Búa til nauðsynlegar upplýsingar
Rétt eins og öll viðskipti verkefni, fyrsta skrefið er að skipuleggja allar upplýsingar sem þú hefur og greina mest brýn mál.
Áður en þú byrjar að velja vettvang eða ráða hátalara þarftu að vita helstu breytur atburðarinnar. Það er nánast ómögulegt að tala um upplýsingar og kosta við þriðja aðila þangað til þú hefur meira af sérstöðuinnihaldinu. Hér eru helstu upplýsingar sem þú ættir að skilgreina áður en þú hefur samband við utanaðkomandi söluaðila.
Dagsetning
Allt snýst um dagsetningu sérstaks viðburðar þinnar. Helst viltu hafa þrjá hugsanlega dagsetningar í huga þannig að þú getir borið saman framboð og verð um borð. Reyndu að fela í sér mismunandi daga vikunnar fyrir hámarks sveigjanleika.
Tímarammi
Jafnvel ein klukkustundur munur getur haft áhrif á áætlanagerð þína, þannig að þú þarft að fá nákvæmar upplýsingar um áætlaða tímaramma. Til dæmis, að byrja kl 10:00 í stað 8:00 þýðir að þú gætir ekki þurft að úthluta morgunverðarhámarki.
Mætingarnúmer
Það er eitt smáatriði sem er oft of breitt áætlað fyrir afkastamikil samningaviðræður. Fáðu raunsæi með áætlunum um aðsókn þína . Ræddu fyrirfram um hver þú mun bjóða og setjið áætlanir þínar saman á töflureikni. Þátttaka og fjárhagsáætlun eru í beinu samhengi, svo ekki gáfuðu hingað til um fjölda fólks sem þú heldur að þú sért að sækja.
Breakout fundur
Þú gætir þurft aðeins eitt veisluherbergi ef þú ert að hýsa kvöldmat, en fullbúið ráðstefna mun líklega krefjast viðbótarbýlishúsa og sýningarsal. Enn og aftur muntu ekki geta metið kostnað þar til þú skilgreinir hversu mikið pláss þú þarft. Fyrir ráðstefnur er besta nálgunin að skipuleggja skrýtin ferðaáætlun á fyrsta fundi þínum. Miðlun hugmynda og piecing þá saman á pappír mun hjálpa þér að leiða þig í gegnum næstu skipulagsákvarðanir.
Fjárhagsáætlun vs kostnaður
Það gæti verið óhagkvæmt að vinna að fjárhagsáætlun áður en þú þekkir vettvangs- og veitingakostnaðinn, en að vinna með þessum hætti veitir viðmið fyrir þig til að mæla allar tillögur framkvæmdaaðila. Byrjaðu á tekjulindum þínum. Hversu mikið á að borga fyrir mætingu? Viltu kalla á styrktaraðila til að hjálpa til við að kostnaðarlausu? Hvað munu sýnendur borga til að taka þátt? Tekjur munu að lokum ráðast á fjárhagsáætlun þína, svo það er aðeins skynsamlegt að vernda þá fyrst.
Markaðssetning
Eftir að þú hefur auðkennt tekjulind þína er næsta skref að skýra markaðsáætlunina þína . Hver er besta leiðin til að ná til og taka þátt í tekjuframleiðendum þínum? Kannski hefur þú lista yfir mögulega mæta sem vinnuveitandi eða aðildarfélag. Það myndi augljóslega vera gagnlegt, en hvað um styrktaraðila og sýnendur?
Ef þú ætlar að laða að fleiri en 20 sýnendur, þá verður þú að geta náð þeim. Miðaðar markaðs herferðir kosta peninga og það sker í tekjur þínar.
Samgöngur og gistiheimili
Að keyra staðbundna ráðstefnu útilokar venjulega áhyggjur af flutningi. Hins vegar þarftu enn að takast á við gistingu fyrir hátalara, sýnendur og sérstaka gesti. Sum hótel bjóða upp á afslátt á fundarsal, ef þú bókar nóg herbergi nætur . Eina leiðin til að nýta þetta er með því að þekkja gistingu þarfir þínar fyrirfram. Fara aftur í gegnum gögnin þín og mætaðu hversu margir gestir eru utan svæðisins.
Nú hljómar allt þetta líklega eins og mikið af upplýsingum til að safna saman framan, og það er. En hafðu í huga að þetta eru upplýsingar sem hafa áhrif á allt annað í áætlanagerðinni.
Þú gætir að upphaflega dregist að fleiri "glamorous" verkefni, eins og heimsóknir og valmyndaráætlun. Mundu bara að tími þeirra muni koma. Hins vegar leggjum áherslu á staðreyndirnar svo að þú getir tekið ákvarðanir síðar síðar.