Meira um vert, það er nauðsynlegt að veita upplýsingar um hvernig á að hafa samband við einhvern í viðskiptum en í burtu.
Það væri mjög pirrandi fyrir viðskiptavini að vera snúið í burtu og ekki vita hvernig á að hafa samband við þig. Það skiptir ekki máli hvort staða þín er í sölu, þjónustu eða jafnvel vöruþróun. Öll símtöl frá viðskiptavinum eru mikilvægar og þurfa að vera sóttar á faglegan hátt.
Innihald tölvupóstveitandi viðskiptavina og samstarfsmanna sem reyna að eiga samskipti við þig í tölvupósti skulu vera í samræmi við innihald raddboðanna sem vilja heilsa gestur. Ef þú ert að nota Outlook 2010 og eru tengdir í gegnum Microsoft Exchange miðlara skaltu fyrst smella á File flipann og smella á Sjálfgefið svar táknið.
Þetta mun þá hefja ferlið við að búa til tímabundið tölvupóst sem er sent út fyrir alla sem hafa sent tölvupóst þegar þú ert utan skrifstofunnar. Sjálfvirkt svar er sent út vegna þess að þú hefur gert þetta tímabundna skilaboð virkt. Skref fyrir skref lista yfir leiðbeiningar um að búa til þetta netfang er að skoða hér: Út af Office tölvupósti fyrir Outlook Exchange
Ef þú ert ekki tengdur í gegnum Microsoft Exchange-miðlara er ferlið nokkuð öðruvísi vegna þess að ekkert "Sjálfvirk svar" tákn er á þessum tegundum tölvupóstreikninga. Skref fyrir skref leiðbeiningar um að búa til sömu tegund af tölvupósti fyrir notendur sem ekki eru á húsum / Heimilisskipti geta verið skoðuð hér: Út af skrifstofu fyrir alla aðra
Næsta skref er að búa til efni tölvupóstsins sem verður send til allra sem senda þér tölvupóst meðan þú ert í burtu frá skrifstofunni. Þessi tölvupóstur ætti að segja frá því hversu lengi þú munt vera út af skrifstofunni, hvernig hægt er að ná í fjarveru þinni (ef við á) og hver í fyrirtækinu sem þú vilt hafa samband við í staðinn fyrir þig ef þú vilt ekki nást á meðan þinn tími er í burtu frá skrifstofa.
Dæmi:
Halló,
Takk fyrir tölvupóstinn. Ég er nú út af skrifstofunni og mun koma aftur á mánudaginn 1. desember. Ég mun hafa takmarkaðan aðgang að tölvupósti á þessum tíma, því svar mitt gæti kannski dregið nokkuð úr. Ef þú þarft aðstoð strax skaltu senda tölvupóst til aðstoðarmanns míns, Barbara Colson. Netfang hennar er bcolson@xyz.com.
Gleðilega hátíð!
Shahira
Microsoft býður upp á sniðmát og önnur dæmi sem hægt er að finna hér: Út af sniðmátum og dæmi. Ekki gleyma að slökkva á þessu tímabundnu skilaboðum þegar þú kemur aftur á skrifstofuna, annars mun einhver sem sendir þér tölvupóst eftir að þú ert kominn aftur á skrifstofuna halda áfram að fá sömu skilaboð.
Nú þegar þú hefur búið til sendan tölvupóst, er það auðvelt að búa til svipaða og samræmda útvarpsskilaboð sem heilsa öllum sem hringdu í þig. Notaðu sömu orð úr tölvupóstinum, tilvísun sem á að hafa samband við í fjarveru þinni og ástandi þegar þú verður kominn aftur.
Fyrir raddskilaboðin er nauðsynlegt að veita símanúmer viðkomandi, í stað netfangsins.
Dæmi:
Halló,
Þú hefur náð skrifborði Shahira Raineri. Vinsamlegast hlustaðu á þetta allt skilaboð. Ég mun vera út af skrifstofunni þar til mánudaginn 5. janúar. Ef þú þarfnast tafarlausrar aðstoð, vinsamlegast hringdu í aðstoðarmann minn, Barb Colson. Símanúmer hennar er 212-555-xxxx.
Ég hlakka til að tala við þig þegar ég kem aftur. Takk.