Það eru breytur sem þarf að íhuga þegar þú velur val þitt. Þetta felur í sér markmiðið við atburðinn þinn, fjárhagsáætlunina sem þú ert að vinna með, ástæðu þín til að ráða utanaðkomandi og tiltækir frambjóðendur til starfa og sem betur fer eru nokkur góð auðlindir sem fyrirtæki geta notað til að velja bestu viðburðaráætlunina eða framleiðandann til hjálpaðu til að búa til atburði fyrirtækisins.
Notaðu eftirfarandi leiðbeiningar til að hjálpa þér að ákvarða hvort þú þarft að skipuleggja atburðaráætlun fyrir næsta fyrirtæki þitt og ef þú gerir það, hvernig á að velja besta frambjóðandi fyrir starfið.
Ákveða atburðarmarkmiðið og þörfina fyrir viðburðaráætlun
Flestir telja að að ráða utanaðkomandi atburðaráætlun eða veitingamaður byrjar með því að ákvarða fjárhagsáætlun atburðarinnar en sannleikurinn er sá að það er mikilvægara að byrja með því að skilgreina hvers vegna þú viljir halda atburði í fyrsta sæti. Áður en þú nærð til utanaðkomandi eða innri auðlind sem mun hjálpa þér að skipuleggja þennan atburð, viltu vera fær um að deila mikilvægum markmiðum viðburðarins. Svaraðu viðeigandi spurningum þínum um hver, hvað, hvar, hvenær, hvers vegna og hvernig-það verður nóg af tíma til að gera breytingar síðar.
Þegar þú hefur skilgreint markmiðin þín munu nokkrar skýrar hugmyndir byrja að koma fram um hvaða þema og skilaboð þú vilt flytja á viðburðinn þinn, en síðast en ekki síst, þú vilt að ákveða hvaða starfsemi og þjónustu sem þú þarft utanaðkomandi auðlind til að takast á við af þinni hálfu.
Þú þarft að ákveða hvaða fjárhagsáætlun þú hefur fyrir skipuleggjandi og ef þeir munu hjálpa velja vettvang, byggja upp valmyndirnar og gera ráðleggingar um mat og drykkjarvalkosti, hátalarar og skemmtun, vera á staðnum fyrir daginn þar sem þörf er á framleiðslu, og / eða hjálpa til við að búa til mikilvæg samskiptaskjöl eins og boð og gestalista.
Ef þú ert að skipuleggja atburðinn þinn einn og hefur ennþá eitthvað af þessum þörfum, þá eru líkurnar á að þú viljir ráða atburðaráætlun til að stjórna þessum verkefnum og ábyrgðum.
Notaðu staðbundnar heimildir til að finna viðurkenndan viðburðaráætlun
Oft finnst fólk að þessi orð af munni sé besta leiðin til að ráða við atburðaráætlun fyrir afmælisveislu sína, morgunverðarhagsmuni, hátíðarsveiflu eða annars konar atburði, og á meðan það hjálpar örugglega, er þetta líklega ekki árangursríkasta nálgunin.
Ef þú ert að reyna að finna bestu viðburðaráætlunina fyrir mál þitt er best að rannsaka einhvern sem hefur reynslu og hefur sterka orðstír innan samfélags skipuleggjendur. Orð af munni veitir tækifæri til að auðvelda sölu fyrir skipuleggjandi sem vill finna nýja viðskiptavini, en jafningjamaðurinn er mjög árangursríkur.
Óháð því hvort það er félagsleg atburður eða sameiginlegur fundur, almennt er reglan um að ráða við atburðaráætlun eða veitingamann ennþá sú sama: Þú vilt ráða einhvern sem hefur sérþekkingu í að búa til tegund af atburði.
Íhuga kafla faglegra aðildarhópa eða skoðaðu með innlendum eða staðbundnum kafla Fundur sérfræðinga International, International Special Events Society, National Association veitingastöðum stjórnenda.
Það skiptir einnig máli að finna út hver er að birta greinar í iðnaði þeirra.
Ef þú vilt vita hver hefur orðstír fyrir að veita þjónustu eða sérþekkingu á tilteknum markaði, skoðaðu með staðbundnum ráðstefnu og gestaskrifstofu eins og margir skipuleggjendur skipuleggja eru virkir meðlimir og halda einnig samböndum við staðbundin verslunarhús; Önnur leið til að koma upp sérfræðingum er að ná til sölustöðvar hótelsins. Þeir munu deila með þér sem þeir treysta.
Viðtöl og umræða viðburðaþörf með umsækjendum
Flestir viðburðir skipuleggjendur vilja vera fús til að heyra um sérstaka atburðinn þinn, en gefðu þeim stuttar upplýsingar í fyrstu og einbeita sér aðeins meira um sérþekkingu sína í upphafshópnum, þar sem þú ættir að draga úr fjölda umsækjenda niður á þrír sterkustu umsækjendur.
Þú ættir því að spyrja hverja atburðaráætlun eða fyrirtæki þeirra til að deila upplýsingum um viðskipti sín, reynslu af fyrri atburðum og hvernig þeir ætla að gera ráð fyrir ófyrirséðum hætti, gæta varúðar við svörun umsækjanda og hvaða eftirfylgni sem hann eða hún kann að hafa fyrir fyrirtæki þitt, viðburðinn, eða markmið hans.
Góðar skipuleggjendur munu ganga í gegnum umræðu til að læra um heildarmarkmið, atburðarás, fjárhagsáætlun, gestur og persónulegar óskir. Góð skipuleggjandi mun spyrja þig spurninga um fyrirtækið þitt og læra um markmið þín og sérstakan viðburð. Leitaðu að þessum skilti þegar viðtal er að finna frambjóðendur sem standa frammi fyrir hinum.
Þó að það sé ekki alltaf hægt að hitta einhvern í eigin persónu meðan á fyrstu viðtali stendur, sérstaklega ef forritið þitt er utan bæjarins, getur þetta verið mikilvægt skref í því að velja rétta skipuleggjandi eða framleiðanda fyrir atburði og fyrirtæki.
Augliti til auglitis fundar veita innsýn utan þekkingar eða reynslu af skipuleggjanda í skýrslu sinni við liðið í fyrirtækinu þínu sem mun hjálpa til við að skapa þennan viðburð. Þú vilt velja frambjóðanda sem hefur ekki aðeins gott afrek fyrir framleiða góða viðburði, en einnig einn sem fær með liðinu þínu.
Þrengja niður valkosti og gera val
Það er ekki nógu gott að fara í eðlishvötina þína, ráðgjöf vina þinna eða jafnvel samstarfsmanna og samstarfsmanna eða persónulegan fund í einu - þetta er atburður þinn og nafn þitt og orðspor þitt verður tengt því - þú munt Þarftu að athuga tilvísanir frambjóðenda þinnar líka. Vertu viss um að biðja um nöfn viðskiptavina sem frambjóðendur hafa unnið með áður en einnig grafa í sögu hvers skipuleggjandi til að finna viðburði sem hann eða hún kann ekki að hafa nefnt - þú gætir fundið út að hann eða hún lenti á nokkrum viðburðum með tiltekinni viðskiptavini sem gerði ekki Ekki láta hann halda áfram.
Þegar þú hefur staðfest að umsækjandi nýtur góðs af fyrirtækinu þínu, sýnir sérþekkingu á þessu sviði og hefur nokkuð góðan skilning á því viðburði sem þú vilt framleiða með honum eða henni, þá er kominn tími til að þrengja val þitt í eitt og hlusta á hugmyndir hans um atburðinn. Byggt á markmiðum þínum og hugmyndum mun góð skipuleggjandi kynna þér áætlun sem mun hjálpa til við að ná þema þinni - ef það er einka kvöld og kvöldmat fyrir náinn hóp fólks, þá ætti skipuleggjandi að koma til þín með hugmyndum sem fela í sér margar upplýsingar um forritið þitt.
Á þessum tímapunkti ætti atburðaráætlunin að kynna þér hugmyndir sem gera þér kleift að líða eins og þeir hafi tekið kostnaðarhámarkið og tvöfaldað gildi þess. Það ætti að vera augljóst í því hvernig þeir kasta sýn sinni fyrir atburðinn þinn.
Samanburður á fjárhagsáætlun þinni í viðburðaráætlunina
Byggt á markmiðum þínum um atburði er hægt að búa til almenna tilfinningu fyrir því hversu mikið það kostar fyrir mismunandi þætti áætlunarinnar, sem breytilegt er eftir tegund atburðarinnar sem þú hýsir og hvað það felur í sér. Margir sem skipuleggja atburði í fyrsta skipti hafa tilhneigingu til að falla í gildru þess að vilja skipuleggja kampavínviðburð á bjór fjárhagsáætlun, og þess vegna munu margir snúa sér til atburðaráætlunar þeirra um hjálp.
Óákveðinn greinir í ensku hugsjón frambjóðandi mun taka hvaða fjárhagsáætlun þú kynna þá og breyta því í eitthvað töfrandi en þessar hugmyndir munu koma á verði og það er mikilvægt fyrir þig að spyrja skipuleggjanda að birta allar kostnað hans og hugsanlega heimildir um hvernig þessi gjöld verður þakið og felld inn í heildarfjárhagsáætlunina - viðburðaráætlunargjöldin eru breytileg frá skipuleggjandi til skipuleggjanda eða viðburðarfyrirtækis við atburðafyrirtæki.
Það fer eftir eðli atburðar þinnar og þú verður beðinn um að veita innlán, pappírsvinnu og samninga við atburðaráætlunina og viðburðarsvæðin og þjónustuna sem þeir bjóða. Það er algjörlega ásættanlegt leið til að meðhöndla viðskipti en besta ráðin á þessum tímapunkti er að leita til faglegrar ráðgjafar og aldrei undirrita samning sem hefur ekki verið skoðuð af eigin lögsögu þinni, sérstaklega þegar um er að ræða einstaklinga sem hafa ekki hugsanlega sömu auðlindir stórfyrirtækis.
Vertu með skipuleggjandanum þínum og vertu undirbúinn til að elda og rehire
Flestir sögðu sögur sem gerast í tengslum við atburðaráætlun eru venjulega afleiðing af skorti á eftirfylgni. Viðburðaráætlun krefst skilvirkrar samhæfingar á flutningum og frestun þessara aðila til þriðja aðila getur hernema ef atburðaráætlunin sem þú hefur ráðið er ekki að fullu ábyrgur fyrir markmiðum fyrirtækis þíns og markmiðum fyrir viðburðinn.
Af þessum sökum ættir þú sem ráðningarstjórinn að starfa náið með skipuleggjanda eða framleiðanda til að tryggja að sérhver þáttur í framleiðslu fer utan hitch-að ganga úr skugga um að vettvangur og birgjar séu tilbúnir til að tryggja að greiðslur hafi verið gerðar á hverjum seljandi fyrir og eftir. Það er ekki að segja að flestir viðburðir skipuleggjendur ekki skila á fyrirheitna þjónustu sína; Það þýðir einfaldlega að þú ættir að ganga úr skugga um að flutningum hafi verið staðfest.
Ef allt gengur eins og fyrirhugað er, verður þú að ná árangri og framúrskarandi atburðaráætlunarsjóður fyrir framtíðina, en ef skipuleggjunarferlið fer ekki vel fyrir þá þjónustu sem samþykkt er skriflega þá er mikilvægt að skoða hvort verkefnið sé gott passa við skipuleggjanda.
Þó að það sé sanngjarnt að vera þolinmóð og vinna með flutningum og hugsanlegum misskilningi á leiðinni, ef þú ert ekki að fá þá þjónustu sem þú vilt þá ættir þú að vera tilbúin til að hafa alvarlegar umræður. Ef þú verður að vera tilbúin til að slökkva á slæmum skipuleggjanda og hafa öryggisafrit allan tímann.