Sem betur fer fyrir atburð skipuleggjendur, það eru fjölmargir verkfæri til að aðstoða við skráningu atburðar . Valin eru einföld vettvangur sem takast á við grunnatriði skráningar á atburði og þeim sem eru háþróaðir og bjóða upp á fjölhagnýta umsóknir. Sumar viðburðir skráning forrit vinna atburður greiðslur. Sumir veita einnig sjálfvirka endurgreiðslu ef skráning er hætt. Aðrar pakkar búa til nafnlausar merkimiðar. Viðburður skráning verkfæri geta einnig gert kleift að samþætta við ráðstefnu eða fyrirtæki vefsíðu auk tengja við félagslega fjölmiðla umhverfi þeirra .
Því miður, með svo margar möguleikar, getur ferlið við að velja atburðarskráningartólið fyrir fyrirtæki þitt verið yfirþyrmandi, að minnsta kosti. Hér er einfalt að fylgja fylgja til að velja atburðaskráningarverkfæri sem best þjóna atburðaráætlunarfyrirtækinu þínu.
Velja Event Registration Software: Hvar á að byrja?
Þegar þú velur atburðaskráningarverkfæri er best að byrja að ákvarða þarfir þínar og vilja.
Hugsaðu um forgangsröðun skráningar og atburðaráætlunarfyrirtækis. Spyrðu sjálfan þig þessar spurningar:
- Eru þarfir þínir einföld og þurfa aðeins að vinna með skráningar og greiðslur?
- Ertu að bjóða upp á marga fundi innan aðalviðburðarins sem krefst viðbótar skráningar?
- Þarft þú að hafa umsjón með hótelbókunum eða ferðalögum?
- Ert þú að styðja við vefsíðu ráðstefnu?
- Verður þú að gefa nafnmerki, samræma hljóð- og myndskoðanir eða hýsa sérstakar útdráttarferðir?
- Stjórnarðu fleiri en einum atburði samtímis?
- Er atburðurinn þinn árleg viðburður eða einn tími atburður?
Svörin við þessum spurningum munu hjálpa þér að finna hugbúnað fyrir atburðarskráningu sem best hentar þínum þörfum.
Event Registration Tools
Með svo margar ákvarðanir í skráningu hugbúnaðar er auðvelt að komast upp í áberandi eiginleikum og nýjustu verkfærin, óháð því hvort þau vinna fyrir viðburðinn þinn eða ef þeir munu jafnvel nýta sér. Vertu ekki tálbeita af nýjustu og mesta. Í staðinn er að búa til lista yfir þá eiginleika sem þú notar núna í skráningarferlið við skráningu og bæta við þeim sem þú vilt bæta við til að hagræða ferlinu. Sumar aðgerðir sem eru í boði eru eftirfarandi:
- Event Online Skráning
- Viðburður á staðnum skráningu
- Þátttakandi hópur skráning
- Móttaka sjálfs innritun
- Viðburður Greiðsla Vinnsla
- Dagsstjórnun og skýrslur
- Aðdáandi merkisköpun og stjórnun
- Skráning fyrir einstaka fundi
- Formsþróun
- Hótelherbergi stjórnun
- Markaðsstjórnun
- Félagsleg fjölmiðla
- Kannanir og viðbrögð við viðburði
Ekki eru allir viðburðir fyrir skráningu reglna kostnaðar
Margir skráningarverkfæri fyrir atburði bjóða upp á hefðbundnar aðgerðir á sanngjörnu verði, sem eru vel til þess fallnar við stjórnun augljósra atburða.
Þessar áætlanir innihalda grunn skráningarform sem hægt er að tengja við vefsvæðið þitt. Þeir geta safnað skráningarupplýsingum, þ.mt kreditkortaupplýsingum, til að skrá og vinna úr greiðslukortakostnaði. Að auki er hægt að taka saman eða flytja skráningarskrár nemenda. Það fer eftir því hvers konar viðburði þú ert að skipuleggja og tíðni atburða þessara einfalda verkfæraskúr getur verið gott með því að veita nákvæmlega það sem þú þarft án þess að vera bogged niður með alls konar aukahlutum sem ekki eru til notkunar fyrir þig.
Multi-faceted Event Registration Tools bjóða upp á auka getu
Ef viðhaldsáætlunin þín hefur þú skipulagt stórar ráðstefnur, þá geta skráningartól fyrir atburði sem bjóða upp á viðbótarstarfsemi utan grunnatriðanna verið það sem þú þarft. Lausnir fela í sér þá sem vinna við atburðaskráningu og sameina þá eiginleika með getu til að fylgjast með og tilkynna ýmsar upplýsingar um stærri og flóknari atburði.
Ef þátttakendur þátttakenda verða skráðir fyrir ráðstefnunni og síðan skráir sig fyrir tilteknar vinnustundir innan tiltekins fundar eru verkfæri til að virkja þessa aðgerð.
Sum hugbúnað mun leyfa vinnslu margra viðtakenda frá einum stofnun með einum greiðslu, auk þess að bjóða upp á mismunandi verðlagningu sem byggist á afslætti hóps eða snemma skráningargjalda. Ef þú þarft sérsniðnar skýrslur skaltu leita að viðburðaskráningarpakki sem mun sjálfkrafa búa til skýrslur með því að setja saman lista yfir mætingar sem byggjast á einstökum vinnustofum eða öðrum breytur sem þú velur. Ráðstefnur kalla venjulega á prentaðar nafnatöflur svo settu það á "verður að hafa" listann svo að hægt sé að búa til þetta sjálfkrafa sem hluti af skráningarferlinu og leita að til að endurspegla hvort þátttakandinn er skráður fyrir alla ráðstefnu, hluta vikunnar eða aðeins ákveðinn dagur.
Verkfæri til að samþætta skráningu
Fyrir þá atburði skipuleggjendur sem stunda fjölmargir viðburði getur verið að gagnrýna skráningarupplýsingar í núverandi gagnagrunni fyrir fyrirtæki þitt. Íhuga núverandi aðferðir til að bæta skrámendum inn í gagnagrunninn og bera kennsl á bætur. Mikilvægt er að hugsa um ýmsar leiðir til að hægt sé að samþætta þessar upplýsingar með fyrirliggjandi upplýsingum, svo sem einstaklingum sem hafa boðið eða gefið. Flestar skráningarforrit fyrir atburði veita getu til að flytja út gögn með höndunum. Hins vegar er þessi aðferð tímafrekt þar sem það krefst handvirkt að flytja upplýsingarnar inn í gagnagrunninn þinn aftur og aftur. Kannaðu pakka sem geta fullnægjað ekki aðeins kröfum varðandi skráningu skráningar og heldur einnig stuðningsþörfum þínum.
Taktu prófana áður en þú kaupir
Þegar þú hefur minnkað val þitt á skráningu hugbúnaðar, ákvarðu hvort þeir bjóða upp á ókeypis kynningartímabil. Það mun gefa þér tækifæri til að prófa ekki aðeins þá eiginleika en að sjá hvort það hefur virkni sem þú þarfnast og ef það er gott fyrir þig. Það er einnig tækifæri til að upplifa stig sín við þjónustu við viðskiptavini við að svara spurningum þínum eða vinna að því að leysa vandamál sem þú hefur.