Vernda þinn skipulagsfyrirtæki með samningum
Tilgangur skipulags samningsins er að vernda bæði hlutaðeigandi aðila.
Ef þú hefur einhvern tíma haft fund með einhverjum og hélt að þú skiljir bæði hvort annað, bara til að komast að því seinna að þú gekk bæði í burtu með mjög mismunandi skilningi á því sem var rætt og hvaða skref sem er, þá hefur þú upplifað heiminn af misskilningi. Það gerist fyrir alla á öllum stigum lífsins, bæði í persónulegum og faglegum samböndum.
Í sumum tilvikum getur afleiðingarnar verið lítil, svo sem að taka ekki upp kvöldmat á leiðinni heim frá vinnu vegna þess að skilningur þinn var að maki þínum var að ná því. Í öðrum aðstæðum - sérstaklega í viðskiptum - geta afleiðingar bæði verið skaðleg og dýr. Með því að bjóða upp á atburðaráætlunarsamning sem tryggir að bæði þú og viðskiptavinur þinn hafi skýra skilning á því verki sem verður lokið og öðrum nauðsynlegum þáttum í viðskiptum saman.
Þegar þú ert að þróa atburðaáætlunarsamning þinn skaltu vera viss um að innihalda þessi fimm atriði.
Augljóslega Tilgreina Event Planning Services sem verður veitt
Sem atburðarskipuleggjandi getur skráning á áætlanagerð fyrir atburðaáætlun sem þú ert að veita að virðast eins og augljósasta hlutinn til að taka þátt í atburðaráætlunarsamningi.
Og á einhvern hátt er það. Hins vegar að tilgreina ítarlega hvaða þjónustu þú verður að veita er mikilvægt þar sem vinnu þín verður takmörkuð við að veita aðeins þá þjónustu sem tilgreind er á þessum lista.
Atburðardómarar framkvæma fjölbreytt úrval af þjónustu og þjónustu sem veitt er getur verið breytileg frá einum atburði til annars. Einn atburður skipuleggjandi getur veitt blóma fyrirkomulag, annar getur ekki. Sumir viðburðir skipuleggjendur geta aðstoðað við val á vettvangi og aðrir sinna flutningsþörfum fyrir gesti. Engir tveir atburður skipuleggjendur eru nákvæmlega eins. Þess vegna eru engir tveir atburður áætlanagerð samninga nákvæmlega það sama.
Þó að áætlanagerð viðburða sé takmörkuð við þau atriði sem tilgreind eru á þessum lista er mikilvægt að einnig listi þjónustu sem ekki verður veitt. Af hverju? Það hjálpar þér að fá þessi verkefni skráð í tengslum við áætlanagerðarsamning þannig að viðskiptavinurinn þinn kunni að vita að þetta sé þjónustu sem þú munt ekki framkvæma.
Það er einnig gagnlegt að hafa þetta skriflega og sammála um það sem hluti af samningnum þínum svo að þegar þú skipuleggur þennan atburð, ef viðskiptavinur þinn ætti að biðja þig um að takast á við þessa ábyrgð, hefur þú samning um að standa á bak við þegar þú lýkur kurteislega til að framkvæma þessi verkefni. Notaðu víðtæka tungumál til að vernda þig gegn því að framkvæma eitthvað sem er utan þess sem þú hefur samið um viðburðaráætlun.
Greiðsluáætlun
Allar viðburðaráætlanir skulu innihalda greiðsluskilmála og upplýsingar um greiðsluáætlunina. Byrjaðu á upphaflegri innborgun gjalddaga og tilkynntu greinilega að engin vinna hefst við skipulagningu þessa atburðar fyrr en afhendingu hefur borist. Ef viðburðurardaginn hefur verið valinn skaltu tilgreina þann dag sem afhendingu verður að berast til að afhenda þjónustuna fyrir þann tiltekna dagsetningu. Gefðu greiðsluáætlun og upplýsingar um framtíðargreiðslur, annaðhvort að koma á fót dagbókardagsetningu fyrir hverja greiðslu eða binda hverja greiðslu í áfanga ef skipulagning fer fram. Stofnaðu greiðsluáætlun sem best hentar fyrirtækinu þínu og sjóðstreymi þínum. Inniheldur alla skatta og viðbótargjöld.
Skilmálar vegna viðburðar
Hvað gerist ef - hvenær sem er í skipulagningu ferli - hættir viðskiptavinurinn viðburðinn?
Ekki láta þessa niðurstöðu verða fyrir tækifæri! Viðburður áætlanagerð samning þinn ætti að innihalda skilmála fyrir afpöntun atburði. Þetta er mikilvægur hluti samningsins sem mun vernda bæði viðskipti þín og væntanlegar tekjur af þessum atburði.
Tilgreindu að upphafleg innborgun og allar greiðslur sem eru gerðar fram til tímapunktar við uppsögn eru ekki endurgreidd. Þetta tryggir að þú verður greiddur fyrir vinnu sem lokið hefur verið. Þetta er mikilvægt í áætlanagerð atburðar eins og flest verkið er lokið fyrir raunverulegan atburð sjálft.
Íhugaðu að meðtaka ákvæði þar sem fram kemur að viðskiptavinir bera ábyrgð á greiðslu hvers þjónustu sem veitt er fram til þess tíma sem skrifleg tilkynning er borin um niðurfellingu viðburðar. Þetta er sérstaklega gagnlegt ef greiðsluáætlun þín er byggð á þann hátt að hægt sé að vinna á milli reglubundinna greiðslna.
Uppsagnarákvæði
Hvað ef fellibylur kemur strax í tíma til að koma í veg fyrir eyðileggingu á annars vel skipulagt atburði? Aðstæður sem eru óviðráðanlegar - svo sem öfgafullt veður eða vinnuafli - sem valda því að báðir aðilar geti ekki uppfyllt skilmála atburðaráætlunarinnar eru verndaðir með uppsagnarákvæðum , einnig þekktur sem force majeure. Með því að ljúka uppsagnarákvæðum er annaðhvort eða báðir aðilar undanþegnir ábyrgð við þessar aðstæður. Vertu viss um að tilgreina skilmála og tímamörk fyrir uppsögn, svo sem að taka ástæður fyrir afpöntun.
Skaðabætur
Flestir samningar innihalda skaðabótaskyldu . En bara vegna þess að þau eru algeng, ættirðu ekki að vanmeta mikilvægi þeirra. Inntaka og umfang skaðabótaákvæða getur haft veruleg áhrif á fyrirtækið þitt. Í grundvallaratriðum veitir vátryggingarákvæði vernd ef viðskiptavinur þinn gerir eitthvað sem veldur þér skaða eða leiðir til þriðja aðila sem sækir þig fyrir tjóni.
Í einföldum skilmálum þýðir það að viðskiptavinurinn getur ekki haldið þér ábyrgð á tjóni, tjóni, skuldum eða gjöldum sem stafa af vanrækslu þeirra. Mikilvægast er, þegar þú undirbýr atburðaáætlunarsamning skaltu ekki undirrita neitt fyrr en þú ert alveg ánægður með skilmálana.