Á undanförnum árum hafa mörg fyrirtæki verið með reynslu af að verða ISO 9000 vottuð. Stundum getur þetta verið langt og dýrt ferli, en fyrirtæki eru reiðubúnir til að fara í gegnum vottun fyrir þá kosti sem það fylgir. Hins vegar er hvert fyrirtæki einstakt og stjórnendur ættu að íhuga vandlega ástæður þess að þeir vilja verða ISO 9000 vottuð og hvaða ávinningur viðskiptanna verður.
ISO 9000 vottunin var fyrst gefin út 1987 og byggist á BS 5750 röð staðla sem Breska staðalstofnunin (BSI) kynnti á áttunda áratugnum. Frá og með árinu 2009 áætlar ISO stofnunin að yfir ein milljón fyrirtæki hafi verið ISO 9000 vottuð, en fjórðungur þeirra eru frá Kína.
Á tíunda áratugnum fóru fyrirtæki fram á ISO 9000 vottorð af ástæðum sem kunna að hafa ekki notið góðs af viðskiptum sínum. The þjóta til að verða ISO 9000 löggiltur var ekið á nokkurn hátt með því að vilja ekki vera eina fyrirtækið sem ekki er staðfest. Fyrirtæki voru með vottun vegna þess að samkeppnisaðilar þeirra voru og ekki vegna þess að fyrirtæki þeirra myndu bæta. Í núverandi efnahagsástand eru fyrirtæki ítarlega að íhuga hvort ISO 9000 vottun sé eitthvað sem þeir munu njóta góðs af. Ástæður vottunarinnar ættu að vega gegn þeim ávinningi sem vottunin myndi leiða til.
Helsta ástæðan fyrir því að fyrirtæki myndi íhuga ISO 9000 vottun er það krafa um einn af viðskiptavinum sínum eða hugsanlegum viðskiptavinum .
Ef helstu viðskiptavinur fyrirtækisins væri að krefjast þess að allir birgja þeirra yrðu staðfestir þá væri það augljóslega í hagsmuni félagsins að stunda ISO 9000 vottun. Þetta myndi einnig vera raunin er hugsanlegur viðskiptavinur hafði sömu kröfu.
Annar mikilvægur ástæða hvers vegna fyrirtæki ættu að íhuga ISO 9000 vottun er að það geti bætt skilvirkni fyrirtækisins.
ISO 9000 vottun getur hjálpað fyrirtækinu að hagræða og panta ferli sína, sem gerir fyrirtæki skilvirkari.
Til þess að fyrirtæki verði ISO 9000 vottuð eru ýmsar aðgerðir sem þarf að framkvæma óháð stærð eða tegund fyrirtækis. Fyrsta og mikilvægasta þessarar starfsemi er að hafa skuldbindingu um æðstu stjórnendur . Án þess að hafa yfirmenn sem stjórna því ferli er ISO 9000 vottun erfitt að ná. Þessi skuldbinding ætti ekki aðeins að vera til staðar þegar vottunarferlið hefst, en í hverju skrefi, veita leiðbeiningar og stuðning í formi stjórnarnefndar. Mörg fyrirtæki hafa mistekist í vottunarferlinu vegna skorts á stuðningi stjórnenda.
Þegar stjórnendur hafa skuldbundið sig til vottunarferlisins þá er mikilvægt að þjálfa starfsfólk fyrirtækisins á ISO 9000 ferlinu. Þaðan er hægt að velja lykilstarfsmenn og þjálfaðir til að vera innri endurskoðendur félagsins fyrir vottunarferlið.
Næsta skref er að búa til góða stefnuhandbók fyrir fyrirtækið. Þessi handbók ætti að endurspegla þá þætti í ISO 9000 kröfunum sem gilda um fyrirtækið. Mikilvægt er að tryggja að kröfurnar séu að fullu skildu áður en gæðastefnan er þróuð.
Gæðastefnuhandbókin ætti að fela í sér verklagsreglur sem skilgreina störf innan fyrirtækisins og ábyrgt starfsfólk til þessara aðgerða. Gæðastefnuhandbókin er síðan endurskoðuð af innra endurskoðendum félagsins til að uppfylla ISO 9000 reglur. Ef endurskoðunin finnur einhverjar málefni er hægt að gera ráðstafanir til úrbóta og breytingar á málsmeðferðinni. Einu sinni innri endurskoðun hefur komist að því að ekki er lengur þörf á úrbótaaðgerðum, getur fyrirtækið valið ISO-skrásetjari eða vottunaraðila. Val á skrásetjari er mikilvægt að draga úr kostnaði við ISO 9000 ytri vottunarendurskoðun. Ritarar hafa mismunandi kostnað og það er skynsamlegt fyrir fyrirtæki að velja skrásetjari byggt á þörfum fyrirtækisins. Það er stundum ekki nauðsynlegt að ráða stærsta eða dýrasta skrásetjanda þegar staðgengill skrásetjari væri nægjanlegur.
Þegar fyrirtæki ræður skrásetjanda mun það venjulega innihalda endurskoðun skráningar og eftirlitsendurskoðunar. Skráningarendurskoðunin er upphafleg endurskoðun sem verður gerð til að sjá hvort fyrirtæki muni ná skráningu. Fyrirtæki mun samþykkja endurskoðunarferlið við ritara. Úttekt er fyrir mat og allar úrbætur gerðar. Einu sinni eru ekki fleiri leiðréttar aðgerðir, getur skráning endurskoðun framkvæmt. Ef skráningargreinin lýkur ekki til úrbóta, er ISO-skráningin lokið. Eftir að fyrirtæki hefur skráð sig mun skráaraðili koma aftur um það bil á sex mánaða fresti eða ári til að sjá hvort fyrirtækið haldi kerfinu og haldi áfram að uppfylla kröfur staðalsins.