Útgáfa þessara korta til starfsmanna þýðir að þeir geta gert tiltekin viðskipti fyrir hönd fyrirtækisins og síðar skrá allar kvittanir til aðal fjármálastjóra í lok hvers mánaðar. Sem fyrirtæki, í stað þess að gefa út reiðufé framfarir til allra starfsmanna, reynast sameiginlegur kreditkort að vera besti kosturinn þar sem þú munt ekki taka þátt í þræta um að gefa út peninga.
Hins vegar, áður en þú gefur út fyrirtækjakort, þarftu að setja varúðarráðstafanir á sínum stað. Án þess að gera það er möguleiki sumra starfsmanna að misnota viðskiptasjóði . Hættan á óleyfilegum kaupum eykst þegar fyrirtækjakort er í höndum þeirra og engar verndarráðstafanir eru til staðar. Til að stjórna þessum áhættu mun eftirfarandi stefna hjálpa:
Í byrjun, Stilla væntingar
Þegar kort eru gefin út er ráðlegt að setja og upplýsa alla starfsmenn um það sem búist er við þeim þegar um kortnotkun er að ræða. Þú þarft að koma á fót stefnu sem skýrt skýrir ábyrgð korthafa, hvers konar útgjöld skuli nota á kortin og hvers konar skjöl skuli leggja fram fyrir hvern kostnað.
Þetta er ein lykill sem hvert fyrirtæki ætti að setja á sinn stað til að draga úr því hvernig kortandinn notar kortið. Án þess að gera þetta mun fyrirtæki þitt eiga í sér auka kostnað sem aldrei var fjárhagsáætlun sem til lengri tíma litið eykur kostnað við rekstur fyrirtækisins.
Gakktu úr skugga um að kortaskráin sé rétt skilið
Eins og við vitum hafa flestir starfsmenn ekki lestrarmenningu. Þetta þýðir að ef þú réttir bara út fyrirtækjakort starfsmanna með lagalegum fínþrýstingi reglna án þess að taka þær í gegnum hvernig eða hvað er gert ráð fyrir varðandi kortnotkun þá mun það ekki hjálpa því að margir þeirra mega nota kortið án þess að lesa reglur.
Til að forðast framangreindar aðstæður er gott að skipuleggja fund með starfsmönnum og taka þau í gegnum stefnuna. Eftir þetta er gert, þá myndi það vera gott fyrir þá að viðurkenna skilning á stefnu skriflega. Þetta þýðir að ef starfsmaður fer á móti því sem stefnan segir skal gera viðeigandi ráðstafanir.
Vertu viss um að eyða
Stundum flestir starfsmenn hafa tilhneigingu til að fara í bága við reglurnar og endar að eyða meira en það sem lýst er í stefnunni. Með þessu í huga þínum er gott að halda nánar flipa á notkun kreditkorta fyrirtækisins . Forstöðumaður fjármálastjóri skal upplýsa leiðbeinendur í hverri deild um að þeir verði ábyrgir fyrir að hafa umsjón með starfsmönnum með kortum í deildinni.
Þetta mun á þann hátt draga úr misnotkun á kortum starfsmanna. Þegar starfsmaður veit að það er einhver vöktunarkostnaður, munu þeir óttast að taka þátt í neinum óheimilum kaupum sem ekki eru tilgreindar í stefnu.
Hafa verndarráðstafanir á sínum stað
Peningar eru efnahagslega auðlindir og þess vegna er það mjög af skornum skammti. Þetta þýðir að þegar starfsmaður misnotar heimildir fyrir notkun á kortum er byrðið flutt strax frá þeim til fyrirtækisins. Með þetta í huga er það í lagi að þú setjir útgjöld takmörk á hverju korti.
Þeir í stjórnunarstöðum gætu fengið hærri mörk miðað við þá sem eru í neðri röðum. Þessi ráðstöfun er ætlað að draga úr hættu á að gera óviðkomandi viðskipti. Útgjöldin sem takmarkast skulu aldrei vera hærri en ætti að koma fram í stefnu. Ef einhver starfsmenn fara yfir mörkin, skal aukafjárhæðin dregin úr launaskrá sinni ásamt refsingu.
Alltaf framkvæma ársmeðferð
Kreditkortaáætlun félagsins þarf að endurskoða ár eftir ár. Þetta er vegna þess að ákveðnar starfsmenn gætu hafa flutt frá einum deild til annars og þar sem hver deild hefur ákveðna útgjaldshlutfall þarf að fara yfir árlega endurskoðun áætlunarinnar.
Með því að gera það gerir einnig deildarstjórar kleift að gefa út nýjan útgjöldarmörk í samræmi við ábyrgð hvers starfsmanns. Ef starfsmaður vinnur í deild sem þarf ekki lengur sameiginlegt kreditkort, þá getur hann verið fjarlægður af áætluninni.
Auka skilvirkni með því að gera eftirfarandi uppfærslur
Það er gott fyrir þig að hafa einhvern sem er ekki hluti af fyrirtækinu þínu eða hvorki korthafa til að gera samantekt á viðskiptum fyrir hönd félagsins og senda þær til þín í lok hvers mánaðar. Megintilgangur þessarar tilnefnds einstaklingur verður að skrá nöfn starfsmanna sem ekki höfðu gefið tímanlega útskýringar og yfirlýsingar um notkun þeirra á kortinu.
Þetta er auðveld leið fyrir þig til að fylgjast með hvaða starfsmenn eru að fylgja kortastefnu og hverjir eru ekki. Eftir ákveðinn tíma gætir þú valið að svipa þeim svipuðum korthafa sem alltaf fara gegn stefnu heldur með því að taka spilin í burtu frá þeim tímabundið eða jafnvel varanlega.
Meta outliers
Mundu að starfsmaður útgefinn fyrirtækiskort ætti aðeins að nota á tilteknum hlutum sem eru gagnlegar fyrir fyrirtækið og ætti aldrei að nota við að kaupa persónulegar vörur nema í neyðartilvikum. Þannig er þörf á að fylgjast með öllum kostnaði sem starfsmaður notar á kortinu í lok hvers mánaðar.
Ef einn eða fleiri starfsmenn nota kortið á persónulegum hlutum, skal gera ítarlegt mat til að ákvarða hvort það stafaði af neyðartilvikum eða ekki. Ef það var ekki neyðarástand, þá ætti að taka ávísanir á korthafa. Hins vegar, ef það stafar af neyðartilvikum, verður að draga frá útgjöldum vegna launa korthafa án þverfaglegra aðgerða gegn þeim.
Skiptu áhættunni
Fyrirtækjakortastefnan þín ætti að tryggja að starfsmaður notandinn sé persónulega ábyrgur fyrir öllum greiðslukortaviðskiptum á eigin ábyrgð. Með slíkri stefnu í stað mun félagið aðeins þurfa að endurgreiða fé til einstakra korthafa í samræmi við fjárhæð samþykktra útgjalda.
Þetta er það sem við vísum til sem samnýtingu áhættu milli félagsins og starfsmanna. Þetta er góð leið til að takast á við starfsmenn sem hafa tilhneigingu til að kaupa persónulegar vörur sínar með því að nota kortið þar sem þau verða aðeins gefin upphæð sem samsvarar aðeins samþykktum kostnaði.