Hvað þarf fyrirtækið þitt af litlum viðskiptum bókhald hugbúnaður?
Bókhald hugbúnaður er nauðsynlegt fyrir öll lítil fyrirtæki til að halda utan um tekjur, gjöld, upplýsingar viðskiptavina og önnur fjárhagsleg gögn. Það er líka frábært tæki til ákvarðanatöku þar sem tímabær skýrslur og greiðslumiðlunargögn sem fylgja flestum bókhaldsforritum gefa fyrirtækinu eigendum tækifæri til að stíga til baka og hafa heildar skilning á fjármálum fyrirtækisins. En í sjó af forritum og hugbúnaðar vörumerkjum, hvernig velurðu rétt bókhald hugbúnaður fyrir lítil fyrirtæki þitt?
Hvað þarf að íhuga áður en þú kaupir bókhaldsvél
Þar sem bókhald hugbúnaður er mikilvægt fyrir lítil fyrirtæki þitt, það er mikilvægt að ganga úr skugga um að þú gerir nokkrar rannsóknir áður en þú kaupir tiltekna tegund fjármálastjórnun eða bókhald hugbúnaður. Með því að skoða nánar þarfir fyrirtækis þíns leyfir þér að meta daglegan virkni sem þú þarft. Hér fyrir neðan eru bara nokkrar af þeim hlutum sem þarf að gera og hafðu í huga áður en þú skuldbindur þig til að kaupa bókhaldsmiðlun.
Gera þarf greiningu
Áður en þú ákveður tiltekna bókhaldskerfi ættir þú að gera þarfir greiningu til að meta eiginleika, aðgerðir og skýrslur sem þú þarft forritið til að gera. Taktu þér tíma til að hugsa um hvaða bókhaldsaðgerðir eru mikilvægar fyrir fyrirtæki þitt svo að þú getir valið forrit sem getur séð þau með skilvirkum hætti. Allar skýrslur sem þú þarft til að búa til eftirlit sem þú þarft eða samþættingu sem þú vilt með forritum þriðja aðila ætti að vera skráð.
Þessi þörfargreining verður grundvöllur sem þú byrjar valferlið.
Lesa Bókhald Hugbúnaður Rifja upp
Að lesa aðrar umsagnir viðskiptavina vörunnar mun gefa þér betri hugmynd um hvað þú kaupir. Margir vefsíður neytenda eins og Amazon, hafa ótal umsagnir sem fjalla um notagildi, skýrslugerð, stuðning, stýrikerfi eindrægni og verð.
Finndu það sem hentar þínum þörfum
Flestir smáfyrirtæki geta notað lítið fyrirtæki bókhald hugbúnaður eins og QuickBooks beint út-af-the-kassi. Flestir framleiðendur setja upp skýrslugerð og sniðmát svo þú getur auðveldlega búið til nánast hvaða skýrslu sem þú þarft. Hins vegar gætir þú fundið að þú þurfir iðnaðarsértæk hugbúnað, svo sem rekstrarhugbúnaðarhugbúnað , byggingarbókhaldshugbúnað eða bókunarhugbúnaðar til að mæta einstökum bókhalds- og skýrslugerðarkröfur iðnaðarins.
Taka skal tillit til notkunar
Þú eða starfsfólk þitt verður að læra að nota bókhald hugbúnaðinn sem þú kaupir. Líklegt er að þú munir hafa veltu í starfsfólki í gegnum árin. Þess vegna ættir þú að íhuga að velja bókhald hugbúnaður pakki sem ekki aðeins uppfyllir þarfir þínar en auðvelt er að læra gefið tíma og úrræði sem þú getur skuldbundið sig til að þjálfa starfsmenn um hvernig á að nota hugbúnaðinn. Ef þú hefur fáeinir úrræði til að fá starfsmenn til að hlaupa á forritinu þegar það er velta, þá getur þú valið einfalt, auðvelt í notkun bókhald hugbúnaður eins og QuickBooks eða Peachtree getur verið leiðin til að fara fyrir lítil fyrirtæki þitt. Þó að það geti verið betri bókhaldsforrit á markaðnum, mun lítil fyrirtæki þitt ekki sjá ávinning af þessum forritum ef starfsfólkið þitt veit ekki hvernig á að nota þau rétt.
Hugsaðu um stuðning
Þú þarft að ákveða hvaða tegund af stuðningi sem þú vilt þurfa til að hjálpa þér að nota vöruna. Flestir söluaðilar bjóða upp á fullt úrval af hjálparmöguleikum í boði fyrir þig - tölvupóst, síma og á netinu stuðning. Sumir framleiðendur bjóða upp á ókeypis aðstoð ef þú kaupir forritið, en flestir munu bjóða upp á tæknilega aðstoðarsamninga sem þú getur keypt auk bókhaldshugbúnaðarins. Þú ættir að lesa hvaða umræður um aðra notendur upplifa með þjónustudeild frá hugbúnaðaraðilanum sem þú velur vegna þess að þau eru ekki öll búin til jafn. Vissar söluaðilar á bókhaldsþjónustu veita fullnægjandi stuðning, en aðrir gera það ekki.
Íhuga sveigjanleika
Hversu mikið vöxtur býst við að fyrirtæki þitt vaxi yfir skammt til miðlungs tíma? Eftir að þú gerir áætlanir þínar um vöxt fyrirtækis þíns, þá viltu þá sjá hvernig sveigjanlegan þú þarft bókhald hugbúnaður program þarf að vera til að mæta þessum vexti.
Þarftu bókhald hugbúnaður til að keyra á fartölvur og skjáborð eða farsíma líka? Þarftu bókhald hugbúnaður sem er fær um að keyra á netinu? Hversu dýrt er það að bæta við fleiri notendum við bókhaldstækið þitt? Þú verður að íhuga þessar spurningar og ef lítið fyrirtæki þitt mun keyra á netinu, þá er það góð hugmynd að hafa samband við fagfólki til að tryggja að bókhald hugbúnaðurinn sem þú velur sé samhæft við vélbúnaðinn þinn. Sérfræðingur ætti að vera fær um að tryggja að þú uppfyllir upplýsingar um vélbúnað / hugbúnað, en einnig gerir aðrar tillögur um net sem bæta rekstur fyrirtækisins.
Þarftu Document Management?
Sumir lítil fyrirtæki vilja starfa í paperless umhverfi, en aðrir eru fleiri ánægðir með að vera svolítið gamaldags. Hvaða aðferð sem þú velur, ættirðu að ganga úr skugga um að hugbúnaðurinn sé hannaður til að mæta þörfum þínum. Til dæmis, ef þú vilt a paperless skrifstofu, þá þarftu að athuga skjal stjórnun lögun af bókhald hugbúnaður þinn. Að öðrum kosti getur þú keypt þriðja aðila skjalastjórnunartæki og þú getur leitað til að sjá hvort það séu bókhaldsforrit sem samþætta við skjalastjórnunarkerfið til að hjálpa þér að hagræða vinnuflæðiferli fyrirtækisins.
Gætirðu notað Workflow Management?
Ef þú velur að starfa í pappírslausu skrifstofuumhverfi, þá þarftu að velja hugbúnaðarbókhald sem annaðhvort hefur innbyggða vinnuflæði eða leyfir þér að byggja upp þær til að mæta viðskiptaferlinu. Þar sem þú munt ekki hafa líkamlega pappírit sem fljóta í kringum skrifstofuna þína til endurskoðunar og samþykkis þarftu að geta búið til samþykkisferli fyrir einföld og flókin verkefni eins og tímasetningu, seljanda eða athugun á samþykki.
Íhuga gagnaöryggisþarfir
Bókhald gagnaöryggi er alltaf mikilvægt vegna þess að þú vilt ganga úr skugga um að persónulegar upplýsingar þínar, persónulegar upplýsingar starfsmanns þíns og upplýsingar viðskiptavinarins séu vernduð. Hins vegar getur þú starfað í atvinnugreinum, svo sem heilbrigðisþjónustu, þar sem þú hefur fleiri kröfur um samræmi, svo sem HIPPA. Viðurlög vegna þessara brota geta dregið úr viðskiptum þínum og náð eins mikið og $ 500.000 í sumum tilvikum. Hvaða öryggisstig sem þarf, verður þú að ganga úr skugga um að hönnunin sé byggð inn í hugbúnaðaráætlunina þína eða að þú getir sett upp nauðsynlegar öryggisaðgerðir í upplýsingatækniáætlun til að mæta þessum þörfum.