Safnbréf eiga að gera tvennt: Haltu góðan vilja viðskiptavina og hjálpa þér að fá greitt. Þú veist að bréf er að vinna þegar þú sendir út hópur af bókstöfum og síminn hringir af króknum eða greiðslur byrja að koma í póstinum.
Ef þú sendir út hópur af bókstöfum og það er ekkert svar, þá er kominn tími fyrir nýtt safnbréf.
Til að geta skilið bestu starfsvenjur við bréfasköpun er sýnishornasamsteypa fáanlegt hér að neðan.
Dæmi um hvenær á að nota safnbréf
Sala hefur ekki verið það sem þeir voru á síðasta ári á þessum tíma. Frank hristi höfuðið eins og hann pored yfir aldrinum prufa jafnvægi prenta út, hann vissi að hann frammi fyrir óþægilegt starf sem var nú nauðsyn ef hann vildi vera í viðskiptum.
Með söfnun bókstafa skrifuð af sérfræðingi sem leiðbeindi honum, vissi hann bara hvað á að gera. "Senda fyrr frekar en seinna," sérfræðingur hafði boðið. Frank tók stafli af reikningum sem hann hafði áður gert og byrjaði að setja inn upplýsingar viðskiptavina í söfnunarbréfasniðin. Þegar Frank gekk í gegnum hauginn, varð hann traustur með hugsuninni um að fá þessa peninga sem hann átti.
Dæmi Safn Bréf
8. janúar 2018 Franks Pípulagnir Reikningur # eða Reikningur #: 123 Greiðsla vegna eða gjalddaga vegna gjalddaga: $ 100,00 Kæri Jim, Þetta er áminning um að reikningurinn þinn á $ 100,00 var tímabært frá og með 28. nóvember 2008. Vinsamlegast greitt þessa upphæð í dag, ég hef meðfylgjandi stimplað umslag fyrir þinn þægindi. Þakka þér fyrir greiðslu þína. Með kveðju, Frank Smith Franks Pípulagnir |
Safn Bréf Ábendingar
Eins og þú getur séð úr sýnishornasöfnunartöflunni hér að framan eru skilvirka safnbréfin stutt, til marks og auðvelt að lesa. Reyndu að forðast löng eða ruglingslegt orð og setningar. Því fleiri bein bréf leiða til færri misskilnings. Safnritið þitt ætti að:
- Segðu frá ástæðu bréfsins í fyrsta málslið
- Útskýrið meira um fyrsta málslið í annarri setningu
- Leggja til lausn
- Þakka viðtakanda
Safnbréf þitt er spegilmynd af fyrirtækinu þínu, svo vertu faglegur og vertu viss um að skrá þig hvert staf persónulega. Mundu að bréfið þitt er að sannfæra einhvern til að senda þér peninga. Orðalag þitt og tónn eru mikilvæg, sérstaklega ef þetta er viðskiptavinur sem þú vilt halda áfram að eiga viðskipti við. Alltaf gera ráð fyrir að viðskiptavinurinn greiðir.
Innihald umslag fyrir greiðslu er einnig góð hugmynd. Ef þú getur falið í sér póst á greiðsluhólfinu, þá er það betra. Því auðveldara er að gera viðskiptavininn kleift að greiða því, því betra er líkurnar á því að fá greitt.
Michelle Dunn hjálpar fyrirtækjum sem vilja hafa viðskiptavini sem borga á réttum tíma eða snemma, vinnur hún með fyrirtækjum sem eru í erfiðleikum með viðskiptavini sem borga seint eða greiða ekki. Michelle hefur yfir 21 ára reynslu í lánsfé og innheimtu, er höfundur "Verið squeaky Wheel, Credit & Collection Guide fyrir alla" og margar aðrar bækur og hefur dýpt þekkingar og heildartækni um vörur og þjónustu sem getur skipt miklu máli fyrir fyrirtækið þitt.
Breytt af Alyssa Gregory