Þessi fundur fundur dagskrá heldur fundi þínu skipulagt
Þú hefur þegar hugsað mikið um það sem þú vonast til að fá frá ráðgjafarnefnd og hlakkar til ráðgjafar og sérþekkingar sem ráðgjafarnefndin getur veitt í ýmsum þáttum fyrirtækisins eins og stjórnun , markaðssetningu , bókhald , mönnun , þjónustu við viðskiptavini , tækni osfrv.
Þannig að þú vilt vera viss um að rétt á þessum fyrsta fundi skuli þú láta ráðgjafarnefndina þína leggja sitt af mörkum.
Skipuleggja fundinn um vandamál eða umræðuefni
Þess vegna þarf fyrsta skipan þín, eins og allar ráðgjafarráðsfundir þínar, að skipuleggja um spurningu eða vandamál. Þú gætir fundið það auðveldasta að segja vandamálið sem markmið . Til dæmis, "Við viljum auka sölu okkar um 25% á næsta ársfjórðungi. Hvernig getum við gert þetta?" Eða þú gætir tilgreint efni til umræðu almennt: "Hvernig getum við skorið kostnaðarkostnað okkar ?" eða "Hvernig getum við aukið framleiðni eða hvernig getum við bætt þjónustu við viðskiptavini ?"
Safnaðu viðeigandi bakgrunnsmiðlum
Þegar þú hefur ákveðið um umræðuþráðinn, er kominn tími til að safna efni sem ráðgjafarnefndin mun þurfa.
Vegna þess að þetta er fyrsta ráðgjafarnefndin, ættir þú að innihalda viðskiptaáætlun og önnur skjöl sem tengjast viðfangsefnum, svo sem töflum, myndritum og staðreyndum sem sýna bakgrunni umræðuefnisins.
Ef unnt er, ættir þú að senda afrit af þessum skjölum til allra ráðgjafarnefndar tveggja vikna fyrirvara ásamt afriti dagskrárinnar.
Búðu til fundardagskrá
Hér að neðan er dæmi um dagskrá (með athugasemdum til að keyra fundinn á skilvirkan hátt) sem þú gætir viljað nota fyrir fyrsta ráðgjafarfundinn.
Takið eftir því að hver dagskrá er tímabundinn; að búa til tímaáætlun í fundinn og standa við það tryggir að fundur þinn sé ekki hryggur niður og örvar umræðu um efni.
Gerðu ráðstafanir til að taka upp fundargerðina
Þú verður líka að gera ráðstafanir til að skrá fundargerðir fundarins. Ekki reyna að gera þetta sjálfur; þú þarft að vera fær um að taka þátt að fullu og hlusta og stuðla vel er fullt starf. Ef þú hefur ekki einhvern sem getur mætt og starfað sem ritari skaltu biðja ráðgjafarnefndarmanna um að skrá fundinn.
Gerðu endurnýjun í boði
Hafa fyrirbragð í boði er góð hugmynd. Kaffi, te, vatn, safi og heilbrigt snakk eins og ávextir eða muffín eru góð snerta og alltaf velkomin á fundum. Eftir fyrsta fundinn mun þú hafa tilfinningu fyrir óskum þátttakenda í drykkjum og snarl og geta áætlað það í samræmi við næsta fund.
Slakaðu á!
Umfram allt, ekki hroka um kynningu þína. Þú ert þarna til að deila framtíðarsýn þinni og vonum fyrir fyrirtæki þitt og leita ráða, ekki að vekja hrifningu einhver með margmiðlunarefni áhrif.
Langtíma markmið þitt er að koma á trausti við ráðgjafarnefndarmenn. Leggðu því áherslu í staðinn til að tryggja að ráðgjafarnefndin gangi í veg fyrir að þau hafi verið heyrt og að þeir hafi stuðlað að stjórnun fyrirtækisins - og hlakka til næsta fundar stjórnar.
Ég hef fylgst með athugasemdum í þessari sýnatökuáætlun um ráðgjafarfund sem leiða þig í gegnum fundarferlið. Feel frjáls til að prenta út þessa dagskrá og aðlaga það að þínum þörfum - þú getur afritað það beint í Word, Excel eða svipað skrifstofu skjal með því að velja texta og nota afrita / líma (með Windows, lýsa textanum sem á að velja með músinni , og smelltu CTRL-C til að afrita og CTRL-V til að líma).
Nafn fyrirtækis þíns - (Fylltu út)
Dagskrá
Dagsetning - (Fylltu út)
Staðsetning - (Fylltu út)
| Upphaf / lokadagur | Virkni |
| 10:00 - 10:05 | Kynningar (Segjum að ráðgjafarnefndarmenn þínir hafi ekki mætt, kynnið sjálfum þér og öllum stjórnarmönnum og gefðu stutt yfirlit yfir sérþekkingu þeirra.) |
| 10:05 - 10:10 | Hvers vegna ráðgjafarnefnd? (Stutt yfirlit um hvernig þú sérð ráðgjafarnefndina sem starfar og þær framlög sem þú vonar ráðgjafarnefndin getur gert við fyrirtækið þitt. Hafa upplýsingar eins og hversu oft stjórnin hittir.) |
| 10:10 - 10:20 | Spurningar (Ef það eru einhverjar. Ef það er ekki, spyrðu stjórnarmenn hvernig þeir sjá ráðgjafarnefndina og hvernig þeir vonast til að leggja sitt af mörkum.) |
| Umræðuefnið: (Settu inn spurninguna / vandamálið hér.) | |
| 10:20 - 10:25 | Kynning á umræðuefninu (Yfirlit yfir efnisatriðið og hvernig það hefur áhrif á fyrirtækið, ekki sleppa því að gefa skoðanir þínar / lausnir á þessum tímapunkti.) |
| 10:25 - 11:35 | Umræður (Þú vilt halda hugmyndunum rennandi á þessu stigi, ekki hafna eða hafna hugmyndum á þessum tímapunkti. Leggðu einnig fram hugmyndir þínar / skoðanir líka.) |
| 11:35 - 11:50 | Tillögur / upplausnir (Mat á hugmyndum hópsins hefur heyrt og valið bestu "lausnir".) |
| 11:50 - 11:55 | Yfirlit (Samantekt efni, umfjöllun og niðurstöður fyrir hópinn og segðu þeim hvað þú ætlar að gera.) |
| 11:55 | Uppsögn |
Dagsetning næsta fundar - (Fylltu út)
Ef þú notar þennan tímaáætlun, þá er þetta frábært að taka ráðgjafarnefndina út á góða hádegismat (sérstaklega ef ekki hefur verið unnið með snakk á fundinum). Mundu að fundurinn er yfir og hádegismaturin ætti að vera fyrst og fremst félagsleg tilefni!
Haltu fundunum stutt
Þú ættir aldrei að hafa ráðgjafarfund sem heldur lengri tíma en tveimur klukkustundum. Tveimur klukkustundum er nógu lengi til þess að flestir geti gefið óskipta athygli að verkefninu sem fyrir liggur.
Byrjaðu á framtíðarsamkomum með endurskoðun á fyrri umræðum
Á framtíðarsamkomum ættir þú að byrja með endurskoðun á því sem þú hefur gert um það efni sem rædd var á síðasta fundi og bjóðið athugasemdum ráðgjafarnefndar um aðgerðir fyrirtækisins.
Vegna þess að "mæta og heilsa" er ósköp, gætirðu viljað hafa tvær umræðuþættir á framtíðarsamkomum ráðgjafarnefndarinnar. Þú gætir jafnvel haft þrjú ef þú heldur að þeir passi vel í tveggja klukkustunda sniðið. En þú ættir aldrei að hafa meira en þrjú.