa fram og til baka frá einu verkefni til annars. Svo ef þú hefur tugi símtöl til að gera á ákveðnum degi, er það skilvirkara að gera þau allt í eina klukkustund en að gera einn eða tvo, og þá gera þrjár símtöl klukkutíma síðar og aðra tvo 45 mínútur eftir það.
- Bókaðu símtölin þín, ef hægt er. Ef það er ekki að fara að vera fljótlegt að hringja þegar þú hringir í einhvern skaltu kynna þér, segja henni hvers vegna þú ert að hringja og spyrja hana hvort það sé þægilegt að tala eða ef hún vill frekar bóka tíma til að ræða það . Ræddu svo við að þú munt hringja í hana á þeim tíma. Þetta getur ekki aðeins vistað tíma á staðnum, heldur vistað tíma þegar þú hringir í manninn aftur vegna þess að þú munt bæði vera reiðubúinn til að ræða málið sem þú hringdi í upphaflega um.
- Ef að öllum líkindum er hægt að hringja símtölin í "forgangs tíma". Rannsóknir hafa sýnt að fleiri menn eru á skrifstofum sínum snemma að morgni og geta náðst á milli kl. 8 og 11