Búist er við að viðburði og fundaráætlanir stuðli að eða skrifa formleg boðbréf og efni fyrir fundi, hvatningarferðir og önnur forrit sem þeir skipuleggja. Það þarf ekki að líta út eins og yfirgnæfandi verkefni, en það er mikilvægt að fylgja ákveðnum skrefum til að fylgja rétta boð siðareglur og forðast að missa mikilvægar upplýsingar fyrir gesti þína.
Hér er hvernig:
Búðu til viðburðatema. Áður en þú skrifar formleg boðbréf og efni, verða skipuleggjendur að ganga úr skugga um að þeir hafi tæla þema fyrir forritið. Eftirfarandi spurningar munu hjálpa til við að hefja hugarfari: Er það menntamálasamkoma, námskeið eða hvatningarspurning? Hvar er það haldið? Hvað er einstakt um þá áfangastað eða vettvang? Hvað er gróft dagskrá fyrir viðburðinn? Hverjir eru nokkur af markmiðum verkefnisins? Hvers vegna vil þátttakandi vilja taka þátt? Þessar spurningar munu hjálpa til við að koma á fót frábært viðburðatema.
Búðu til rafræna boð. Mörg formleg boðbréf og efni fyrir helstu viðburði hafa nú verið flutt í netkerfi fyrir skráningu vegna magns mikilvægra atburðaflutninga sem þarf að ná í RSVP ferlinu: stafsetningu nafna, samskiptaupplýsinga, mataræði, fötlunaraðgang, upplýsingar um áætlun, upplýsingar um starfsemi og fleira. Athugaðu: Minni flóknari atburðir geta notað eina vefsíðu eða mynd af grafískri hönnun send með tölvupósti til að miðla upplýsingum um viðburði og RSVP tengiliði.
Búðu til prentað boð. Það fer eftir eðli áætlunarinnar eða atburðarinnar og boð siðareglur benda til þess að þú ættir að vera að skrifa formleg boðbréf og athugasemdir til að láta gestina vita að þú metir raunverulega tilvist þeirra. Þetta er öðruvísi en viðburðurinn efni; Í staðinn skaltu íhuga einfaldan boðskort sem veitir gestum þínum mikilvægar upplýsingar, þ.mt gestgjafi og titill hans, þema atburðarinnar, dagsetning (s) og / eða tímar (s) og RSVP tengilið.
Skrifa formlega boð um atburði. Sem hluti af rafrænu boðinu ættir þú að útlista háttsettar upplýsingar um forritið og viðburðinn. Til dæmis, ef þetta er hvatningarspurning eða fjölþriðjudagur, þá viltu fela í sér eftirfarandi: áfangastað, aðal hótel / ráðstefnu, aðalviðfangsefni, hátalarar (þ.mt lífverur), áætlun, starfsemi, flutninga og upplýsingar um skráningu. Boðbréf og efni ættu að veita gestum ástæðu til að mæta og taka alltaf til aðgerða.
Uppboðstákn hefst með yfirlit yfir áfangastað / vettvang. Þegar þú skrifar formleg boðbréf og efni er alltaf öruggasta að gera ráð fyrir að enginn hafi verið á staðnum þar sem þú hýsir forritið. Það þýðir að þú ættir að skrifa stutt yfirlit yfir áfangastað og / eða hótel / leikni / vettvang þar sem forritið er haldið. Ef þú ætlar að skipuleggja marga daga skaltu halda þessum upplýsingum eins hátt og mögulegt er, en vertu viss um að nægar upplýsingar séu til staðar til að veita gestinum einstakt innsýn um staðinn og hvers vegna þeir ættu að fjárfesta tíma sinn með þér.
Boð siðareglur krefst atburðaráætlunarinnar. Ef þú ætlar að skipuleggja marga daga atburði, svo sem hvatningu, ætti boðið að innihalda eins mikið smáatriði og mögulegt er svo að gestir geti skipulagt tíma sinn með þér. Það þýðir að boðið þitt ætti að bera kennsl á komuaðferðir og tímum þegar búast er við að þeir taka þátt, tímar fyrir viðskiptasamkomur og starfsemi (og val á starfsemi), upplýsingar um máltíðir og brottfararupplýsingar.
Uppboðstafla krefst starfsemi lýsingar. Þegar þú skrifar formleg boðbréf og efni, gefðu þér yfirlit yfir ýmsar aðgerðir til að hjálpa gestum betur að ákvarða hvað samsvarar hagsmunum þeirra. Er golfáætlunin þín 1/2 dagur eða dagur í dag? Hvað er "flokks" þessara fljótsstiga fljóta? Hver er hækkunin þar sem þú ert að hýsa viðburðinn og hversu mikið mun þessi fjallhjólaáætlun taka þig? Hvað er tímalengd málverkakennslu og hvað munu þeir læra?
Uppboðstafla krefst upplýsinga um að mæta flutningum. Aftur á móti, miðað við að þú hýsir fjölþættan dagskrá, þá þarftu að fá upplýsingar um hvert af eftirfarandi atriðum:
- Flugáætlanir
- Viðburður skráning
- Herbergi fyrirvara
- Flugvallarfréttir
- Klæðaburð
- Veður
- Innritunarferli
- Óverðtryggð atriði
- Starfsfólk tengiliði
Þróa lokadagskráin. Þetta mun líta öðruvísi en upphaflegu boðefnin en ætti að vera veitt boðið gestum við komu eða rétt áður en viðburður hefst. Það ætti að innihalda klukkutíma fyrir klukkustund (það er fínt að sameina klukkustundir) yfirlit yfir hvað er áætlað hvenær og hvar. Ef þú ert með margar kennslustundir á sama tíma, þá er það gagnlegt að útskýra þau lög í hópum þannig að þátttakendur vita hvaða atriði eru áætlaðar hvenær og hvar.
Búðu til viðburðartilboðið. Margir skipuleggjendur eiga í erfiðleikum með hvaða upplýsingar sem þeir ættu eða ætti ekki að innihalda í velkomnarbréfum. Besta ráðin er að halda velkomin skilaboð einfalt og láta gestina vita að þau eru velkomin og þakka. Boð siðareglur bendir til þess að bréfið sé undirritað af opinberum gestgjafi.
Eitt af því sem gleymst er að bjóða upp á atburð boð er brottfarartími. Sem hluti af velkomna bréfinu og komu gjafir, það er mikilvægt að festa upplýsingar um hvernig gestir munu fara.
Búðu til valmyndakort. Hvort sem þú ert að skipuleggja morgunmat, hádegismat eða kvöldmat, þakka þér alltaf að sjá matseðilakort sem lýsa matseðlum fyrir hvert máltíð. Það gefur þeim eitthvað til að tala um þegar þeir safna saman við aðra á borðinu og leyfa bíða starfsfólkinu að fljótt fá valmyndarval frá gestum og hjálpa til við að halda áætluninni á réttan kjöl. Athugaðu: Ef þú ert að skipuleggja sérstaka á óvart á máltíðinni, svo sem eins og eftirrétt að einstaka skemmtun, þá er það gott að halda þessum hlutum af valmyndakortinu til að auka sérstaka áhrif.
Búðu til þakklæti fyrir gjafakort. Hvort sem það er komandi gjöf eða kodda gjaf, ætti hvert þakklæti gjöf að hafa gjafakort sitt. Það er tækifæri til að styrkja "þakka þér" skilaboðin og gera gestunum þínum kleift að vera sérstaklega sérstök. Það er gagnlegt að fella orðalag og skilaboð sem endurspegla þema sjálfsins.
Búðu til einstök skilaboð um brottfarir.
Daginn fyrir brottför skaltu senda tilkynningar til gistiaðstaða sem minna þá á hvenær þeir munu fara, þar á meðal flugnúmer og brottförartíma. Það veitir tækifæri til að laga einhverjar mistök í síðustu mínútu sem kunna að hafa verið gleymast við áætlun flutninga.
Ábendingar:
- Gakktu úr skugga um að þú sért með frábær grafíkhönnuður og skráningarferli á netinu. Áskorunin ennþá í dag er að mörg mismunandi skráningarfyrirtæki á netinu eiga sér stað, en þeir þurfa annað hvort mikið af customization eða notkun kerfa þriðja aðila er enn talin svolítið dýr á hverja boðunargrundvelli. Þess vegna eru margir skipuleggjendur enn treystir á heimavinnuðum tækjum og auðlindum.
- Finndu þér frábært ritföng. Þrátt fyrir að samtökin flytja meira og meira til notkunar rafrænna samskipta, skiptir það samt ekki fyrir áhrifum sem prentuð boð og viðburðarefni afhenda. Leitaðu að ritföngum sem vilja hrósa viðburðatriðið þitt og breyta stílum pappírs og stærða til að skapa meiri áhuga og leiklist. Gestir þínir munu taka eftir því.
- Búðu til sniðmát og endurtaka þaðan. Skipuleggjendur ættu að búa til bréf og efni í sniðmát, og einfaldlega uppfæra nýjar viðburði úr sniðmát fyrri áætlana og atburða. Auðvitað ætti að velja nýtt ritföng, grafík, texta o.s.frv. Og nota það, þannig að ákveðin magn af customization er nauðsynleg í hvert sinn.