Hvernig á að skipuleggja Amazing Employee Holiday Party frá byrjun að klára

by Rob Hard

10 ráð til að ná árangri innan fyrirtækisins

Ef þú hefur verið falið að skipuleggja árlegan frídagaferð fyrir fyrirtæki þitt skaltu fylgja nokkrum grunnreglum til að ná sem mestu úr sérstökum viðburði og geta hjálpað þér að draga úr kostnaði án þess að hafa áhrif á gæði þess. Með því að meta vandlega leiðina til að nálgast og framkvæma þessa frídagur, getur þú búið til reynslu sem ekki aðeins eykur starfsfólki starfseminnar heldur eykur einnig starfsfólki ánægju og varðveislu um borð.

Það er mikilvægt að byrja á grundvallaratriðum - hvaða þema ætti að vera að ræða, hvar ætti það að eiga sér stað, hversu margir koma, hvenær ætti það að gerast og hvaða mat og drykk verður boðið í tilefni - áður en sérhæft áætlanagerð og að lokum atburður framkvæmd.

01 - Grunnþættir fríhátíðar

Auðvitað, eins og allir aðrir viðburðir eða verkefni, þú þarft að búa til verkefni áætlun sem auðkennir upplýsingar um atburði fyrir starfsmanna frí aðila. Þema, vettvangur, tími, dagsetning, gestur telja, mat og drykkur val, decor og atburður dagskrá verður öll að íhuga áður en þú byrjar að framkvæma atburðinn þinn.

Sérhver góður flokkur þarf þessar grundvallarþættir til að ná árangri, en ekki þarf að setja allt í stein áður en þú byrjar að framkvæma þig til að fá þarfir þínar (eins og að tryggja vettvang, bóka veitingastað eða skipuleggja dagskrá).

Þó að það séu margar leiðir til að nálgast þessar ákvarðanir og ákvarðanir um hugmyndir um hærra stig eins og þema og tímasetningar falla oft á stjórnendum fyrirtækisins í stað þess að framleiðandinn er best, þá er best að vinna með lið til að ákveða hvaða upplýsingar eru réttar fyrir þitt tiltekna fyrirtæki.

02 - Veldu skilvirkasta tíma til að halda viðburðinn

Besti tíminn til að halda frídegi fyrir starfsmenn er líklega á hádegismatinu. Reyndar sýna sögulegar frídagatölur frá Winston Battalia vaxandi tilhneigingu til þessarar ákvörðunar, sem endurspeglar að meira en tveir og fimmtungar fyrirtækjaviðburða eiga sér stað á hádegismatinu.

Því miður geta ekki allir haft tækifæri til að taka þátt í því ef einhver verður að vera til baka og svara símtölum og fyrirspurnum viðskiptavina. En hádegisviðburður gerir fyrirtækinu kleift að stjórna kostnaði og dregur úr skuldbindingum á persónulegum tíma og skuldbindingum starfsmanna.

Augljóslega, ef stofnunin er ekki haldin hádegisverkefni, þá munu þeir hýsa kvöldviðburð, sem gerir fleiri starfsmenn kleift að mæta, en geta oft komið með hærri kostnað, allt eftir hvaða viku vikunnar er haldið.

Svo hvernig færðu stærsta bökuna fyrir peninginn ? Þó að sumt megi hugsa um að föstudagurinn sé besti daginn til að halda viðburðinum vegna þess að flestir starfsmenn verða að fara um helgina, er föstudagur vinsælasta dag vikunnar á veitingastöðum og öðrum stöðum, dýrasta tíma. Fáir stofnanir vilja vilja íhuga sunnudagskvöld, svo það virðist sem næsta besti kosturinn getur verið mánudagskvöld.

03 - Íhugaðu að hýsa aðila í Off-Season

Í stað þess að vanhæfa árlega jól- eða þakkargjörðina, hvers vegna ekki að huga að því að hýsa atburði sem er sérstaklega til að meta starfsmanninn, þegar engin önnur frí er að koma upp á fyrirtækjakatalagann?

Í byrjun október og lok janúar er frábært að halda árlega þakklæti þar sem þú getur fundið aukna framboð á vettvangi utanaðkomandi staða, spara peninga á veitingaútgjöldum og hugsanlega fá betri tilboð á pakkningum á þessum atburði undanfarið.

Ein galli við að búa til árlega þakklæti í stað þess að fagna sameiginlegum árstíðum er að starfsmenn mega ekki muna þetta sem hefð sem og þeir gera jól eða nýárs aðila. Þú þarft að vera viss um að byggja upp efla um atburðinn ef það er ekki hefðbundin frídagur.

04 - Veldu lið til að hjálpa að framkvæma viðburðinn

Að ákveða rétt lið stærð og velja bestu liðsmenn eru nauðsynleg til að gera atburði þinn velgengni með eins lítið þræta og mögulegt er. Á endanum er það þó ekki stærð nefndarinnar heldur gæði þeirra sem vinna að því sem ákvarðar gæðum skipulags liðs atburðar.

Smærri hópur einstaklinga mun líklega gera skipulagningu hagkvæmari og hagkvæmari en margir stofnanir taka þátt í stórum nefndum einstaklinga þannig að raddir starfsmanna séu fulltrúar í skipulagningu og framkvæmdum. Hins vegar getur verið að tíminn sem skipuleggur er af þessu tagi, geta tekið frá þeim degi sem framleiðandi er í dag, þannig að þú gætir hugsanlega komið á fót minni hóp einstaklinga sem hafa vald til að taka ákvarðanir fyrir stærri hópinn.

Veldu þá einstaklinga fyrir hæfni þeirra til að hafa jákvæð áhrif á aðra starfsmenn og nota verkefnið sem verðlaun eða hvatning fyrir þá sem eru valdir. Atburður skipuleggjandi stofnunarinnar ætti að starfa með fulltrúa leiðtoga í mannauði eða markaðssetningu - einhver sem hefur heimild til að samþykkja áætlunina - til að hjálpa þessum ákvörðunum og velja bestu liðsmenn liðsins.

05 - Búðu til hagkvæma frídagamestu Valmynd

Þegar það kemur að því að velja hvað á að fæða starfsmenn þína meðan á þakklæti stendur getur fjöldi bragðarefur sparað peninga en enn er framúrskarandi máltíð.

Útsala máltíðir eru oft hagkvæmari en hlaðborð, og þau geta verið kynnt mun glæsilegri en að allir séu í takti og þjóna sjálfum sér.

Að sjálfsögðu þarf valmyndin þín að styrkja þemað atburðarinnar og þú ættir að reyna að velja hluti sem innihalda viðburðalit eða vörumerki, en það þýðir ekki að þú ættir að leigja dýrt frídeildarfatnað og önnur efni.

Að velja léleg atriði eða ferska ávexti fyrir miðstöðvar, takmarka áfengisneyslu og hýsa á vettvangi sem hefur staðlaðan frídagurskreytingar og matlagningarvalkostir eru öll frábær leið til að draga úr kostnaði og gefa starfsmönnum góða reynslu.

06 - Ákvarða áfengisneysla og mörk

Í mörg ár hafa stofnanir verið að takmarka rúmmál áfengis við frídagamótið af ýmsum ástæðum, þar með talið beinlínis að stjórna fjárhagsáætluninni og gefa meiri áherslu á skilaboðin um atburðinn.

Samt sem áður vilja flestir starfsmenn ekki taka þátt í atburði fyrirtækis sem ekki er með einhvers konar áfengis drykk. Af þessum sökum viltu þrengja val þitt eða bjóða upp á ódýran undirskrift, hannað til að draga úr kostnaði og halda niðri.

Þú gætir einnig íhugað að takmarka valið við aðeins vín, loka barnum snemma og bjóða aðeins drykki á máltíðinni til að draga úr kostnaði frekar og takmarka magn starfsmanna drekka meðan fulltrúi fyrirtækisins á viðburðinum.

07 - Minntu starfsmenn á réttar siðir

Besta ráðin fyrir alla sem sitja í frídagur er að tryggja að þú manst eftir siðareglum til að komast og láta aðra líða vel og njóta kvöldsins og leggja grunnreglur í almennri minnisblaði eða tölvupósti áður en atburðurinn er fullkominn viðunandi leið til að ganga úr skugga um að starfsmenn gestir hafi bestu reynslu sem þeir geta.

Eitthvað mistök að forðast á hátíðabátinu eru að forðast of mikið að drekka, borða, tala eða kvarta, koma of snemma eða fara of seint, klæðast óviðeigandi búningi og koma í veg fyrir óhóflega gesti sem geta ekki aðeins haft áhrif á reynslu annarra á viðburðinum en einnig kostnaður fyrirtækisins.

Þó að árleg frídagafundur sé ætlað að koma saman liðinu og lækka hemlun sem almennt er að finna á vinnustaðnum, minndu gestum þínum að þeir séu ennþá fyrirtæki, jafnvel þegar þeir eru að vinna að þessu eftir vinnu og eru því búist við að hegða sér þannig hentugur fyrir vinnustaðinn.

08 - Íhuga að setja upp gjafaviðskipti

Getty Caiaimage / Paul Bradbury

Almennt eru margar stofnanir í raun gjafaskipti milli starfsmanna á frídeildum sínum. Hins vegar, ef skipulagningin er stærri, þá er þetta best að vera vinstri á deildarstigi frekar en í allri starfsmannaviðburðinni þar sem að skipuleggja slíkan mælikvarða getur reynst erfitt - sérstaklega ef þú þekkir ekki tiltekna deildir og starfsmenn þeirra.

Hins vegar, ef gjaldeyrisskipting er til, gæti verið að það sé best ef gestgjafi eða skipuleggjandi óskar eftir fjárhagslegu loki til gjafanna, hugsanlega 10 $ til að koma í veg fyrir mál sem tengjast gjöf verðlagningu.

Auk þess að setja upp "hvíta fíl" eða svipaða tegund af gjafaskipti með allt innifalið þar sem allir í félaginu er boðið að taka þátt á einstaklingsstigi gætu komið í veg fyrir skipulagningu martraðir eða viðburði þar sem einn gestur fær ekki gjöf vegna þess að annar gleymdi að koma með einn.

09 - Íhuga hvort fjáröflun sé rétt fyrir atburðinn þinn

Matur, fatnaður og leikfangadrif eru hluti af menningu í mörgum stofnunum, en sumir hvetja til fjármögnunar diska, en þetta þýðir ekki endilega að fyrirtæki þitt á vettvangi starfsmanna þakklæti sé rétti staðurinn fyrir fjáröflunargjald.

Þó að það sé mjög gagnlegt að tengja tiltekna ástæðu fyrir frídeildina gæti það verið gagnlegt fyrir samtökin að aðeins hvetja til gjafaviðskipta og óflekkanlegra framlaga sem kunna að njóta góðs af góðgerðarstarfinu. Þannig er öllum heimilt að bjóða upp á gjöf að verðmæti sem hentar eigin fjárhagsáætlunum.

10 - Meta söluaðila styrktar fyrir atburðinn þinn

Sumir kunna að hugsa að fá styrktaraðilum söluaðila er frábær leið til að vega upp á móti kostnaði við árlegan frídag Hins vegar geta skipuleggjendur og viðskiptavinir þeirra viljað halda áfram að einblína á markmiðið að frídagur þeirra á að meta starfsmenn frekar en útvistunarkostnað til styrktar söluaðilar.

Starfsmenn telja sig oft að kostnaður vegna þessara sérstöku viðburða ætti að falla undir rekstraráætlun vinnuveitanda. Ef stofnunin hefur ekki efni á að bjóða upp á þakklæti fyrir starfsmenn sína eða ef það er ekki hluti af viðskiptaáætluninni af einhverri ástæðu, þá ætti vinnuveitandi ekki að leita utan tekna til að standa straum af kostnaði með styrki.