Seljandi mun framleiða tilboð á grundvelli skilnings á kröfunum sem tilgreindar eru í RFP og keppnistökin verða metin til að framleiða annaðhvort val á aðlaðandi söluaðilanum eða stuttum lista af söluaðilum sem munu síðan afhenda kynningum til félagsins .
Skilgreina beiðni um tillögu skjal
The RFP skjal er mikilvægt að fá seljanda sem getur uppfylla kröfur viðskiptavina viðskiptavina. Ef skjalið er gallað, annaðhvort með óljósar kröfur, vantar kröfur eða óraunhæfar kröfur á seljanda , þá mun RFP ferlið leiða til ófullnægjandi tilboða eða í sumum tilvikum engin tilboð alls. Söluaðilum er ekki skylt að leggja fram tilboð í hvert RFP sem þeir fá, og jafnvel þótt þeir gætu uppfyllt kröfur um RFP, mega þeir ekki hafa getu til að skila kröfum tímanlega. Síðar er oft að finna þegar viðskiptavinur sendir RFP til smærra birgja sem geta verið leiðtogar á sínu sviði en hefur ekki möguleika eða getu til að uppfylla þarfir viðskiptavinarins.
Sérhver RFP mun vera öðruvísi miðað við þær kröfur sem hafa verið skilgreindar og sérþarfir viðskiptavina. Jafnvel innan sömu fyrirtækisins getur RFP skjalið verið mismunandi eftir því sem við á. Fyrir suma RFPs getur áherslan verið á verði, á meðan aðrir geta lagt áherslu á afhendingu sinnum eða gæði kröfur fyrir þau atriði sem þarf.
Sérstakar eiginleikar RFP skjalsins
Það eru nokkrir eiginleikar RFP skjalsins sem þarf. Til dæmis, hver RFP ætti að hafa ákveðinn dagsetningu og tíma þar sem viðskiptavinurinn krefst þess að allar hugsanlegu birgjar hafi lagt fram tilboð. Ef tilboð eru lögð fram eftir þann dag, þá ætti það að farga þeim. Ef seljandi getur ekki sent tilboð á réttum tíma gæti þetta bent til hugsanlegrar tölublaðs við stofnunina og hugsanlega varðandi afhendingu.
Hins vegar verður viðskiptavinurinn að gefa söluaðilum næga tíma til að leggja fram tilboð. Ef kröfurnar eru sérstaklega flóknar gætu framleiðendur þurft að setja saman viðbrögðarteymi til að brjóta niður kröfur á svið sem þeir geta skilið og síðan setja saman tilboð. Ef tímalínan sem skilgreind er í RFP er of stutt getur svarið verið flýtt og seljendur gætu giska á flókið verkefnið frekar en að skilja hana alveg. Þetta mun leiða til ónákvæðar tilboða og sóun á RFP ferli.
The RFP skjal ætti að gefa til kynna ferlið ef seljendur hafa frekari spurningar um kröfur sem tilgreindar eru í RFP. Söluaðilar ættu ekki að hringja í viðskiptavininn þar sem þetta getur leitt til þess að einn söluaðili fái viðbótarupplýsingar sem gefa þeim samkeppnisforskot.
Það er best að raða símafundi þannig að fulltrúar hvers söluaðilans geti beðið um og hlustað á spurningum sem beint er til viðskiptavinarins. Þetta tryggir sanngirni í tilboðsferlinu.
An RFP skjal verður einnig að tilgreina greinilega sniðið sem seljendur RFP svar. Ef þetta er ekki skýrt skilgreint verða svar send sem eru í mismunandi sniðum og það væri ómögulegt að bera saman tilboð seljenda. Svörunarsniðið ætti að bera kennsl á það sem krafist er frá seljanda í hverri deild, svo sem tilvísanir, endurnýjun hugsanlegra meðlima, skjal með skilningi skilyrða seljenda og snið fyrir verðlagningu. Ef hver söluaðili fylgist með réttu svarssniðinu, mun þetta gera samanburð á tilboðum auðveldara.