Til dæmis, hvað ef sjálfboðaliði hefur slys á meðan að þjóna með þér? Hvað gerist ef sjálfboðaliðið brýtur lögmálið eða særir einhvern annan? Stofnanir þínar gætu verið ábyrgir.
Hér eru fimm leiðir til að gera það ólíklegt að þú sért í vandræðum með sjálfboðaliða þína.
Sumir þessara kunna að vera íþyngjandi en taka tíma til að gera þau rétt og vernda bæði fyrirtæki þitt og sjálfboðaliða þína.
Þróa stefnu og verklagsreglur sjálfboðaliða
Hafðu samband við lögfræðing eða sjálfboðaliða til að tryggja að þetta sé fullnægjandi. Stefna ætti að stafa út sjálfboðaliða og takast á við málefni eins og mismunun, áreitni og aðra hugsanlega ólöglega hegðun.
Með því að beita bann við slæmri hegðun getur verið að fyrirtæki þínu sé varið gegn ábyrgð. Vertu viss um að einnig sé vernd fyrir sjálfboðaliðann frá misnotkun stofnunarinnar og starfsmanna hans.
Skrifaðu starfsheiti fyrir alla sjálfboðaliða
Vertu skýr um væntingar sjálfboðaliða og hvað hann eða hún getur og getur ekki gert. Stafa út hugsanlegan áhættu fyrir sjálfboðaliðann og biðja um undirritaða útgáfu af ábyrgð. Ítarlegur og nákvæm lýsing á vinnustað getur hjálpað til við að vernda fyrirtækið frá ábyrgð ef sjálfboðaliðinn fer út fyrir það sem hann eða hún er heimilt að gera.
Hér eru nokkur atriði sem má finna í starfslýsingu:
- tilgangur þinnar í hagnaðarskyni
- krafist þjálfun fyrir þessa stöðu
- þau störf sem búast má við sjálfboðaliðanum
- tíminn sem þarf til að gera verkefni
- staðurinn þar sem sjálfboðaliðið mun framkvæma verkið
Krefjast þess að sjálfboðaliðinn fylgi umsókn
Flest af þeim tíma greiðir það að krefjast umsóknar .
En stundum með hópverkefnum sem fela í sér "nautgripasamtal" fyrir sjálfboðaliða geturðu einfaldlega haft sjálfboðaliðana fylgt undanþágu sem lætur stofnunina af ábyrgð.
Flókið forritið fer eftir stöðu. Ef sjálfboðaliðinn er að vinna með viðkvæmum fólki eins og börnum eða öldruðum, ætti barnið að vera hærra. Fyrir menningarleg verkefni með litla áhættu fyrir neinn, væri styttri umsókn hentugur. Verið varkár að hafa mismunandi forrit fyrir mismunandi störf. Það er ekkert vit í að draga af sjálfboðaliðum með langan form ef það er ekki nauðsynlegt.
Hér eru nokkur atriði sem má finna í umsókn, ef við á:
- Persónulegar upplýsingar, svo sem heimilisfang, símanúmer, netfang, manneskja til að hafa samband við veikindi eða slys, ökuskírteini, sönnun á persónulegum tryggingum osfrv.
- Hæfni, þegar nauðsyn krefur í starfi, svo sem sérstökum hæfileikum eða námi.
- Tilvísanir sem geta staðfest fram á góða persónuskilríki umsækjanda eða vinnuumhverfi. Tilvísanir kunna að vera frá félagsaðili, annarri hagnaðarskyni þar sem umsækjandi hefur boðið banni eða vinnuveitanda.
- Skrifleg leyfi til að gera grunnskoðun, nauðsynlegt ef sjálfboðaliðar munu vinna með börnum eða öðrum áhættufólki
- Afsal í trúnaðarmálum þannig að þú getir safnað upplýsingum sem þú þarft og deilt á viðeigandi hátt.
Framkvæma rétta skimun
Verið varkár hér. Skimun er sérstaklega mikilvægt fyrir sjálfboðaliða sem kunna að vera í sambandi við viðkvæm fólk, eða sem þurfa að aka meðan þeir vinna sjálfboðaliða eða taka þátt í öðrum tegundum hættulegs vinnu.
Hins vegar framkvæma 31 prósent af almennum rekstri ekki sjálfboðaliða í samræmi við eina rannsókn. Hagsmunaaðilar telja oft að þeir geti lögreglu sjálfboðaliða sína sjálfir og vanrækt að framkvæma rétta bakgrunnsskoðun. En það getur leitt til þess að stofnunin sé ábyrgt fyrir ábyrgð. Hugsaðu um skimun sem hluti af öryggisaðferðum þínum og áhættustýringu.
Skoðun ætti alltaf að virða og vernda friðhelgi sjálfboðaliða eins mikið og mögulegt er. Fá skriflegt samþykki fyrir skimun áður en þú heldur áfram.
Einnig, skjár frá einum tíma til varúðar.
Skimun getur verið eins einfalt og persónulegt viðtal, eða getur verið:
- refsiverð bakgrunnur eftirlit
- akstursskrár og leyfi
- staðfesting vátrygginga
- skimun fyrir heilsufarsskilyrði eða að biðja um sönnun á ákveðnum bólusetningum
- staðfesta persónuskilríki eins og kennsluvottorð eða sérstaka hæfismat
Veita framúrskarandi þjálfun og stjórnun
Slepptu aldrei sjálfboðaliðanum laus án þess að fullnægjandi þjálfun sé til staðar . Sjálfboðaliðar þakka að vera þjálfaðir, svo að þeir vita hvað á að gera og hvenær. Lestu í hópum eða einn í einu. Þróa skrifleg efni sem sjálfboðaliðinn getur tekið með þeim og þjálfar á sértækum verkefnum sínum. Úthlutaðu sjálfboðaliðanum til starfsmanns til eftirlits.
Þjálfun getur falið í sér:
- Hegðunarreglur fyrirtækisins
- hvernig á að bregðast við þegar fulltrúi stofnunarinnar
- hvernig á að bera kennsl á og tilkynna misnotkun
- hvernig á að varðveita trúnað stofnunarinnar og fólkið sem það þjónar
- það sem þú býst sérstaklega við frá sjálfboðaliðanum
- hvernig á að tilkynna nein vandamál
- hver er ábyrgur og hvernig á að ná þeim
Að lokum, vera reiðubúinn að segja frá sjálfboðaliði ef þeir brjóta gegn reglunum, eru erfitt að komast í samband við, eru óáreiðanlegar eða eru misnotaðar á nokkurn hátt. Þróa skriflega málsmeðferð fyrir starfsfólk ef þeir þurfa að láta sjálfboðaliða fara.
Alltaf upplýsa sjálfboðaliða hvers vegna þú sleppir þeim og síðan skjalið uppsögnina, eins og þú myndir með greiddum starfsmanni. Að fylgja málsmeðferð, fylgja því og taka upp aðgerðina mun hjálpa þér ef sjálfboðaliðinn ákveður að leggja fram kvörtun hjá efstu stjórnendum eða reyna að koma aftur á móti þér á annan hátt.
Ekki gleyma að hafa stefnu fyrir starfsfólk þitt sem fjalla um hvernig þeir eiga að meðhöndla sjálfboðaliða. Lýsið hvaða áreitni er og hvernig á að forðast það. Settu upp grievance aðferð sem sjálfboðaliðar geta notað til að tilkynna misnotkun.
Sjálfboðaliðar vilja gera gott og þakka þegar fyrirtæki er tilbúið að vinna með þeim. Þeir vilja fá góða stefnu í stað og hafa rétt þjálfun og stjórnun. Gæsla sjálfboðaliða í kring krefst ekki aðeins þakklæti af þinni hálfu heldur einnig skipulögðu nálgun sem verndar bæði sjálfboðaliðum og hagnaði þínum.
Ráðlagðir auðlindir:
Sjálfboðaliðar: Jafnvægisáhætta og verðlaun (Nonprofits Insurance Alliance Group)
Sjálfboðaliðaskoðun - frá Energize, miðstöð sjálfboðaliðaþekkingar.