Sumir viðburðir skipuleggjendur líða tilfinningu fyrir léttir á þessu stigi, að lokum vera viðurkennd eða kynnt í fleiri framkvæmdastjóra hlutverki fyrir framlag þeirra.
En í mörgum tilvikum er það ekki nóg að einfaldlega skipuleggja og framkvæma mikla viðskiptahátíð. Viðskiptatburðir eru oftast litið sem fjárfesting í tilteknu formi og atburðaráætlanir ættu að skilja hvernig á að meta gildi þeirra.
Viðburðamæling fyrir arðsemi eða arðsemi (ROO) getur verið nýtt landsvæði fyrir suma skipuleggjendur en það er tegund af átaki sem mun hjálpa auka þátttöku sína og heildarframlag til stofnunar, útskýrir Tony Lorenz, fyrrverandi CMM, forseti Chicago-undirstaða ProActive, Inc., Freeman Company. ProActive er stefnumótandi og viðburðabyggð sem leggur áherslu á reynslu markaðsþjónustu. Lorenz er nú forstjóri AlliedPRA.
Grunnatriði viðburðamælinga
Flestir sérfræðingar viðurkenna að mælingar á áætlunum þeirra muni vera mismunandi frá stofnun til stofnunar. Ein ástæðan fyrir þessu er að viðskiptamódelarnir eru mjög mismunandi milli fyrirtækja, samtaka, félaga og annarra.
Svo hvað eru nokkrar leiðir sem áætlað er að skipuleggjendur skipuleggja atburði sína?
Ef viðburður atvinnumaður vinnur á fjármálasviði stofnunar er gert ráð fyrir að hann geti metið atburði sem byggist á fjárhagslegum sparnaði. Til dæmis, hvað er samtals samið um sparnað á hótelherbergjum, fundarsal, veisluþjónusta osfrv?
Ef viðburður atvinnumaður vinnur á viðskiptasíðu stofnunar getur hann eða hún gert ráð fyrir að mæla viðburðinn með hliðsjón af framlagi áætlunarinnar í heildaráætlunina. Til dæmis, skipuleggja málstofu sem hluti af heildarafurðasýningu sem felur í sér margar viðskiptareiningar.
Og næstum allir atburður skipuleggjendur mun taka gagnrýninn líta á hvað fór vel og hvað gæti verið bætt í framtíðinni. Fést atburðurinn innan fjárhagsáætlunar ? Var viðskiptavinurinn ánægður með niðurstöðuna?
Og meðan hver nálgun er vissulega gilt form, þá hefur tilhneigingu til að einblína aðeins á mælingar á flestum taktískum stigum. Atburður sérfræðingar í dag ættu að vera að leita að því að koma á leiðir til að gera atburði framlag þeirra miklu meira stefnumörkun.
Strategic Event Measurement
Lorenz útskýrir þessi fundur ROI má skoða í tveimur mismunandi stærðum: á skipulagi og þátttakanda stigum:
- Stofnunin getur skoðað arðsemi með því að safna saman öllum kostnaði og bera saman þetta með því gildi sem áætlað er af fyrirtækinu. Og þá ákvarðar fjárhagslegan ávinning af viðburðinum. skipulagsstig og þátttakandi.
- Arðsemi á þátttakendastigi má mæla á einstaklingsstigi og metur verðmæti á grundvelli þátttakenda.
ProActive ráðleggur viðskiptavinum að fylgja stefnumótandi, skapandi ferli til að hafa áhrif á atburði og Lorenz mælir með því að leggja áherslu á að mæla viðhorf. Það er sérstaklega árangursríkt fyrir stórum atburðum:
- Uppgötvun. Uppgötvun ætti að eiga sér stað snemma í því ferli þannig að skipuleggjendur geta falið í sér helstu hagsmunaaðila til að lokum skilgreina efni efnis, hátalara osfrv. Skipuleggjendur ættu að taka þátt í helstu hagsmunaaðilum sem geta skilgreint stefnumótandi markmið fyrir bæði stofnunina sem hýsir viðburðinn og fundarmennina. Það má ná með því að biðja þá um að ljúka stuttum, sex til átta opnum spurningum.
- Fyrirmælisskoðun. Þetta er sá tími þegar fundur eða atburðaráætlun getur skilgreint sum mælanleg ráðstafanir fyrir arðsemi og ROO. Kannaðu víðtæka sýnishorn af boðberum til að greina vandamál þeirra, áhyggjur og þarfir á mörgum stigum. Þetta mun hjálpa skipuleggjandi að skilgreina mælingarviðmiðanir til að hitta mæta.
- Pre-Meeting Core-7 grunnlínu. Þetta skref gefur til kynna sálfræðilegan og hegðunarviðhorf fundaraðilans um þau atriði sem greind eru við uppgötvun.
- Þekking / skilningur ("ég veit")
- Álit / skoðanir / skoðanir ("Ég er sammála")
- Tilfinningar / viðhorf ("ég vil")
- Hæfileikar / færni ("ég get")
- Tilætlanir / skuldbindingar ("ég mun")
- Hegðun ("Ég er að gera")
- Viðskipti árangur / áhrif - arðsemi ("ég er að bera gildi")
- Fundarhönnun. Með skilningi á markmiðum hagsmunaaðila og viðhorf nemenda geta skipuleggjendur nú skilgreint lykilmarkmið fyrir fundinn sjálft og hvernig þessi skilaboð verða kynnt. Hvers konar kynningar? Ætti forritið að innihalda gagnvirka námskeið? Mun viðskiptasýningargólf vera gagnlegt við menntun nemenda? Hvaða tæki notar þú til að flytja og styrkja skilaboðin þín? Hver ætti að þjóna sem hátalarar?
- Haltu fundi eða viðburði.
- Eftirlitskerfi / viðmiðanir. Eftir atburðinn er mikilvægt að mæla hversu vel forritið er skilað á þeim viðmiðum sem voru skilgreindar á grundvelli niðurstaðna uppgötvunar og fyrirburðar könnunar. Vissir forritið breytingar á viðhorfum, skynjun, viðhorfum osfrv.? Mun þátttakendur bregðast við þessum breytingum?
- Eftirfylgni viðskiptaáhrifa. Strategic mæling krefst áherslu á langtímaáhrif á fundi hegðunarmanna. Þetta er líka góð tími til að ákvarða fjárhagsleg og óhagsleg áhrif áætlunarinnar.
Tillögur um að fínstilla fundamælingarferlið
Lorenz býður upp á sex viðmiðunarreglur til að aðstoða fundaráætlanir til að auka skilning sinn á atburðum:
- Sækja um fyrirfram fundi / fyrirfram fundarferli.
- Mælið sálfræðilegt, hegðunar- og fjárhagslegt mál.
- Notaðu arðsemismælingu fyrir stóra, mikilvæga fundi
- Mæla og rekja frá ár til árs niðurstöður.
- Stofna faglega staðla og starfsfólk færni.
- Bættu með tímanum
Tillögur um að mæla smærri stærri atburði
Til að vera viss, formlegt mælingaráætlun fyrir einstök forrit mun vera gagnlegt fyrir stórar, dýrir viðburðir. En hvað um afganginn af viðskiptatengdum atburðum sem eru áætlaðir á árinu - er hægt að sækja viðburðarmælingar við hundruð smærri atburða sem eru fyrirhuguð um allt árið?
Auðvitað.
Lorenz bendir til þess að fyrirtæki skilgreini fimm eða sex viðmiðunar spurningar sem eru mikilvægar fyrir stofnunina. Þá, mæla hinar ýmsu viðburði til að ákvarða hvort röð atburða hafi sálfræðilegan, hegðunar- eða fjárhagsleg áhrif.
Sameina niðurstöðurnar. Til dæmis, ef stofnun er með 30 svipaðar viðburði allt árið á mismunandi mörkuðum með svipuð viðmið, getur þetta vissulega veitt sértækar og magnlegar ráðstafanir.
"Einangraðu árangur og byggðu ráðstafanir þarna," segir Lorenz.
Helstu hagsmunaaðilar í stofnuninni munu hafa það síðasta að segja á hve áhrifaríkir þeir sem taka þátt í atburði eða röð af atburðum munu ákvarða hversu mikið kredit skuli veitt þeim sem hjálpuðu til að skipuleggja atburðina.