Ef fyrirtæki þitt hefur reikningsskilaáætlun er endurgreiðsla á tilteknum fyrirtækjakostnaði ekki skattskyldur fyrir starfsmanninn. Ef viðskiptareikningsáætlun þín er ekki í samræmi við innra eftirlitskröfur vegna ábyrgðaráætlunar eru þessar endurgreiðslur skattskyldir starfsmanni og álag á sambandsskattum og launum skatts verður að vera á þessum greiðslum.
Að auki verður þú sem vinnuveitandi að tilkynna þessi greiðslur á W -2 formi starfsmannsins.
Ábyrgðaráætlanir geta falið í sér endurgreiðslu fyrir fjölda mismunandi launakostnað starfsmanna, þar á meðal:
- Ferðakostnaður starfsmanns, þ.mt máltíðir og afþreying,
- Kaup á verkfærum og búnaði, og
- Starfsmenn heimakostnaðar.
Ábyrgðaráætlunin skal einnig fela í sér málsmeðferð þar sem starfsmenn þurfa að skila umfram endurgreiðslum (þeim sem eru hærri en leyfileg fjárhæðir) til vinnuveitanda. Ef vinnuveitandi setur upp og viðheldur reikningsskilaáætlun þarf ekki að meðhöndla launakostnað vegna skattskyldra tekna.
Leyfilegt áætlunarkröfur
Til þess að geta talist "ábyrgðaráætlun" af innstæðueigendasjóðnum skal fyrirkomulagið innihalda öll eftirfarandi:
- Kostnaðurinn verður að hafa viðskiptatengingu ; það er að þeir verða að hafa verið greiddir eða stofnað meðan þeir starfa sem starfsmaður.
- Starfsmaðurinn skal fullnægja reikningnum til vinnuveitandans á þessum kostnaði innan hæfilegs tíma. Þú verður að krefjast þess að starfsmenn veita þér nákvæmar upplýsingar um þessi gjöld, þar á meðal dagsetningu, tíma, stað, upphæð og viðskiptalegum tilgangi fyrir kostnaðinn.
- Þú verður að krefjast þess að starfsmaðurinn skili umfram endurgreiðslur innan hæfilegs og ákveðins tíma, allt eftir aðstæðum
Ef allir þrír þessir kröfur eru ekki uppfylltar, er áætlunin ákvörðuð af IRS ekki að vera ábyrgur og allar útgjöld sem starfsmaðurinn greiðir af fyrirtækinu þínu er skattskyldur fyrir starfsmanninn.
Umfram endurgreiðslur
Umfram endurgreiðsla er endurgreiðsla meiri en leyfilegt magn. Ef starfsmaður skilar ekki of miklu endurgreiðslum innan hæfilegs tíma, eru þessar umframhæðir skattskyldir starfsmanni. Algengasta aðstæðan væri að ræða þar sem þú gefur starfsmanni fyrirfram áður en hún fer í ferðalag og kostnaður hennar á ferðinni er minni en upphæðin.
Reasonable tími fyrir endurgreiðslu umfram endurgreiðslur er ákvarðað af IRS eins og til dæmis:
- Fyrirfram móttekið innan 30 daga frá kostnaði
- Starfsmaðurinn gefur fullnægjandi grein fyrir kostnaði innan 60 daga frá því að hann var greiddur eða stofnaður.
- Starfsmaður skilar umfram endurgreiðslu innan 120 daga frá því að hann var greiddur eða stofnaður.
- Starfsmaðurinn er gefinn yfirlýsingu (að minnsta kosti ársfjórðungslega) sem óskar eftir eða fullnægjandi bókhald fyrir framúrskarandi framfarir og starfsmaðurinn uppfyllir innan 120 daga frá því að hann fékk yfirlýsingu.
Sendi reikningsskyldan áætlun til IRS
Nei, það er engin krafa um að þú sendir skriflega áætlun til IRS. En þú ættir að geta sannað að þú hafir skilgreint kröfur þínar um endurgreiðslu starfsmanna vegna útgjalda. Þú þarft eitthvað skriflega til að sýna IRS að þú skiljir hvað reikningsskilaáætlun er og að þú rekur fyrirtæki þitt við kröfur.
Í fyrsta lagi þarftu að setja þessar kröfur skriflega, sem hluta af stefnu starfsmanns og verklagsreglur.
Í öðru lagi ættir þú að skrá öll viðskipti við starfsmenn vegna endurgreiðslu útgjalda, halda skrám til að sýna fram á að allar kröfur ábyrgðaráætlunarinnar séu fylgt.
Ábyrgðaráætlun áhrif og viðskipti skatta
Hvort þessi kostnaður er gerður innan reikningsskylds áætlunar hefur það ekki bein áhrif á getu þína til að draga frá þessum kostnaði við skattaframtal þitt. En þú verður samt að veita fullnægjandi skjöl til að sanna að þessi kostnaður hafi verið viðskiptatengd.
Til að endurgreiða ferðalög getur þú td dregið úr kostnaðinum á viðeigandi línu á skattframtali fyrirtækisins. Til dæmis, fyrir máltíðir og skemmtunarkostnað, notaðu línu 24b í áætlun C (fyrir eigendur eingöngu eða einnar meðlimir LLC.)