Réttur viðskipti sími siðir geta haft jákvæð áhrif á viðskiptavini þína og viðskiptavini. Að flytja símtal er meira en bara að vita hvaða hnappar eru til að ýta á símasambandið þitt. Símanúmer fyrirtækisins sem þú og starfsmenn þínir nota á hverjum degi er bein spegilmynd af fyrirtækinu þínu. Þú getur annaðhvort lagt fram fagleg áhrif eða einn sem vantar. Hvort starfsmaður þinn er fjármálastjóri eða tíminn sem er gjaldgengur við að svara símum skaltu ganga úr skugga um að allir í fyrirtækinu þínu séu hraðvirkir um hvernig á að flytja símtal faglega.
01 - Útskýrðu hvers vegna þú þarft að flytja símtalið
Fólk getur fyrirgefið mikið af hlutum, en rudeness á vinnustað er ekki ein af þeim. Útskýrðu pólitískum fyrir hvern sem hringir af hverju þú þarft að flytja símtalið. Það gæti verið að sá sem hringir hafi náð rangri deild eða rangt eftirnafn í réttu deildinni. Önnur ástæða til að flytja símtal gæti verið að aðeins annar deild getur svarað spurningunni, eða þú hefur ekki nægilegt heimild til að taka ákvörðunina sem hringirinn leitar. Óháð því, vertu viss um að hringjendur vita nákvæmlega hvers vegna símtalið þarf að flytja þannig að þeir telji ekki að þú ert bara að fara í peninginn. 02 - Gefðu upplýsingarnar þínar fyrst
Alltaf gefa gestur nafn þitt og framlengingu bara ef þú færð ótengdur. Þetta gerir þeim kleift að vita að þú hefur persónulega áhyggjur af ástandinu. Þú vilt líka að koma í veg fyrir aðstæður þar sem hringir er ótengdur og þarf að byrja upp á nýtt frá grunni og útskýra ástandið fyrir enn eitt fyrirtæki sem er fulltrúi. Þú ættir einnig að segja gestur á nafn viðkomandi eða deildar sem þú ert að flytja þá til, og gefðu einnig eftirnafnið. Sama hvaða fyrirtæki þú ert í, allir eru í viðskiptum við góða þjónustu við viðskiptavini. 03 - Spyrðu heimild til að hefja flutninginn
Þegar þú hefur stofnað skýrslu við þann sem hringir skaltu biðja hringjandann um leyfi til að hefja flutninginn. Þessi beiðni veitir einnig hringiranum tækifæri til að spyrja aðra spurninga eða gefa öðrum áhyggjum til þín. Það gefur einnig gestur þeim tækifæri til að segja að þeir muni hringja til baka þegar þeir hafa meiri tíma. Stundum gerist það að hringir vill ekki flytja. Ef svo er skaltu komast að því hvers vegna. Næst skaltu útskýra að flutningurinn myndi tryggja að þeir fái aðstoð eins fljótt og auðið er. Einnig útskýra að þú munir gefa næstu fulltrúa allar upplýsingar um símtal þeirra svo langt og að þeir verða ekki að útskýra aðstæður sínar aftur
04 - Bíddu eftir svari
Ekki flytja símtalið í blindni eins fljótt og þú heyrir hringinn í símanum. Bíddu eftir að hinn aðilinn svari og útskýrðu hvers vegna símtalið er flutt. Þetta skref gefur næstu starfsmanni tækifæri til að undirbúa símtalið og kemur í veg fyrir að hringirinn þurfi að útskýra ástandið eða vandamálið aftur. 05 - Gerðu kynningu
Fara aftur til þess sem hringir og tilkynna nafnið og / eða deildina sem þú ert að flytja þá til. Þakka gestur fyrir þolinmæði hans og biðja um hvort þú getir gert neitt annað fyrir þá áður en þú setur upp. Það hjálpar ef þú getur notað fyrsta eða eftirnafn þess sem sá sem hringir er fluttur til. Þetta styrkir persónulega tengingu sem þú hefur stofnað og skapar frekar tilfinningu að hringirinn sé vel gætt. 06 - Ljúktu flutningnum
Ljúktu flutningnum með því að tengja hringirinn við annan mann eða deild. Mundu að loka tengingunni með því að hengja símann eða aftengja höfuðtólið. Vegna þess að símakerfi geta verið flókin, sérstaklega í stórum fyrirtækjum, viltu tryggja að þú hafir að fullu aftengt þig frá símtalinu. Ef þú ert nýtt í starfið, borgar það að gera tilraunir nokkrum sinnum með samstarfsmanni áður en símtalið er í raun að flytja. Það eru nokkrar ástæður fyrir því að ljúka símtalinu þegar þú hefur samband við þann sem hringir. Hins vegar, hver sem ástæða er til, sama hversu lögmæt, þú verður að losna á faglegan hátt. Algengasta ástæðan fyrir því að ljúka símtali er að þú hefur komið fram við langvarandi talara - einhver sem mun neyta of mikið af tíma þínum og koma í veg fyrir að þú farir um fyrirtækið þitt. Annar, minna algeng ástæða er að hringirinn notar misnotkun, ógnandi eða dónalegt tungumál. Því miður finnst fólk með reiðiþjónustuskilyrði að þeir geti hætt við óvini sína á ókunnugum, einkum þeim sem eru í þjónustugreinum eða í þjónustuaðstöðu. Hafðu samband við stefnu fyrirtækisins og verklagsreglur um hvernig á að meðhöndla þessa tegund af aðstæðum til að koma í veg fyrir lagalegar afleiðingar. Og mundu, það er alltaf betra að setja áhorfandann í bið meðan þú leitar að ráðum en að segja eitthvað sem þú gætir iðrast síðar.
Mikilvægi símans
Síminn er oft fyrsti viðskiptamaður viðskiptavinar eða viðskiptavinar við fyrirtækið þitt. Þú vilt að þessi reynsla sé sú besta sem það getur verið. Aðallega viltu ekki að viðskiptavinir hengja sig upp og hringja í keppnina þína, svo það er þess virði að fjárfesta tíma í að þjálfa starfsfólkið þitt í réttri símanúmeri.