Skrifstofa frí lokun: Tilkynna starfsmenn, viðskiptavini og seljendur
Gakktu úr skugga um að þú tilkynnir helstu hagsmunaaðilum í fyrirtækinu þínu að minnsta kosti tveimur til fjögurra vikna fyrirfram. Starfsmenn geta verið tilkynnt / minntir með því að nota innskot í launagreiðslu þeirra. Viðskiptavinir geta verið tilkynntir á vefsíðunni þinni og um sjálfvirkan aðstoðarmann þinn á símanum þínum. Söluaðilar (sérstaklega þeir sem eru með endurteknar afhendingaráætlanir) geta verið tilkynntar með tölvupósti eða venjulegu pósti.
Tilkynna um öryggi starfsmanna / þjónustu
Senda minnisblaði til öryggisstarfsmanna eða öryggisþjónustu sem tilkynnir þeim um lokadagsetningar. Gakktu úr skugga um að tengiliðalistinn þinn í neyðartilvikum sé uppfærður með lykilstarfsmennum
Breyta sjálfvirkan aðstoðarmannshátíð
Stundaðu sjálfvirka aðstoðarmanns þinnar kveðju á símanum þínum til að endurspegla að skrifstofan lokaðist. Gakktu úr skugga um að þú tilgreinir einnig hvenær skrifstofan hefjist. Ef þú veitir neyðarþjónustu (þ.e. upphitun og kælingu, pípu, osfrv.) Skaltu segja frá þeim sem hringja í þig hvernig á að komast að svaraþjónustunni þinni eða farsímanum þínum meðan á lokun stendur.
Tilkynna svarþjónustu
Ef þú notar svarþjónustu skaltu gæta þess að láta þá vita af þeim dagsetningum sem skrifstofan verður lokuð og ganga úr skugga um að tengiliðalisti þín sé uppfært með starfsmannasímanum sem verða á símtali.
Breyttu talhólfi kveðjur og búðu til sjálfvirkt svar við tölvupósti
Ef símkerfið gerir þér kleift að hringja utanaðkomandi símtöl beint á skrifstofur starfsmanna þarftu að ganga úr skugga um að þeir nota tímabundið eða "Úthlutað" talhólfsheilun sem leyfir símanum að vita að þau séu ekki á skrifstofunni.
Starfsmenn þínir ættu einnig að láta hringandann vita hvenær þeir munu koma aftur og hvað á að gera ef þeir þurfa tafarlaust aðstoð meðan skrifstofan er lokuð fyrir fríið. Að auki, vertu viss um að búa til útskrifaðan tölvupóst sjálfkrafa .
Dragðu úr hitastilli
Sparaðu orku og peninga með því að setja aftur (eða endurprogramma) skrifstofu hitastillinn þinn meðan á lokun stendur.
Servers Backup
Ef þú ert með gagnrýna tölvur og netþjóna skaltu ganga úr skugga um að öryggisafritið sé rétt fyrir og eftir lokun. Minnka útsetningu fyrir hörmungum með því að skipuleggja öryggisafritið þitt fyrir snemma í stað þess að bíða eftir að fríið lokað til að vera lokið.
Slökktu á skrifstofubúnaði
- Skrifborð ljós
- Ljósritunarvél
- Reiknivélar
- Kostnaðurarljós
- Tætari
Slökktu á tölvum og yfirborðsbúnaði
- Tölva
- Skjár
- Skanni
- Prentari
Slökktu EKKI af
- Faxmaskiner
- Símikerfi
- Server Tölvur
- Hitari / ljósaperur fyrir hitabeltisfiskar