Málþingið er kannski algengasta atburðurinn sem skipuleggjendur skipuleggja. Og flestir námskeið eru áætlaðir annaðhvort sem ½ dag eða full dagur. Fyrir þá sem hafa áhuga á að búa til tékklistann til að skipuleggja málstofu , býður upp á eftirfarandi uppbyggingu á háu stigi til að skipuleggja og framkvæma málstofu.
Og fyrir þá sem eru að skipuleggja fjölþing eða fjölþing ráðstefnu, íhuga að taka svipaða nálgun. Hins vegar mun eftirlitslisti námskrárinnar einfaldlega vera lengur.
01 - Staðfestu tilgangi viðburðarins
- Hver er áhorfandinn?
- Hvað er málið fyrir námskeiðið?
- Hvar ætti að vera staðsettur?
- Afhverju mun fólk sækja?
- Hver er dagskrá fundarins?
02 - Skoðaðu leiðbeiningarnar um Apex Event Specifications
Ráðstefna ráðherranefndarinnar hefur sett upp verkfæri sem ætti að líta á sem frábær uppspretta bestu starfsvenja sem mun hjálpa viðburðinum eða fundaráætluninni að halda utan um upplýsingar um skipulagningu atburða. Með ókeypis niðurhal verkfæri, það mun hjálpa allir atburður skipuleggjandi til að búa til lista yfir viðeigandi upplýsingar. Þetta felur í sér, en takmarkast ekki við:
- Viðburðaskrá (dagsetning, tímar, staðsetning, tengiliðir osfrv.)
- Upplýsingar um viðburðarmann / hýsingu
- Upplýsingar um söluaðila
- Þátttakandi upplýsingar
- Pláss þarf
- Matur og drykkur
- A / V kröfur
- Virka / herbergjaskipulag
03 - Búðu til viðburðarpróf
Þegar skipuleggjandi hefur nokkrar af helstu spurningum um viðburðinn sem um ræðir, er kominn tími til að kanna mögulega vettvangi fyrir fundinn. Mikilvægt er að vinna náið með viðburðarfyrirtækinu / gestgjafanum til að ákvarða tegund af vettvangi og þar sem málstofan kann að vera hentugur fyrir bæði skipuleggjanda og gesti (listinn yfir hugmyndir getur verið endalaus):
- Staðbundið hótel
- Staðbundin ráðstefnuaðstaða
- Einka veitingastaður pláss
- Einkaklúbbur / listasafn
04 - Yfirlit um málstofa og þörf fyrir staðsetningaráætlanir.
Flestir staðir eru ánægðir með að leggja mat á hugsanlega málstofu. Veisluþjónusta eða söluaðili verður að fá eftirfarandi BEO upplýsingar:
- Möguleg dagsetning (s) fyrir viðburðinn
- Fjöldi þátttakenda
- Stíll uppsetningar herbergi (kennslustofa, u-form, osfrv)
- Tími af the atburður (reikningur fyrir uppsetningu / rífa niður)
- Matur og drykkur kröfur
- A / V þarfir (þ.mt skjár, myndatökur osfrv.)
- Herbergi skipulag
Ábending: Leigðu A / V tæknimaður til að vera tileinkað atburði þínum frá hótelinu.
05 - Staðfesta og / eða þróa dagskrá
Það er mikilvægt fyrir skipuleggjanda að vinna náið með viðburðarfyrirtækinu / gestgjafi vegna þess að dagskrá dagskrárinnar mun oft breytast frá upphaflegu samtali þar til raunverulegur dagur atburðarinnar. Skipuleggjandi verður að vera tilbúinn til að stilla áætlunina og vinna náið með vettvangi til að ganga úr skugga um að allt hljóti vel.
06 - Staðfesta BEO samninginn
Þegar skipuleggjandi þekkir markvisst fjölda mæta og skipulagningarskrafna fyrir námskeiðið, ætti hann eða hún að tryggja atburðarásina og tengda kröfur. Flestir samningar ættu að leyfa skipuleggjanda tækifæri til að draga úr / auka mat- og drykkjarskilyrði allt að ákveðnum fjölda daga fyrir atburðinn. Hins vegar munu mörg samningar hylja hversu mikið þau muni leyfa hópi að draga úr magni, svo metið vel.
07 - Búðu til viðburðasamskipti og efni
Þetta er atriði sem sumir skipuleggjendur geta tekið þátt í, á meðan aðrir geta ekki. Í aðalatriðum munu sumar fundaráætlanir bera ábyrgð á eftirfarandi:
- Búa til viðburði boð
- Prentun dagskrá og annað efni
- Tryggja mæta gjafir / rifles
- Framleiðandi nafnmerki
- Sendingarviðburður og birtingar
08 - Vinna náið með Event Host til að ljúka flutningum
Fyrir atburðinn eru nokkrar mikilvægar skref sem fundaráætlun lýkur fyrir atburðinn. Þetta felur í sér staðfestingu á eftirfarandi:
- Hátalarar í viðburði
- Viðburður A / V kröfur
- Viðburður á viðburði
- Host hlutverk og ábyrgð
- Viðburðargögn þarf (skoðaðu margar sinnum)
09 - Event uppsetning
Gakktu úr skugga um að leyfa tíma í áætluninni BÓK fyrir skipulag atburða og ráðlagt er að koma u.þ.b. tveimur klukkustundum fyrir atburðinn.
Ábending: Ef námskeiðið er áætlað að morgni skaltu spyrja sölustaðinn til að leyfa hópnum að setja upp kvöldið áður (en ekki láta neitt dýrmætt á opinberum vefsvæðum).
Öll viðburðarefni, handouts, merki, sýna, gjafir, skráningartöflur , nafnmerki og fleira verða að vera tilbúin fyrir viðburðinn.
Viðvörun: Hátalarar breyta stundum glærum um nóttina áður og veita nýjar kynningar sem þurfa að vera bætt við aflstöð 10 mínútum fyrir atburðinn.
10 - Viðburður Framkvæmd
Eftir að þú hefur undirbúið það er kominn tími fyrir málþingið. Búast við eftirfarandi:
- Sumir mæta munu alltaf koma snemma.
- Sumir mæta munu alltaf koma seint.
- Það er oft einhvers konar tæknileg galli.