Hvernig á að veita fagleg talhólfs kveðju fyrir deildina þína

Viðskiptatilfinningin af kveðjuhátíð

Ef fyrirtæki þitt notar deildarpósthólf fyrir innhringingar verður þú að taka upp faglegan hljómandi deildarsamtal við talhólfið. Þessi tegund af talhólfsheilun er örlítið öðruvísi en persónuleg talhólfsheilun sem tengist talhólfspósti einstaklingsins. Til dæmis, ef símakerfið gerir þér kleift að sameina símafyrirtæki til að styðja við allar almennar reikningsskoðanir, þá er hægt að sameina alla viðbætur frá reikningsdeildinni undir almennum viðbótareikning bókhaldsstöðvarinnar.

Þegar sjálfvirk aðstoðarmaður sendir símtal til þeirrar framlengingar mun næsta hringing fá símtalið. Ef öll bókasafnsútgáfur eru upptekin eða ekki tiltæk, þá verður símtalið flutt í talhólfsdeild deildarinnar.

Talhólfsvalkostir

Það fer eftir því hvaða símasystem þú ert með hjá fyrirtækinu þínu, það gæti verið mismunandi valkostir fyrir gerð símtala sem þú getur skrifað. Þessir fela í sér:

• Almenn talhólfsveit
  Almennt talhólfsheitið er notað sem sjálfgefið talhólfsveit, ef engin önnur kveðjuhugbúnaður er stilltur.
• Innri talhólfs kveðju
  Það er notað til að heilsa fólki sem hringir í deild þína innan fyrirtækis þíns (þ.e. frá annarri viðbót). Almennt er þetta aðeins við mjög stór fyrirtæki.
• Ytri talhólfs kveðju
  Þessi kveðja verður spilaður fyrir fólk sem hringir utan fyrirtækis þíns. Sjálfvirk aðstoðarmaður símans þíns getur spilað almennt kveðjufyrirtæki sem allir utanaðkomandi gestur heyrir. Ef nafn fyrirtækis þíns er nefnt í þeirri kveðju, þarftu ekki að segja það aftur í deildinni þinni.

• Tímabundið eða "Útrunnið" talhólf
  Tímabundin eða útvarpsþáttur í pósthólfinu er stillt þegar öll deildin verður ekki tiltæk fyrir tiltekinn tíma. Til dæmis er deildin aðeins á milli 8:00 og 17:00 eða þar er lögboðið deildarfundur sem fjarlægir alla frá því að svara símanum. Flestir talhólfskerfi leyfa þér að stilla dagsetningu og tíma sem þú þarft ekki að muna að slökkva á þegar deildin fer aftur í venjulegan rekstur.

• Á símanum ( talið ) talhólfs kveðju
  Þessi kveðja er notaður til að upplýsa gestur sem deildin er í boði en enginn getur tekið símtal sitt strax vegna þess að öll eftirnafn í deildarsvæðinu eru upptekin við aðra sem hringja.

Elements of Good Department Talhólf Kveðja

• Nafn deildar
• Yfirlýsing um að þú getir ekki hringt núna
• Boð um að skilja eftir skilaboð
• Þegar þeir geta búist við afturköllun
• Önnur valkostir sem eru tiltækar (td "ýttu á pundarlykilinn til að fara aftur til ...")
• Website heimilisfang ef það getur veitt mikilvægar upplýsingar
• Ekki lengur en 20 - 25 sekúndur (þumalfingur)
• Ekki byrja á "Símtalið þitt er mjög mikilvægt fyrir okkur ..." kveðju. Þessi setning er ofnotkuð og er venjulega "slökkva" til gestur.
• Forðist að gefa út of mikið af upplýsingum og gera of langan kveðju.

Dæmi Góð deild

• Þú hefur náð reikningsdeildinni. Allir fulltrúar okkar eru uppteknir með þjónustu annarra gestur. Fremur en að eyða dýrmætum tíma í bið, viljum við snúa símtalinu innan tveggja klukkustunda. Ef þú vilt fara aftur í fyrri valmynd, styddu á stjörnu núna. Annars skaltu láta okkur nákvæma skilaboð með þínu nafni og númeri. Eftir að þú hefur tekið upp skilaboðin þín geturðu ýtt á pundartakkann til að fá fleiri valkosti. Þakka þér fyrir að hringja.

• Þú hefur náð söluviðskiptum hjá Operations Tech, Inc. Allar sölufulltrúar okkar eru uppteknir við að þjóna öðrum viðskiptavinum en við viljum skila símtalinu eins fljótt og auðið er. Fyrir núverandi verðupplýsingar eða til að athuga stöðu pöntunarinnar skaltu heimsækja okkur á vefnum. Annars skaltu láta okkur skilaboð með þínu nafni og númeri eftir tóninn. Ef þú vilt fara aftur í fyrri valmynd, ýttu á stjörnu takkann núna.
• Þú hefur náð bókhaldsdeildinni hjá Operations Tech, Inc. Deildin er lokuð. Venjulegir vinnustundir okkar eru frá 8:00 til 5:00 mánudaga til föstudags. Við erum lokuð á laugardögum og sunnudögum. Þú getur hvenær sem er stutt á stjörnu takkann til að fara aftur í fyrri valmynd. Annars skaltu láta okkur skilaboð með nafni þínu og númeri og við munum senda símtalið aftur þegar skrifstofan opnar aftur. Þú getur hengt upp eftir að hafa skilið skilaboðin þín eða ýtt á pundartakkann til viðbótarvalkosta. Þakka þér fyrir að hringja.

Bad Voicemail Kveðjur

• Þú hefur náð söludeildinni. Skildu okkur skilaboð.
• Halló. Þú hefur náð reikningsdeildinni á XYZ.com. Allir endurskoðendur eru nú að sækja lögbundin deildarsamkomu og enginn er til staðar til að taka símtalið. Símtalið þitt er mjög mikilvægt fyrir okkur og við viljum snúa aftur að hringja um leið og við komum aftur. Hins vegar er það lok ársins og símtali okkar er mjög langur. Ef þú ert að hringja í að gera greiðsla á tímabundinni reikningi skaltu gæta þess að segja okkur í skilaboðunum þínum svo við getum hringt í þig strax. Annars skaltu vinsamlegast bíða eftir tónnum og láttu okkur nákvæma trúnaðarskilaboð.
• Deildin er lokuð. Vinsamlegast skildu eftir skilaboðin eftir tóninn.