Skrifstofa borgarstjóra um sérstaka atburði í Chicago og Illinois Restaurant Association vinna saman að því að skipuleggja og framkvæma þessa árlegu matarhátíð .
Skipuleggur Community Food Festival
Hvort stór matur hátíð eins og Taste of Chicago eða minni útgáfu af sömu skipulagsheimum samfélags hátíðirnar er umtalsverð ábyrgð á sveitarfélögum og sveitarfélögum. The Taste of Chicago þjónar sem mikill dæmisögu fyrir hvaða samfélag sem er miðað við svipað forrit. Helstu hagnýtar sviðir hvers samfélagshátíðar munu innihalda eftirfarandi:
- Aðgerðir
- Matur söluaðilar
- Forritun
- Styrktaraðili
- Markaðssetning / almannatengsl
- Bókhald / Samningur Stjórnun
Við munum grafa dýpra inn í hvert svæði, en fyrst, við skulum fá tilfinningu fyrir tímalínunni og almennum stjórnun slíkrar atburðar með því að nota raunverulegan skipulagningu Taste of Chicago.
Community Food Festival Skipulags Timeline
Fyrir þá sem nálgast þessa tegund af atburði í fyrsta skipti eða þeir sem íhuga stækkun á núverandi hátíð, er mikilvægt að byrja að skipuleggja að minnsta kosti eitt ár fyrir atburðinn þinn.
Fyrir áþreifanlegt dæmi fylgir Skrifstofa sérstakra atburða borgarstjóra eftirfarandi eftirfarandi gróftímaáætlun fyrir Taste of Chicago hvers árs:
- 12 Mánuðir : Finndu staðsetningar, dagsetningar og gróft skissu á hátíðarkortinu. Taktu viðeigandi borgarstofnanir hvert skref af leiðinni
- 9 Mánuðir : Uppfæra hátíðarkort og hefja hagnýta svæðisstjórnunarkerfi
- 6 Mánuðir : Staðfestu söluaðila, styrktaraðila, forritun og birgja
- 4 mánuðir : Lokaðu skemmtun og endurnýjaðu virkni svæðisins
- 3 Mánuðir : Búðu til markaðsmál á hátíðinni
- 1 Vika : Stjórna aðgerðinni
- 1 dagur : Stjórna seljanda innborgun
- Viðburður Niðurstaða : Stjórna aðgerðaálagi
- 1 Vika Eftir : Haltu umbúðir og gerðu ráðleggingar
Almenn hátíðastjórnun í samfélaginu
Sem ríkisstofnun er borgarstjóri skrifstofu sérstakra atburða í umsjón með Taste of Chicago og langan lista yfir aðrar viðburði meðfram Chicago Lakefront, hverfinu hátíðum og öðrum sviðum. The Taste er einstakt í Chicago vegna þess að það er frjáls atburður, en tekjur af Taste greiðir fyrir meirihluta allra annarra atburða sem stjórnað er af skrifstofunni.
Með reynslu af matarhátíðinni, sem dugar aftur til 1980, eru flestir hagnýtur liðin á skrifstofu borgarstjóra á sérstökum atburðum og Illinois Restaurant Association mjög reyndar á sínu sviði. Þetta gerir framkvæmdastjóra Taste of Chicago kleift að einblína á áætlanagerð og framkvæmd viðleitni allra aðila sem taka þátt og halda viðburðinum á réttan kjöl.
Auk aðalskrifstofa starfar framkvæmdastjóri með að minnsta kosti 20 mismunandi borgarskrifstofum og stofnunum, þar á meðal (en ekki takmarkað við) eftirfarandi:
- Lögregladeild
- Slökkviliðsstöð
- Heilbrigðisdeild
- Götum og hreinlætismálum
- Park District
- Skrifstofa neyðarstjórnunarsamskipta
Annar mikilvægur hagnýtur svæði hluti af skrifstofu borgarstjóra á sérstökum viðburðum er bókhald / samningur stjórnun. Tilvera ríkisstjórnarviðburðar er mjög skipulagt innkaupaferli og öll samningar verða að fylgja leiðbeiningum borgarinnar.
Með viðburði um tímasetningu áætlunarinnar og almennum viðburðarstjórnun tryggt, getum við nú litið á hvert aðalstarfsvið sviðsins.
Hafa verið kynnt sögu Taste of Chicago viðburðarins og nota áætlanagerð og framkvæmd sem dæmi, við erum tilbúin til að grafa smá dýpra inn í hvert aðalstarfsvæði svæðisins.
Aðgerðir
Rekstrarsviðið ber ábyrgð á undirbúningi á staðnum, stigi og framleiðslu, viðburðarstuðning, öryggi og fleira.
Starfsemi krefst margra fyrirburða funda og rekstrarhópurinn er náinn bundinn við skipulag atburðar kortsins.
Það skiptir miklu máli að taka þátt í öllum borgarstofnunum snemma í því ferli, samkvæmt rekstrarstjóri fyrir Taste of Chicago. Rekstrarhópurinn stýrir ferlum fyrir eftirfarandi:
- Upphleðsla fyrir viðburði (uppsetning)
- Rekstur á atburðinum
- Upphleðsla eftir atburði (tár niður)
Þessi aðferð felur í sér götuskipti, byggingartækja, vörubifreiðar, timburmenn, rafmagnsfólk, viðhald búnaðar og starfsfólk, öryggi, flutninga fyrir birgðafyrirtæki, stjórnunarvagna og fleira. Hugsaðu um hvað rekstrarhópurinn muni takast á við sjálfa sig og hvað þeir munu vinna út fyrir atburðinn þinn. Hvaða aðrar stofnanir munu liðið þitt þurfa að vinna með? Hafðu samband við þá eins fljótt og auðið er.
Veitingastaðir / seljendur
Í ljósi þess hversu flókið og stærð matvælahátíðir eru, eins og Taste of Chicago, tekur Illinois Restaurant Association forystuna á stjórnun matvælafyrirtækja sem taka þátt í árlegri atburðinum. Fyrir 2015 Taste of Chicago, the atburður samvinnu við 60 + mat söluaðilar, þar á meðal 19 + nýjar veitingastaðir sem tákna margir af Chicago mismunandi hverfum. Auðvitað, í Chicago, munu ákveðin atriði alltaf finnast hjá matsölumönnum sem valin eru fyrir viðburðinn, þar á meðal pizzur, rifbein, ís og ostakaka. Samfélagsmaturhátíðin þín mun líklega hafa hefðbundna matvælina sína líka.
Það er ágætis staðsetning að vera valinn sem veitingasali sem tekur þátt í þessari tilteknu maturhátíð og viðmiðanir krefjast þess að þátttakendur séu staðbundnar veitingastaðir sem endurspegla hverfið Chicago. Að auki verða þau að geta séð um bindi og fengið alveg hreint ástand með borginni. Þátttaka veitingastaðir fara yfir eftirfarandi námskeið og athuganir:
- Ljúktu Illinois Restaurant Association Summer Festival hreinlætismatskírteini
- Chicago Department of Public Health heimsækir búðir þrisvar á dag
- Stjórna flæði birgða milli búða sinna og kæla vörubíla
Þegar það kemur að samfélagsþáttinum þínum skaltu hugsa um hvaða forsendur þú gætir þurft að taka þátt í matvælaviðskiptum og hversu margir þú vilt hafa. Fyrsta árið getur verið erfitt, en með árangri hvers árs verður þú líklega að finna að þú hafir fleiri og fleiri tilbúnir þátttakendur.
Forritun
The Taste of Chicago er almenn samfélags atburður. Það þýðir að á meðan "mat" er það sem vekur mannfjöldann, þá eru það aðrar aðgerðir sem halda fólki þar. Í gegnum árin hefur forritunarliðið tekið mörg eftirfarandi þátta í heildaráætlunina:
- Fríir tónleikar á mörgum stigum (innanlands og sveitarfélaga skemmtikrafta)
- Matreiðsla sýningar pavilion með topp kokkar og cookbook höfundar
- Fjölskyldustaður þar á meðal stig barnanna
- Umhverfis tjald fyrir "græna" menntun
- Íþróttahöll með hæfniábendingar
- International Pavilion (versla)
- 2 mílna ganga
- Matur birgja
- Budweiser Clydesdales og Dalmatian félagar þeirra
- Skemmtunarferðir
- Flugeldaráætlun
- Opnunarathöfn
Hugsaðu um hvað önnur forrit og aðgerðir sem þú gætir viljað taka á matarhátíðinni þinni.
Styrktaraðili
The Taste of Chicago felur í sér nokkra flokka fyrir styrki , sem er stór uppspretta fjármögnunar og stuðnings í fríðu. Sameiginleg markaður og sameiginlegur atburður skipuleggjendur hafa tilhneigingu til að taka þátt í atburðum samfélagsins eins og Taste að styrkja vörumerkið sitt og fá váhrif.
Gestrisni er þáttur sem sumir styrktaraðilanna innihalda í pakka sínum, sem gerir þeim styrktaraðilum kleift að fá hagstæðan aðgang að sumum setustöðum og einka tjöldum til að hýsa eigin viðskiptavinarviðburði.
Tegundir styrktaraðili við Smekkurinn innihélt eftirfarandi:
- Farsímasamskipti
- Matvöruverslun keðja
- Drykkur fyrirtæki
- Smásala og bankar
- Flugfélag og hótel
- Media
- Bílaframleiðendur
- Matur birgja
- Veitingastaðir
- Líkamsræktar- og heilbrigðisstofnanir
- City Park District og almenningssamgöngur
Hugsaðu um hvað staðbundnar fyrirtækja styrktaraðilar gætu haft áhuga á að fjármagna samfélagsviðburðinn þinn og hugsa um hvers konar pakka og frænka sem þú gætir veitt þeim styrktaraðilum.
Markaðssetning / almannatengsl
Markaður sem vinnur á Taste of Chicago er í öfundsverður stöðu vegna þess að það er tegund atburðar sem sjálfkrafa vekur athygli fjölmiðla í Chicago og annars staðar. Betri enn, stuðningsmenn fjölmiðla hjálpa einnig að stuðla að því að smakka. Það þýðir að borgarstjóri skrifstofu sérstakra atburða þarf ekki að eyða of mikið af hefðbundnum auglýsingum til að dreifa orði og kynna atburðinn .
Markaðsaðilar kynna viðburðinn með því að skrifa sértækar fréttatilkynningar á hverju svæði viðburðarins, halda viðburðarsíðunni og framleiða viðburðarbæklinginn. Þessir hlutir þurfa að vinna náið með öllum öðrum hagnýtum sviðum til að skjalfesta tímasetningu og innihaldsbreytingu eins og þær eiga sér stað.
Í upphafi getur verið erfitt fyrir samfélögum matur hátíðir að fá góða útsetningu að stórum og vel þekktum atburðum eins og Taste of Chicago Garner. En íhuga hvaða fjölmiðlar þú gætir þurft að ná til ókeypis stutt og hefja áætlanagerð fyrir þau markaðsefni sem markaðssetrið þitt mun höndla eins og vefsíðu, flugmaður og bæklinga.