Skráning er fyrsta viðfangsefnið við gestina þína og slétt innritunarferli heldur spennu stigum hátt og setur tóninn fyrir frábært viðburði. Á hliðarsvæðinu getur óhefðbundin og tímafrekt reynsla farið úr hópnum sem grumbling alla leið fram til atburðarinnar byrjar. Með svo mikið reið á skráningartöflunni viltu örugglega fá það rétt í fyrsta sinn. Fylgdu þessum gátlista af nauðsynlegum til að tryggja að þú byrjir vel.
Stærri er betra
Einföld stærðfræði segir okkur að stórir mannfjöldi muni þurfa meira mannafla ef þú vilt forðast löng línur. Ég mæli með einum aðstoðarmanni fyrir hvern hundrað gesti og einn floater fyrir hverja tvö hundruð gesti. Að því er varðar borð þarf að gera ráð fyrir tveimur starfsmönnum á átta feta borð og bæta við viðbótarborði við þessa útreikning fyrir vistir og vinnusvæði.
Vertu tengdur
Þú vilt ekki að keyra í gegnum sölurnar sem leita að innstungu eða nettengingu, svo vertu viss um að fá þessar línur til borðsins fyrirfram. Þú munt líka vilja koma með fartölvu, jafnvel þótt þú ætlar ekki að nota það. Online aðgangur getur komið sér vel ef þú þarft að athuga tölvupóst eða hjálpa glatað gestir að finna leið sína til og frá vettvangi. Síðast en ekki síst, athugaðu lýsingaraðstæðurnar. Ef gangurinn er svolítið lýst þá gætirðu viljað bæta við nokkrum skrifborði til að hjálpa við að lesa listana þína.
Ekki gleyma Office Supplies
Sérhver skipuleggjandi ætti að hafa meðhöndlunarkassa fyllt með nauðsynlegum skrifstofum eins og borði, skæri og úrval af merkjum.
Aðrar athyglisverðar hlutir í pakkalistanum eru tómt nafnatöflur, borðnúmer og áskilinn merki til notkunar eftir þörfum. Já, vettvangur þinn mun hafa aðgang að flestum þessum hlutum, en tíminn og gremju sem þú vistar með því að hafa þau við hliðina á þér er ómetanlegt.
Flýta svörum
Eitt af stærstu röskunum á "skráningarritinu þínu" verður barrage af einföldum spurningum sem koma frá bæði sjálfboðaliðum og mönnum.
Þú getur komið í veg fyrir þessar fyrirspurnir frá því að hægja á skráningarlínunni með því að setja upp hjálpartafla. Þú verður undrandi á hversu mikið skilvirkari innritunarborðið getur keyrt þegar þú hefur sérstaka manneskju sem svarar spurningum eins og "hvar er baðherbergi?"
Vertu opinn
Það er nauðsynlegt að halda að minnsta kosti einn mann á skráningartöflunni um atburðinn. Þú vilt ekki tiltölulega minniháttar vandamál að snjóbolti í eitthvað stærra vegna þess að enginn var í boði til að hjálpa. Þetta gerist venjulega þegar gestir þurfa að leita annars staðar þegar liðið þitt er ekki að finna. Það tekur aðeins eitt slæmt tímabundið baðherbergi brot að senda óþolinmóð viðtakanda burt í eldhúsinu til að biðja um salat án lauk!
Haltu vinum þínum nálægt
Það eru nokkur tengiliðsnúmer sem þú munt vilja fá vel áður en viðburðurinn byrjar. Í fyrsta lagi er farsímanúmerið fyrir vettvangsráðgjafa þinn. Það mun ekki vera tími til að hreinsa bygginguna þegar pappírshandklæði rennur út á baðherberginu, svo þessi tala er alger að verða. Annar góður fjöldi til að hafa fyrir matvælatengdum málefnum er sá sem veitir matvörur. Að lokum skaltu staðfesta bestu neyðarnúmer fyrir lögreglu og eldsvoða. Sum hótel hafa sitt eigið öryggisstarfsmann sem oft er besti snertingurinn í þessum aðstæðum.
Skráning töflur ættu að veita meira en bara velkomið tákn og nafn merki. Frá sjónarhóli gestanna eru þeir fulltrúi þjónustumiðstöðvarinnar fyrir viðburðinn þinn. En til þess að geta búið til þessa von, verður þú að vera tilbúinn. Eftir allt saman, ef gestir geta ekki gert það fyrirfram skráningu, þá mun restin af áætlanagerðinni þinni fara óséður.