Vertu forstjóri
Flestir viðburðir eru sameiginleg átak milli nokkurra deilda, en í lok dags verður að vera einn leiðtogi til að hafa umsjón með öllu framleiðslu. Hver einstaklingur á liðinu ætti að einblína á sérgrein sína og skilja mikilvægi þeirra marka. Þekkja þig sem forystumaður frá upphafi verkefnisins. Útskýrið fyrir samstarfsfólk þitt mikilvægi upplýsingaflæðis og sýndu hvað gerist þegar samskiptareglur eru hunsaðar. Þar sem enginn vill vera ábyrgur fyrir að búa til mál, útskýra reglur um innri viðræður á fyrsta degi.
Skipuleggja nefndir
Markmiðið hér er að para starfsmenn sem bera ábyrgð á einhvern hátt. Til dæmis skal markaðsdeildin vera í sömu nefnd og hljóðfræðideild til að tryggja að öll grafík og lógó séu sýnd á réttan hátt. Að búa til teymi sem þarf að vinna saman að eilífu mun útrýma miklu af þeim óþarfa tölvupósti sem hafa tilhneigingu til að glatast í uppstokkuninni.
Veldu einn tengilið frá hverjum nefnd til að tilkynna þér aftur með nýlegri þróun.
Frestir
Staða frestur langt fyrirfram mun draga úr streitu fyrir alla sem taka þátt. Þú getur styrkt gildi frestanna með því að búa til flæðirit sem sýnir hvernig vinnu hvers nefndar er notuð til að koma öllu saman.
Starfsmenn svara almennt betur þegar þeir vita að aðrir deildir bíða eftir svari þeirra. Með því að miðla þessum upplýsingum er ferlið gagnsætt og leggur áherslu á ábyrgð án þess að nota neikvæðar aðgerðir.
Halda stjórnendum upplýst
Eitt af stærstu mistökum sem þú getur gert er að vinna á bak við tjöldin þar til þú ert tilbúinn að kynna hugmyndir fyrir framkvæmdastjóra þína. Sjaldan, ef nokkru sinni, verður þú að ganga inn á skrifstofu sína og fara án þess að þurfa að breyta einhverjum þáttum atburðarinnar. Vista þér þessa gremju með því að fylgjast með þeim með reglulegu millibili meðan á skipulagningu fer fram. Það er miklu auðveldara að gera breytingar í miðju verkefnisins í stað þess að hringja til baka í lokin.
Hafðu samband við söluaðilana þína
Annar virðist saklaus mistök sem getur átt sér stað er efri samskipti við seljendur . Það gerist þegar samstarfsmaður tekur frumkvæði að því að hafa samband við söluaðila beint til að deila áætlanagerðargögnum sem þú ert ekki meðvitaður um. Afleiðing þessara samtala getur haft mikil áhrif á hvernig atburðurinn kemur saman. Eina leiðin til að koma í veg fyrir þetta er að takmarka seljanda þína við að taka pantanir frá öðrum starfsmönnum. Þú gætir held að það hljóti að vera upphafið fyrst, en þú munt sofa miklu auðveldara að vita að allar upplýsingar flæðast í gegnum þig.
Fyrirbyggjandi uppfærslur
Að vera leiðandi skipuleggjandi fyrir viðburði krefst þess að þú miðlar eins mikið af upplýsingum og þú færð. Haltu aðalskipulagi skjal sem lýsir upplýsingum um atburðinn og sendu vikulega uppfærslur til allra nefndarmanna. Haltu samskiptum þínum stutt og til marks. Þú vilt alla að lesa minnispunkta í vikulegum tölvupóstuppfærslum þínum, en ef þú vinnur óendanlega þá munt þú fljótt missa athygli þeirra.
Að stjórna upplýsingaflæðinu af atburðum þínum krefst sömu málsmeðferðar og samskiptareglur. Hafðu alla meðvitaða um ábyrgð sína og deila mikilvægum uppfærslum með öllum þátttakendum. Mismunandi munurinn er sá að þú ert forstjóri verkefnisins. Hlutverk þitt er að stjórna öllum upplýsingum sem koma inn og þýða þær í sameiginlega framtíðarsýn sem uppfyllir þarfir hvers deildar.
Grunnurinn til að ná árangri er að tryggja að allar upplýsingar flæði í sömu átt.