Það eru ýmsar mismunandi innkaupakort, sumir fela í sér eingöngu notkun samþykktra söluaðila fyrirtækja, en aðrir leyfa söluaðilum að nota.
Kaupin sem starfsmaður notar með innkaupaspjöld eru yfirleitt lítill og lág gildi. Mörg neikvæð viðbrögð við innkaupakortum eru sérstaklega miðaðar við misnotkun á kortinu af starfsmönnum. Hins vegar eru ávinningur af innkaupakerfum mun meiri en áhættan og kostnaðurinn sem felst í rekstri áætlunarinnar.
Kostir innkaupakorta
Ríkisstjórn Bandaríkjanna komst að þeirri niðurstöðu að kaupin undir 2500 $ nema aðeins 2 prósent af heildarútgjöldum hins opinbera, en gerðu grein fyrir 85 prósentum öllum kaupum. Þar sem stjórnsýslukostnaður þessara lítilla kaupa fór oft yfir raunverulegan dollaraútgjöld jukust notkun innkaupakorta í mörgum deildum ríkisstjórnarinnar. Eitt ríkisstofnun, viðskiptaráðuneytið, áætlaði að notkun innkaupakortsins bjargaði þeim yfir 22 milljónir Bandaríkjadala á ári á stjórnsýslukostnaði og minnkun á innkaupum vinnslutíma.
Notkun spilanna hefur gert kaupdeildum kleift að einbeita viðleitni sinni í 15 prósent af heildarútgjöldum til innkaupa sem svarar til 98 prósent af heildarútgjöldum.
Framkvæmd innra eftirlits
Misnotkun á innkaupakorti er yfirsagnir en oft eru þessar misnotkun, einkum í ríkisstjórnum deildum, yfirleitt háir dollaraverðmæti, en oft er minna en helmingur einn prósent af heildarútgjöldum.
Hins vegar er misnotkun á sér stað en það er hægt að stjórna með því að innleiða viðeigandi innra eftirlit til að draga úr úrgangi og misnotkun.
Sterk stjórnunarstefnu er lykilatriði fyrir farsælan innkaupakort. Stjórnendur ættu greinilega að skilgreina hvað leyfileg notkun fyrir kortið er og skilgreina og leggja álag sitt fyrir greiðslu vanskila, svik og misnotkun. Að sjálfsögðu þarf að koma á bak við skrifstofuaðferðir og úrræði til að framkvæma eftirlitið. Ef það eru ekki nóg úrræði til að fylgjast með og takast á við misnotkun á innkaupakorti, þá mun misnotkunin halda áfram og aukast þar sem skorturinn á skuldbindingum í forritinu sést af notendum sínum.
Hver fær kort?
Annað sem neikvætt er í innkaupakortum er að fyrirtæki telji þurfa að gefa kort til allra þeirra starfsmanna sem kaupa. Þetta er ekki raunin; að gefa út innkaupakort er veitt traust. Fyrirtæki verður að geta treyst notandanum á kortinu þar sem þeir eru í raun að eyða peningum félagsins . Það ætti að vera samþykkisferli þar sem starfsmenn verða að vera valin, endurskoðuð og samþykkt. Ef starfsmaður hefur slæmt inneign þá ættirðu að fá fyrirtæki innkaupakort?
Innheimta mörk
Eins og allir kreditkort ætti að vera lánshæfismat fyrir notandann.
Kreditkortafyrirtæki gefa korthafa takmörk á grundvelli hæfileika þeirra til að greiða. Fyrir innkaupakort eigendur, fyrirtæki ættu að gefa korthöfum útgjöld takmörk sem er viðeigandi fyrir stöðu sína og líklega útgjöld þeirra. Til dæmis þarf aðeins starfsmaður sem upplýsingaþjónn að kaupa prentara blek og lítil jaðartæki sem geta aðeins verið nokkrir hundruð dollara á ári. Úthlutunarmörk fyrir þennan starfsmann ættu að endurspegla þetta og ekki fá útgjöld til útgjalda 2500 $ sem kann að vera veitt öllum starfsmönnum IT. Úthlutunargjöld skulu endurskoðuð með reglulegu millibili þannig að viðeigandi starfsmenn fái það miðað við raunverulegt útgjöld.