Sending viðskiptafyrirtækisbréfs kemur niður að því að skapa venjur sem einbeita sér að skýrum, nákvæmar og viðeigandi samskiptum.
1. Notaðu viðskipta netfang
Þegar þú ert eigandi fyrirtækis, sem stunda viðskipti fyrir hönd fyrirtækis þíns, vertu viss um að þú notir viðskiptaskeyti. Helst, það þýðir að þú ert með viðskipta heimilisfang (þ.e. yourname@yourbusiness.com) sem þú notar til allra viðskipta samskipta.
Ef það er ekki hægt geturðu búið til ókeypis netfang sem inniheldur nafn fyrirtækis þíns (þ.e. yourbusinessname@gmail.com). Notkun persónulegs netfangs sem er augljóslega ótengd fyrirtæki þitt getur í versta falli skaðað fagmennsku þína og í mörgum tilvikum er ekki hægt að taka það alvarlega.
2. Halda skilaboðum stutt og sætt
Það er ekkert athugavert við að útskýra hlutina í smáatriðum; það getur veitt skýrleika og dregið úr misskilningi. En þegar tölvupóstur byrjar að líta út eins og skáldsaga, getur þú fljótt missa athygli viðtakandans og ruglað málið við óviðeigandi upplýsingar. Til að koma í veg fyrir þetta, haltu við eitt efni í tölvupósti og þegar þú þarft að bæta við frekari upplýsingum skaltu nota feitletrað undirsagnir svo að mikilvægustu upplýsingar séu skýrar.
3. Notaðu lýsandi efnislínur
Hefur þú einhvern tíma opnað tölvupóstskilaboð sem byggjast á efninu, og endaði alveg ruglaður og smá pirraður þegar það var um eitthvað sem er algjörlega öðruvísi? Þar sem þú ert nú þegar að halda hverja tölvupóst sem þú skrifar takmörkuð við eitt efni á þjórfé hér að ofan, ættirðu einnig að ganga úr skugga um að efnislínan þín endurspegli þetta efni og ekkert annað.
Þetta mun ekki aðeins hjálpa viðtakandanum, heldur mun það einnig auðvelda þér að stjórna eigin pósthólfinu þínu .
4. Tónn niður
Það er auðvelt að láta hlutina fljúga þegar þú sendir tölvupóst vegna þess að þú getur fundið fyrir að þú sést með tölvuskjánum þínum, en hægt er að misskilja nokkrar samræður í tölvupósti. Reyndar, án þess að munnleg samskipti bendir til að skapi skilaboðin sem þú sendir, getur allir tölvupósti verið teknar á rangan hátt. Ef þú sendir skilaboð sem kunna að vera vafasöm skaltu lesa hana aftur áður en þú sendir og ef þú ert enn ekki viss, þá ertu líklega betra að taka símann upp.
5. Gerðu netfangið þitt gagnlegt
Tilvitnanir, kynningar og fréttabréf til að skrá þig inn í tölvupósti undirskrift geta verið árangursríkar í sumum tilfellum, en þessi atriði ættu aldrei að trompa með tölvupósti undirskrift þinni fyrir það sem það er ætlað að nota til - að veita upplýsingar um tengiliði þína. Upphafleg tölvupóstur þinn eða svarið ætti að innihalda tölvupóst undirskrift með fullt nafn þitt, fyrirtæki og vefslóð að minnsta kosti. Símanúmer, titill og endurheimt netfangið þitt veldur því ekki heldur.
6. Athugaðu stafsetningu og proofread
Stafakönnun er auðvelt. Gerðu það sjálfgefið í tölvupóstþjóninum til að athuga öll skilaboð áður en þú sendir þau.
Tölvupóstur er óformlegri og það er svolítið betra með stafsetningu og málfræðilegar villur, en það lítur hræðilegt að senda skilaboð riddled með villum. Það síðasta sem þú vilt er að gera slæm áhrif vegna þess að þú varst þjóta til að senda tölvupóst og sleppt að haka við stafsetningu og málfræði.
Tölvupóstur er mikilvægur samskiptatæki í viðskiptum, jafnvel þótt það sé ekki fyrsti kosturinn þinn. Í kjölfar þessara viðskipta email munu bestu starfsvenjur hjálpa þér að halda tölvupóstsamskiptum þínum faglegum og afkastamikill og þú getur verið viss um að það sem þú ert að gera er gott.