Í ljósi þess að Taste of Chicago byrjaði fyrst árið 1980, hafa skipuleggjendur fyrir smekkinn mikla reynslu af að skipuleggja samfélagsmat hátíð. Skrifstofa sérstakra atburða borgarstjóra stjórnar áætluninni og hefur umsjón með áætlanagerð og framkvæmd. Stjórnendur hans bjóða upp á eftirfarandi ráð fyrir þá sem kunna að búa til svipaða hátíð í fyrsta sinn eða auka forritunarmál fyrir núverandi hátíð.
01 - Ábendingar um hátíðardómstól
Framkvæmdastjóri er sá sem stjórnar hinum ýmsu hátíðarþætti. Mary Slowik, framkvæmdastjóri Taste of Chicago, býður upp á eftirfarandi tillögur:
- Þekkja áhorfendur og ákveðið hvort þeir vilja hátíð.
- Ef svipað forrit er fyrir hendi, forðist tvíverknað.
- Fáðu innkaup þar sem þú vilt halda viðburðinn.
- Varða forritun fyrir almenna áheyrnarviðburð.
- Gakktu úr skugga um að plássið geti móts við mannfjöldann.
- Gakktu úr skugga um að seljendur geti séð umboðsmenn bindi.
- Búðu til fjárhagsáætlun og fáðu tilboð frá virtur fyrirtæki.
- Ef þetta er í fyrsta skipti sem þú ætlar að skipuleggja atburðinn skaltu ráða utanaðkomandi háttsölustaðanda.
02 - Hátíðarsviðsráðgjafar Ábendingar
Rekstrarstjóri hefur umsjón með undirbúningi, vinnustað og framleiðslu, viðburðarstuðningi og öryggi. John Truck, rekstrarstjóri fyrir Taste of Chicago undanfarin 19 ár, ráðleggur eftirfarandi:
- Hátíðir þurfa að vinna með fólki, svo vertu reiðubúinn til að vera dynamic og fljótandi.
- Meira viss um að þú fáir góða búnað á góðu verði.
- Gakktu úr skugga um að þú leigir uppbyggðan sölustöð og vinnupalla.
- Fáðu tilboð og athugaðu sögu allra söluaðila, þ.mt tilvísanir.
- Haltu stöðlum hátt og vertu viss um að allt sé undir stjórn.
- Mæta með söluaðilum daglega á dagskránni til að stjórna vinnuspili.
- Vertu satt við orð þín og söluaðilar, flytjendur og matur fólk mun koma aftur og vinna með þér.
03 - Ábendingar um styrktarstefnu stjórnenda
Stuðningsstjóri er sá sem vinnur að því að fá markaðs dollara til að styðja við viðburðinn. Christine Jacob, stuðningsstjóri fyrir Taste, býður upp á eftirfarandi ráð:
- Rannsakaðu sambærilegar viðburði annars staðar og endurtaka árangur þeirra.
- Markmið styrktaraðila til að bjóða upp á peninga, vöru og auglýsingar gildi.
- Búðu til kynningartilburðarflokk.
- Búðu til helstu kostunarkóða (þ.e. sjálfvirkt, fjárhagslegt, drykkur, fjölmiðla osfrv.).
- Búðu til styrktarflokkar fyrir hvern forritunarsvæðin.
- Ekki leyfa styrktaraðilum að reika á staðnum meðan á viðburði stendur.
- Tilgreindu kröfuhafa kröfur snemma eins og rafmagn, vatn osfrv. Og tilkynna rekstrarhópnum til að ákvarða bestu staði.
04 - Festival Tónleikar / Talent Management Ábendingar
The hæfileikastjóri er sá sem semja um að koma flytjendum á hátíð. Jenenne Brown Mosely, hæfileikastjóri fyrir Taste of Chicago, býður upp á eftirfarandi ráð:
- Vita kostnaðarhámarkið þitt: stórt nafn listamenn geta verið á milli $ 500.000 og $ 1 milljón í 60-90 mínútur.
- Ekki fara yfir á einn listamann fyrir marga daga atburði.
- Vinna náið með fjölmiðla styrktaraðilanum þínum til að hjálpa móti kostnaði.
- Samningaviðræður við listamenn sem kunna að vera á svæðinu í kringum viðburðinn þinn.
- Láttu hæfileikina vita ef þú býður upp á tónleika sína sem ókeypis sýningu (getur dregið úr gjaldi).
- Samstarf við styrktaraðila, svo sem flugfélög og hótel, til að vega upp á móti kostnaði við listamenn.
- Öruggt frábært nafn fyrir opnun, miðju og síðasta daga.
05 - Ábendingar um markaðsstjórnun á hátíðinni
Markaðsstjóri er sá sem stjórnar öllum samskiptum sem tengjast hátíð. Cindy Gatziolis, markaðsstjóri Taste, bendir á eftirfarandi:
- Media samstarfsaðilar munu hjálpa þér að draga úr þörf þinni á auglýsingakostnaði.
- Fella hátíð inn í núverandi auglýsingar, almannatengsl og markaðsherferðir.
- Viðburðarbækling Prentun framleiðslutími mun hjálpa keyra hátíðarhátíðardaga.
- Búðu til einstök fréttatilkynningar á öllum framleiðsluhlutum fyrir hátíðina.