Sendt frá skrifborði (setja inn nafn)
Frá tími til tími mun ég fá tölvupóst frá lögfræðingi sem sendir út tölvupóst í nafni skrifborðar hans. Hér eru nokkur vandamál með þessa nálgun í tölvupósti.
Í fyrsta lagi birtir vísitölur innhólfs flestra tölvupóstkerfa ekki nafn sem er lengi. Flestir munu aðeins sjá hluta af "frá skrifborði," og kannski nokkur bréf af fornafn viðkomandi. Meira um vert, það virðist kjánalegt og dálítið pretentious. Skrifborð sendir ekki tölvupóst. Ef lögmaður er að fara að senda út tölvupóst, þá ætti hann að vera í hans eða nafni sínu.
Ímyndaáhrif
Sumir lögfræðingar elska að verða skapandi með útliti tölvupóstsins. Um daginn sá ég undirskriftarmann lögfræðings og í smá stund hélt ég að ég væri með sjónskerpu. Birtist að þoka bréfin væru vísvitandi. Sérstakar áhrif geta verið skemmtilegir, en allt sem gerir orðin erfitt að lesa er slæm hugmynd. Sérstaklega ef það er erfitt að lesa er lögfræðingur nafn og netfang.
Jafnvel verri en tæknibrellur á bókstöfum er þegar lögfræðingar ringulreiðar tölvupóstinn sinn með listaverkum eða ímynda sér grafík. Þetta gerir skilaboðin hægari til að hlaða niður, hægari til að opna, og meira þræta að lesa.
Markmið tölvupósts er að miðla upplýsingum, ekki listrænum kunnáttu. Hafðu það einfalt.
Ekkert undirskriftarspjald
Það er ekki erfitt að setja upp sjálfvirka undirskriftarblokk í flestum tölvupóstkerfum. Það þarf ekki að vera flókið og skoðanir eru mismunandi eftir því hve mikið af upplýsingum er að finna í undirskriftarblokki. Sumir lögfræðingar snúa við fótbolta í tölvupósti í smáauglýsingum sem fara út í öllum tölvupósti, en aðrir taka mjög lægstur nálgun með bara nafninu sínu og netfanginu eða símanúmerinu.
Flestir setja einhvers konar tilkynningar um persónuvernd eða lagaleg fyrirvari neðst á síðunni. Öll þessi eru ásættanlegar notkunarstöðvar í tölvupósti. Það sem ekki er viðunandi er að senda út tölvupóst sem ekki þekkja sendandann. Móttakandi tölvupósts þarf ekki að giska á hver sendi tölvupóstinn. Lögfræðingar ættu greinilega að bera kennsl á sig í öllum samskiptum sem þeir senda út, og ef lögfræðingur er klár í tölvupósti mun einnig innihalda persónuverndarboð.
Skrifa tölvupóst meðan reiður
Einn af ávinningi af gömlu kerfinu að senda bréf til fólks var að það var innbyggt "kælingu" tímabil á milli þegar bréf væri skrifað og þegar það myndi í raun fara út til viðtakanda. Ef lögmaðurinn skrifaði bréfið sjálfur, þá myndi það enn frekar sitja við borð í nokkrar klukkustundir áður en hann fór á pósthúsið. Ef það var ráðist, þegar ritari lauk að slá það upp gæti lögfræðingurinn fengið yfir því sem gerði hann svo reiður í fyrsta sæti.
Þessi vernd er ekki til í tölvupósti. Með tölvupósti getur lögfræðingurinn slökkt á reiði í kjölfar sekúndna af því sem reyndist reiði. 99,99% af þeim tíma sem þetta verður slæm hugmynd. Enginn telur bjartast þegar hann er reiður. Fara gera eitthvað annað, og komdu aftur til ofsóknarvandamál síðar þegar einhver reiði hefur runnið út.
Það gæti skipt á milli að halda eða tapa viðskiptavinum, vinum og peningum.
Gerir ekki tímabundnar svör
Sumir lögfræðingar telja að gömlu "5 daga reglan" til að bregðast við viðskiptaskrifstofu gildir einnig um tölvupóst. Það gerir það ekki. Sama hversu óþægilegt það kann að vera, raunin er sú að fólk búist við hraðari svörum við tölvupósti en þeir gera í bréfi sem send er í póstinum. Ef viðskiptavinur eða annar lögfræðingur sendir tölvupóst skaltu reyna að svara innan 24 klukkustunda ef það er mögulegt. Ef það er flókið mál sem ekki er hægt að fá rétta athygli í augnablikinu, sendu að minnsta kosti staðfestingar og láta viðkomandi vita hvenær á að búast við svari. Flestir viðskiptavinir munu þakka vinalegum skilaboðum sem segir að tölvupósturinn hafi verið móttekin og verður svarað í náinni framtíð. Í ljósi þagnar er viðskiptavinurinn eftir að spá fyrir um hvort lögfræðingurinn hafi jafnvel fengið tölvupóstinn, hvort svar sé á leiðinni eða hvort áhyggjuefni viðskiptavinarins einfaldlega sé hunsuð.
Rangt viðtakandi í Til reitinn
Eitt af því sem er frábært við sjálfvirka aðgerðina á tölvupóstkerfum er að það leyfir lögfræðingum að finna netföng viðskiptavina sinna eða samstarfsaðila hraðar. Eitt af áhættunum við sjálfvirka aðgerðina er að lögfræðingur sem er ekki varkár gæti sent tölvupóst til röngra aðila. Í sumum tilvikum gæti þetta ekki verið meira en minniháttar vandræði, en í sumum tilfellum gæti það valdið faglegri vanrækslu. Ekki senda tilviljun tölvupóst með trúnaðarmálum viðskiptamanna til andstæðinga eða jafnvel öðrum viðskiptavinum.
Notaðu "Svara allt" valkostinn.
Andstæðar ráðgjafar senda tölvupóst til þín með tillögu eða staðhæfa stöðu sína í málinu. Þú sendir tölvupóstinn til annarra lögmanna í fyrirtækinu þínu sem er að ræða til að ræða það. Fljótlega er "svara öllum" hnappurinn notaður frjálslega, þar sem enginn tekur eftir því að andstæðar ráðgjöf er að afrita á innri umræðu hjá fyrirtækinu þínu. Það gerist. Ef þú vilt senda tölvupóst til umræðu skaltu fjarlægja upplýsingar sendanda áður en þú sendir það. Og þegar þú notar þessi Svara öllum valkosti skaltu athuga hvert netfang í viðtakanda listanum áður en þú smellir á sendingu.
8. Sloppy efnislínur. Mundu að eitthvað sem sent er til annars lögfræðings í tölvupósti gæti verið sent til annarra. Hugsaðu um tvisvar áður en þú notar efnislínur eins og "hugsjón viðskiptavinur minn" eða "heimskur dómari". Einn veit aldrei hvar afrit af þessum tölvupósti gæti lent. Einnig skaltu ekki láta efnislínur eyða, því það getur valdið því að annar lögfræðingur muni ekki taka eftir því að það er tölvupóstur um mál þitt. Einföld efni lína "Parkerson tilfelli" eða "Smith fyrirhugaða samkomulag" eða hvað titill er viðeigandi fyrir innihald tölvupóstsins virkar best.
Og meðan "skurðgoðandi viðskiptavinur" kann að vera nákvæm lýsing á innihaldi tölvupóstsins, þá er það lélegt val fyrir efnislínuna.
9. Horfðu á tóninn þinn - og ekki ruglaðu einhvers annars. Þegar fólk talar við hvert annað augliti til auglitis eru andlitsmyndir og raddmerki venjulega ætlun mannsins skýr. Í símtölum er rödd einstaklingsins venjulega nóg til að geta sagt frá hvenær einhver er sarkastískur, grínastur eða alvarlegur. En í tölvupósti er það hættulega auðvelt að algjörlega misskilja ætlun mannsins. Fjölmargir vinir hafa verið skemmdir af einum einstaklingi sem villi að hafa aðra fyrirmæli í yfirlýsingu í tölvupósti. Og með lögfræðingum sem notaðir eru til að rífast við hvert annað, er það auðvelt fyrir dómsmálaráðherra að vera fljótir að gera ráð fyrir að hinn annarinn sé fjandsamlegur eða dónalegur.
Eins og fjallað er um í "Skrifa tölvupóst meðan reiður" skaltu taka nokkrar mínútur til að kæla sig áður en þú sendir svar á netfangi þessarar skífu.
Eftir klukkutíma framhjá getur þú orðið ljóst að þú misstir það alveg í fyrsta sæti. Ekki hafa svör við svörum við yfirlýsingar sem gerðar eru í tölvupósti og ekki slökkva á svari fyrr en að hugsa um hvort það sé mögulegt að sendandinn hafi aðra ásetning en upphaflega birtist. Ef það virðist sem yfirlýsing sé hægt að lesa á fleiri en einum vegi, og einn af þessum leiðum er ekki móðgandi, reyndu að gefa sendandanum kost á vafa áður en hann skorar höfuðið með banvænu bréfinu.
Eru önnur lögfræðingur mistök í tölvupósti sem ætti að hafa gert Top 10 listann? Segðu okkur frá því í spjallinu.