Hvernig á að auka viðveru á málstofum og viðskiptahátíðum

by Rob Hard

Ábendingar til að auka viðburðadagatalið þitt

Mikilvægasta skrefið til að sigrast á ótta um skort á aðsókn á viðburði eða til að auka RSVP listann er að viðurkenna að fólk virki mjög gaman að sækja vel framkvæma námskeið og aðra atburði. Með því að sækja viðskiptasamkomur fær þátttakandi tækifæri til að læra nýjar upplýsingar og hafa samskipti við jafningja og leiðtoga á sínu sviði. En farsælustu fundirnir fara út fyrir stjörnuspjöld og hvetjandi kynningar; Þeir búa til heitt, vingjarnlegt umhverfi fyrir alla - sem gerir þau skemmtilegra. Hér er hvernig þú getur skipulagt skemmtilegt viðskiptatilfell sem mun laða til mikillar tilrauna.

01 - Búðu til frábæran dagskrá

Þegar vélar skilja að fólk njóti þess að sækja við atburði er mikilvægt að búa til forrit sem er þess virði að mæta. Dagskráin ætti að einbeita sér að einum þema, svo sem ekki að yfirbuga þátttakendur, en ætti að hafa nóg úrval til að viðhalda áhuga nemenda. Til dæmis telur eftirfarandi fundaráætlun fyrir hálfdaginn þátttöku í fundi fundarþátttakenda frá mati til hlé á kynningum:

8:00 Koma og morgunverður
08:45 Velkomin skilaboð
9:00 am Talsmaður hátalara
10:00 kl
10:15 am umræðu umræðu
Kl. 11:30

02 - Vertu viðkvæm fyrir dagatalið og klukkuna

Þrátt fyrir bestu dagskrá, hafa þátttakendurnir óskir um hvenær þeir vilja sækja slíkar áætlanir og þegar þeir gera það ekki. Í sumum árstíðabundnum atvinnugreinum er stundum spurning um það sem ekki er hægt. Íhuga eftirfarandi þegar tímasetningar og tímasetningar fyrir viðburðinn:

Þátttakendur kjósa morgunáætlanir fyrir námskeið
Þátttakendur vilja þakka atburðum strax eftir vinnu
Þriðjudagar og fimmtudagar eru vinsælar fundardagar
Forðastu að halda fundi á föstudögum ef mögulegt er
Forðastu að skipuleggja fundi á helgidögum og aðdraganda frídaga
Vertu viðkvæm fyrir mæta ferðakröfum fyrir atburðinn

Jafn mikilvægt er að koma á fót orðstír fyrir að byrja á réttum tíma og klára á réttum tíma - sérstaklega fyrir árlegar eða endurteknar atburði.

03 - Þekkja einstakt og þægilegt stað

Flestar viðskiptasamfundir eru haldnar á hótelum og þessi tegund af vettvangur í sjálfu sér er ekki svo einstakt. Þú getur valið að brjóta mótið og finna frábært herbergi utan hótelsins eða þú getur viðurkennt að öll hótel eru ekki búin jafn og finna frábært hótel. Helstu atriði hér er að velja stað þar sem gestir þínir vilja fara. Eftir allt saman, þeir eru munu gera umdæmi frá venja sínum og vilja njóta atburðarinnar. Íhuga eftirfarandi þætti:

Veldu vettvang sem er nálægt meirihluta mæta
Veldu vettvang þar sem þátttakendur myndu njóta sín
Veldu vettvang sem hefur reynslu af hýsingu á svipuðum atburðum

Fyrir frekari ráð um að velja vettvang, vertu viss um að kíkja á leiðbeiningar um viðburðaráætlun til staðsetningaráætlunar .

04 - Safnaðu viðeigandi gælulista

Árangursrík fundir hafa sérstakt efni eða skilaboð og markhópur fyrir þessi skilaboð. Það er mikilvægt að safna saman gestalista sem inniheldur viðeigandi móttökur, jafnvel þótt þeir séu flokkaðir eftir mikilvægi. Of oft setur gestgjafi saman lista yfir væntanlega gesti og þá opnar fundurinn fyrir fjöldann. Þetta mun virka aðeins ef þú ert að reyna að fylla sæti miðað við fjölda leikja.

Viðskipti fundur, ráðstefna eða málstofa ætti ekki að skoða sem bein póstur átak með 1-3% RSVP afslætti. Ég vil frekar leiðbeina viðskiptavinum um að búa til sértækar listar yfir markhópa - fólk sem þeir vilja virkilega sækja í vonandi með RSVP-hlutfalli um 50% eða meira.

Endanleg hugsun um mæta: Reyndu að bjóða einstaklingum af svipaðri stöðu og reynslu til fundarins.

05 - Bjóddu, Bjóddu, Bjóddu!

Ein af lyklunum að því að ná miklum mætingu á viðburðinum er að bjóða fólki snemma og fylgjast með. Þetta þýðir að senda áminningar til þeirra sem hafa ekki svarað og staðfestingar til þeirra sem hafa. Sending áminningar um atburði rétt fyrir atburðinn til staðfestra gesta er heldur ekki slæm hugmynd.

Það er mikilvægt að búa til spennu í kringum viðburðinn. Hefðbundin prentuð boð eru við hæfi, en það verður staðurinn að því að líta líka á tölvupóst og jafnvel félagslega fjölmiðla eftir áhorfendum þínum. Prófaðu þessa aðferð:

Tilgreindu viðburðinn við gesti sem þú eða lið þitt þekkir persónulega áður en þú sendir boð.
Senda vistaðu dagsetningu snemma í áætlanagerðinni (pappír eða rafrænt).
Sendu ítarlega boð, þar með talið dagblað hápunktur (pappír eða rafræn) með RSVP beiðni.
Beinðu nákvæma boðinu aftur með persónulega athugasemd við persónulegan vini eða kunningja (rafrænt). *
Fylgstu með staðfestum gestum einn til tvo daga fyrir áætlaða atburðinn (rafrænt eða í síma).

* Þú getur einnig valið að hringja í formlega gestum og lengja persónulega boð um viðburðinn.

06 - Ekki vanmeta kraft persónulegra boða

Óákveðinn greinir í ensku líkamlegt boð - hvort sem það er prentað eða rafrænt - er gott en það ætti ekki að skoða sem staðgengill fyrir persónulega framlengingu við vini, samstarfsmenn eða kunningja (nema að sjálfsögðu ertu að skipuleggja stórt málþing eða venju með 500 eða fleiri þátttakendur). Þetta er skrefið sem gerir marga vélar hreint ... þeir vilja ekki taka símann upp, en það getur þýtt muninn á háum RSVP-hraða (með lágu birtingarhraða) og minna en hugsjónirnar snúa út.

Fyrir sumar aðstæður getur það verið gagnlegt að deila þessum ábyrgð. Gestalistinn af atburði er oft búinn til úr tengiliðalista sem haldið er af fjölmörgum einstaklingum og þeir einstaklingar með nánustu sambönd við boðberana ættu að lengja bein boð til eigin gesta sinna.

07 - Stofnaðu mannorð fyrir að skila góðum verkefnum

Allir hafa tekið þátt í góðum ráðstefnum og slæmum ráðstefnum. Hið sama gildir um námskeið og aðra þakklæti. Heppin fyrir skipuleggjendur atburða, njóta fólk oftar á fundum sem þeir sækja.

Lykillinn hér er að hjálpa viðskiptavininum að koma á orðstír fyrir að skila framúrskarandi viðskiptaáætlunum. Einföld eins og það kann að virðast, ef einhver njóti þess að sækja síðasta viðburðinn þinn, er hann eða hún líklegri til að taka þátt í framtíðaráætlunum - og hugsanlega jafnvel koma með vini eða kollega.

08 - Sendu eftirfylgni samskipta og þakka þátttakendum

Vegna þess að fólk sæki fundi til að safna nýjum upplýsingum, þakka margir þátttakendur að fá viðbótarvottorð og efni sem kunna að hafa verið vísað af kynntum og öðrum fólki innan fyrirtækisins. Eftirfylgni er frábært tækifæri til að deila þeim upplýsingum og lengja takk skilaboð til þeirra sem sóttu atburðinn.

Þakka þér fyrir og fylgdu samskiptum er eitthvað sem mörg fyrirtæki líta oft á, en þeir sem ekki uppskera ávinninginn.